התארגנו: כיצד להפריד בין העבודה והקבצים האישיים שלכם

עובדי מידע כמוני לעתים קרובות בודקים את דוא"ל העבודה שלנו בסוף השבוע. או שאנחנו עשויים להתקדם במצגת חשובה בשעות הלילה המאוחרות מהבית, אם זה השעות היותר פרודוקטיביות שלנו (או אם אנו מתמודדים עם פרויקט). אנו נוטים באותה מידה לענות להודעות אישיות בזמן שאנחנו בעבודה או אולי לסרוק מסמך ביטוח דירה במכונת ההעתקים של המשרד. עובדי ידע בדרך כלל אוהבים גמישות מסוג זה, אך אם אינך מקפיד על הפרדת העבודה שלך בין הקבצים האישיים שלך, אתה עלול להכניס את עצמך ואת הנתונים שלך לצרות.

התנהגויות מסוכנות באזור האפור שבין עבודה לחיים עלולות לסכן נתונים רגישים. לדוגמה, בעוד שאנשים רבים עשויים לסרוק מסמך אישי במשרד פה ושם, לא תרצה לסרוק שום דבר רגיש, מכיוון, אלא אם כן אתה ראש ה- IT, אין לך מושג היכן המדפסת הרב-פונקצית שומרת עותקים של קבצים שהוא סורק. הם כנראה בכונן הקשיח של הסורק עצמו, והם עשויים להישמר גם בשרתים משותפים לא מאובטחים.

בנוסף, כדי לשמור על מראית עין של איזון בין חיי עבודה, מועיל לקבל רמזים שמזכירים לך כשאתה עושה סוג אחד של עבודה כשאתה בשעון השני. נניח שאתה מדביק כמה מיילים שלושה ימים לחופשה משפחתית. יתכן שאתה מעריך שיש לך את הגמישות וההזדמנות לתפוס עניינים דחופים, אך אולי תרצה גם לחזור ליהנות מההר ספלאש עם ילדיך. עם כמה אסטרטגיות פשוטות להפרדת קבציך האישיים והעבודה, לעולם לא תישאב לעשות עבודה יותר מדי זמן כשאתה נהנה מזמנך האישי ולהפך.

חלל את הקבצים שלך

הטריק העיקרי להפרדת קבצים בעבודה וקבצים אישיים הוא מידורם. שמירה על דברים ספציפיים במקומות ייעודיים יוצרת לא רק סדר, אלא גם וודאות. זה עובד גם בעולם הפיזי וגם בעולם הדיגיטלי. אם אתה תמיד מכניס את המפתחות שלך לכיס הימני והטלפון שלך בצד שמאל, לעולם לא תחפש את אחד מהפריטים בז'קט שלך.

עם קבצים דיגיטליים העקרונות זהים, אך המציאות מעט שונה. אתה יכול לשמור את כל קבצי העבודה שלך בתיקיה אחת וקבצים אישיים בתיק אחר, אבל האם הם חיים באותו שרת, מחשב, אפליקציה או מכשיר נייד? האם הם רוצים?

לפעמים אנו מפרידים בין קבצי עבודה לבין קבצים אישיים על מנת לשמור על גבולות, כך שלא נקלע לעבודה כשאנחנו צריכים לבלות עם משפחה וחברים, או כדי שלא נתפתה לסיים להגיש את המסים שלנו בזמן אנחנו בשעון.

במהלך השנים פיתחתי כמה אסטרטגיות שעוזרות לי למדרג את הקבצים והעבודה האישיים שלי כך שהם עומדים בתנאים הבאים:

• הם תמיד נפרדים
• הם נגישים לא משנה היכן אני נמצא, אבל
• זה מעט לא נוח לי לגשת לקבצי עבודה כשאני במצב ביתי ולקבצי בית כשאני במצב עבודה.

השתמש בממשקים שונים לדברים שונים

ראשית, נדבר על מסמכים דיגיטליים, כגון מסמכי עיבוד תמלילים, גיליונות אלקטרוניים, מצגות, קובצי PDF ותמונות.

הדרך הקלה ביותר שמצאתי לשמור מסמכים נפרדים ועם זאת נגישה היא לאחסן אותם בשירות סנכרון מקוון, ולהשתמש בשירותים שונים לסוגים שונים של מידע. אני משתמש ב- Dropbox כדי לאחסן, לגבות ולסנכרן את הקבצים האישיים שלי, ואני סומך על כונן Google לעבודה. ישנן הרבה אפשרויות מעבר לשני השירותים הללו, עליהם תוכלו לקרוא ברשימת שירותי האחסון המקוונים הטובים ביותר של PCMag. אך העניין הוא להתחיל בהפרדת הקבצים שלך לשני שירותים שונים.

מדוע לא אבחר בשירות האחסון המועדף עלי ואצור שני חשבונות שונים במקום להשתמש בשני שירותים שונים? קיום ממשק אחר עוזר לי לשמור על הגבולות הדרושים לי בין קבצי עבודה וקבצים אישיים.

אם אני מסתכל על ממשק האינטרנט של כונן Google, אני מרגיש שאני עובד. אם אני בוהה בגוגל דרייב כשאני בחופשה, עם זאת, פעמוני פוסקים בראשי שמזכירים לי שאני עושה עבודה כשאני צריך לשכב על שפת הבריכה. אבל אם אני מסתובב סביב Dropbox בסוף השבוע, מארגן את התמונות האישיות שלי, המוח שלי לא נותן לי את אותו אות "אתה עובד". עם הזמן פיתחתי קשר חזק בין כל ממשק לבין מה שאני עושה בממשק הזה. עבורי, חשוב עוד יותר שיהיו גבולות ברורים מחיי העבודה כיוון שאני עובד ממשרד ביתי. כאשר עבדתי במשרה מלאה בבניין משרדים, השתמשתי באסטרטגיות דומות לאותה השפעה.

