התארגנו: כיצד לשמור על רפיון מסודר, ניתן לסריקה ולא עסוק מדי

הרפוי מקל על התקשורת בצוות הרבה יותר משימוש בדוא"ל, אך לאפליקציה יש נטייה להיראות כמו חדר משחק של ילד מבולגן. אם לחברי הצוות שלך יש תשוקה עמוקה ל- GIF מונפשים או שאינם חושבים כיצד הם מכנים ערוצים, ככל הנראה הממשק האישי שלך סובל מאי-ארגון לחלוטין. תשעה טיפים אלה יכולים לעזור לך להחזיר את השליטה באפליקציית המסרים העסקיים המובילים הזו.

1. הפוך את ההודעות הרפויות לקומפקטיות יותר

שתי הגדרות ידקו את ממשק ה- Slack שלך כך שיהיה יותר יעיל. עבור אל העדפות> הודעות ומדיה. תחת נושא, בחר קומפקט. ואז, ממש מתחתיו, בחר לראות רק שמות תצוגה.

יחד, הגדרות אלה מבטלות עודפי תווים ומרווח הלבן של Slack. זה אולי לא הסגנון המועדף עליך, אבל שווה לנסות אם אתה רוצה לגרום לחלל ה- Slack שלך להיות יותר יפה ופחות עסוק. אם אתה רוצה להיות מסוגל לסרוק מידע רב ללא הרבה גלילה, ייתכן שווה לנסות זאת.

2. החלף את סרגל הצד הרפה שלך

אין סיבה שתצטרך לראות כל ערוץ והודעה המופיעים בסרגל הצד שלך כברירת מחדל. ככב בערוצים והודעות ישירות בהן אתה משתמש לעתים קרובות ביותר. זה גורם להם לשבת בחלקו העליון תחת הכותרת כוכב, ומאפשרים לך למקד את תשומת ליבך ברשימה האוצרת הזו.

אם חשבון Slack שלך עמוס ברצינות, שקול גם לשנות את ההגדרות שלך כדי להציג רק מסומנים בכוכבים והודעות שלא נקראו. עבור אל העדפות> סרגל צד> הגדרות סרגל צד> מראה ובחר שיחות שלא נקראו וכוכבית.

3. לדכא את עומס התמונות

אם התלונה העיקרית שלך על Slack היא שעמיתיך מפרסמים יותר מדי GIF מונפשים, אמוג'ים וקישורים עם תמונות תצוגה מקדימה אדירה, אתה יכול פשוט לדכא אותם בתפיסה שלך. חפש בהעדפות> הודעות ומדיה. כלפי מטה תיבות סימון המאפשרות להסתיר תמונות מסוגים שונים.

אם אתה רוצה את חוויית Slack האולטימטיבית ללא הרף, הגדר אותם כך:

התאמה אישית של התראות

קבלת יותר מדי התראות הופכת את כולם לרעש. התאם אישית את ההודעות שאתה מקבל ב- Slack בשלושה שלבים.

ראשית, השתק כל ערוצים שבהם רוב ההודעות החדשות אינן חשובות. עבור לערוץ, לחץ על סמל גלגלי השיניים ליד סרגל החיפוש ובחר באפשרות להשתיק את הערוץ.

שנית, שנה את העדפות ההתראות שלך להודעות ישירות, אזכורים ומילות מפתח בלבד או לא כלום. אם תבחר ב'כלום ', תראה תגיות שמציינות הודעות חדשות, אך לא תקבל התראות שמע או התראות אחרות על המסך.

שלישית, שימו לב לשתי האפשרויות האחרונות המופיעות בחלק זה של העדפותיכם: הודע לי על תשובות לנושאים שאני עוקב אחריה, והשתמש בהגדרות שונות להתקנים ניידים. בהתאם לאופן שבו אתה וחברי הצוות שלך משתמשים בשיחות מושחלות, ייתכן שתרצה לבחור באפשרות לקבל התראות על נושא. באשר לאפשרויות המכשירים הניידים, בחירה בהעדפות שונות בטלפון יכולה לעזור לך להתמקד. בפעם הבאה שתצטרך לעבוד ללא הפרעה, צא מאפליקציית Slack לשולחן העבודה והתנתק מאפליקציית האינטרנט, אך שמור את הטלפון בקרבת מקום לקבלת התראות חשובות בנושא Slack.

5. השתמש בקידומות לקבץ ערוצי רפיון דומים

הנה טקטיקה שאני רואה באופן קבוע צוותים שמשתמשים בהם Slack: צור קידומות עבור ערוצים שצריך לקבץ יחד. כל הערוצים שנועדו לשימוש בלעדי על ידי צוות המכירות, למשל, צריכים לקחת את הקידומת "מכירות-" כך שתוכלו לקבל # אנשי קשר מכירות, # טיפים למכירות, # מכירות-זכיות וכדומה. ערוצים שהם רק בשביל הכיף יכולים לקחת את הקידומת "כיף" או "מצנן מים".