צור רמזים חזותיים במערכת ההפעלה והערכות שלך

שירותי אחסון מסוימים, כגון אלה שמשתלבים היטב במערכת ההפעלה שלך, לא נראים כמו שום דבר (אלא אם כן אתה משתמש באפליקציית האינטרנט). אין להם בהכרח ממשק מובחן. דרך נוספת שבה אתה יכול להיות ממדר מבלי להבין אפילו שהיא היא באמצעות מערכת הפעלה אחרת בעבודה ובבית. אם יש לך מחשב Windows במשרד ו- Mac בבית, אתה עלול כבר לחוות את אותה התחושה של להיות מודע יתר כשאתה מבצע עבודות משרדיות בבית ב- Mac.

בעיה נוספת עשויה להיות שאתה משתמש בכמה מאותם כלים בחיי העבודה והחיים האישיים שלך מכיוון שאתה אוהב אותם. אתה לא רוצה לבחור שני כלים או ממשקים שונים. אתה רוצה להשתמש בזה שאתה הכי אוהב לשני הדברים. חלק מחבריי, למשל, משתמשים בסלאק לתקשורת אישית, והם משתמשים גם ברפיון בעבודה. במצב זה, הייתי ממליץ לשנות את הנושא (כלומר את ערכת הצבעים) של שני חשבונות ה- Slack שלך כך שהם ייראו פיזית אחרת. תוכלו לשייך במהירות ערכת צבע אחת לעבודה ואחת לפטפטים אישיים פרטיים.

חלל לפי הדפדפן

אפשרות נוספת למידור העבודה שלך וליצירת רמזים חזותיים שמזכירים לך איזה סוג עבודה אתה עושה היא לדבוק בסוג דפדפן אחד בעבודה ואחד אחר בבית. הרמזים החזותיים עשויים להיות עדינים יותר, אך עדיין תגיעו להרגל להשיק, למשל, Chrome לעבודה ו- Firefox לדברים אישיים.

כדאי גם להשתמש בשני דפדפנים נפרדים כדי להפריד בין היסטוריית האינטרנט שלך. לדוגמה, יתכן שאתה ערני יותר לניקוי מטמון הדפדפן עבור קבצי עבודה מכיוון שהם מכילים מידע רגיש של החברה, אך ייתכן שתרצה לשמור על היסטוריית האינטרנט האישית שלך כך שתוכל לחפש במהירות אתרים שפגעת בהם לפני מספר ימים (או סגן להיפך).

השתמש ביישומי לקוח דוא"ל לטובתם

בטלפונים ניידים, יש דרך ממש ממש להפריד בין דוא"ל עבודה לבין דוא"ל אישי, לא משנה אם אתה משתמש באותו שירות דוא"ל, כגון שימוש ב- Gmail, הן לעבודה והן לבית. הפיתרון: השתמש בלקוחות דוא"ל שונים.

לג'ימייל יש אפליקציה עצמאית, אך אינך צריך בהכרח לבחור אותה כאפליקציה בה אתה משתמש כדי לגשת ל- Gmail. באייפון אתה יכול להשתמש באפליקציית Mail של המניות. או בכל סוג טלפון שאתה יכול להתקין אפליקציית לקוח דוא"ל של צד שלישי שעובדת עם Gmail, כמו בוקסר או Inboxcube.

אני אוהב להשתמש באפליקציות נפרדות לעבודה ולדוא"ל אישי. אני מקבל את אותו יתרון של שני ממשקים ברורים. בנוסף, כשאני מנסה לא להישאב לעבודה, אני יכול לפרוש ולסגור את דוא"ל העבודה תוך שמירה על הדוא"ל האישי שלי יותר נגיש, או להפך.

יתכן כי אתה ממש אוהב אפליקציית לקוח דוא"ל אחת, ואתה רוצה להשתמש בה גם לעבודה וגם לדוא"ל האישי שלך. עם יישומים רבים אתה יכול לאמת חשבונות מרובים ולעבור ביניהם כרצונך. אולם זה מספק קלות שימוש שאולי לא תרצו. אתה מאבד את היתרון של שני ממשקים ברורים, ואתה מאבד את היכולת לפרוש מהאפליקציה באיזה חשבון אתה רוצה לעשות פחות מפתה כרגע. אולי אתה רוצה שהטכנולוגיה שלך תהיה מעט פחות ידידותית למשתמש למען הפסיכולוגיה שלך.

מחולק לאיזון טוב יותר בין חיי העבודה

אם אתה זקוק לגבולות ברורים יותר בין העבודה לחיים האישיים שלך, חלוקת הנתונים שלך לאפליקציות, שירותים, מערכות הפעלה ודפדפנים שונים עוזר מאוד.

לאחר שני מרחבים וירטואליים מובחנים שבהם אתה ניגש לקבצים שלך יוצר רמזים, אסוציאציות וחסמי כניסה שיכולים לעזור לך למזער את העבודה על זמן החופש שלך או לבצע מטלות אישיות בזמן שאתה בעבודה, ובכל זאת לאפשר לך לבצע אותם כשזה נחוץ.