השימוש בקידומות גורם לאפיקים דומים להצטבר אוטומטית, הן בסרגל הצד והן ברשימת הערוצים המלאים בכל פעם שתצטרכו לחקור אותם.

6. השתמש בכלי סקירה (או בהאק זה)

כששואלים את חברי הצוות שלך שאלה בסגנון סקר, כמו "באיזו שעה כולם יכולים להיפגש אחר הצהריים?" השתמש ביישום קלפי. הרבה יותר קל ונחמד לקרוא תשובות לסקר מאשר לדף דרך מטח הערות.

Polly for Slack היא אחת האפליקציות הידועות ביותר בנושא סקרים וסקר. התקן אותו כתוסף רפה, ואז הקלד "/ polly" בכל פעם שתרצה ליצור סקר.

אתה יכול גם לדלג על כלי סקירה באמצעות גרזן פשוט זה: כתוב את שאלתך וספק תשובות אפשריות באמצעות reacji. חברי הצוות שלך יגלו שעליהם להוסיף את התגובות המתאימות לשאלה כדי להראות את העדפתם. לאפשרויות סקירה שאין בהן סמלים ברורים להתאמה, השתמש ב- reacji מספר או בנקודות צבעוניות. התוצאות צמודות, מסודרות וקלות לקריאה.

7. צור מתמטיקה לחוטים

האשכולות בהודעות הם פנטסטיים לשמירה על ארגון Slack, אך רק כשאתה משתמש בהם בצורה שתפעל עבור הצוות שלך. שרשור ההודעות הוא שיחה שמסתלקת מהערוץ הראשי לסרגל הצד. אנשים יכולים להצטרף לשיחה או להישאר מחוץ לה. בשרשור, אתה וחברי הצוות שלך יכולים לנהל שיחה מורחבת על נושא אחד מבלי שזה יופרע.

עם זאת, כאשר ישנם יותר מדי חוטים, קשה לסרוק את הערוץ ולהדביק את מה שקורה לאחרונה. לכן, עליכם למצוא את האיזון הנכון של השימוש בחוטים וניקיון לכך. אין כלל כיצד לעשות זאת.

פעם עבדתי עם צוות שיוסיף סליל של אמוג'י חוט בסוף כל הודעה שהם רוצים להסיט מהערוץ הראשי. עם הזמן, כולנו בחרנו בכללים הבלתי פורמליים מתי להעביר הודעות, וכולם נראו שמחים לעקוב אחריהם.

טיפ: כדי להוסיף אמוג'י מותאם אישית, לחץ על סביבת העבודה שלך בפינה השמאלית העליונה, בחר התאמה אישית של רפיון והעלה תמונה לבחירתך מהכרטיסייה Emoji. שים לב שמנהלי מערכת יכולים להגביל מי יכול להוסיף אמוג'י מותאם אישית.

אם אתה נמצא במצב של התעסקות מתקדמת יותר, אולי תרצה ללמוד כיצד לבנות גם בוט רפוי.

8. ארגן את המחשבות שלך באמצעות עיצוב

השתמש בעיצוב כדי לארגן את מה שאתה כותב בהודעות Slack. זה מקל על אנשים אחרים לסרוק את הערוץ ולאסוף את מה שחשוב.

Slack משתמש בפורמט Markdown לתבנית מודגשת, נטוי, קו תחתון וקוד. כשאתה מקליד יותר מכמה תווים, גיליון רמאות מופיע בתחתית המסך כדי לעזור לך.

בנוסף, הוסף מעברי שורה בהודעה שלך באמצעות shift + Return. שילוב של הקשה על מקש זה מאפשר לך ליצור פסקאות מבלי לפרסם את ההודעה (אם תפגע בחזרה ללא משמרת, ההודעה שלך תפורסם). לאחר שתעשו זאת, תוכלו לכתוב הודעות ארוכות יותר שקל לקרוא ולערוך, במקום שתצטרכו לפרסם חמש או שש רצופות. תרגול זה יכול להועיל לתוצאות החיפוש שלך ב- Slack אם אתה משתמש בחשבון חינמי שמוגבל לחיפוש רק ב- 10, 000 ההודעות האחרונות.

9. צור התראות אוטומטיות

התרעה אוטומטית ב- Slack היא הודעה שאתה מקבל באופן אוטומטי כאשר מתרחשת פעולה מסוימת. לדוגמה, תוכל ליצור התראה כאשר מישהו ממלא את טופס האינטרנט של החברה שלך. כמה רעיונות נוספים: אתה יכול לקבל התראה בכל פעם שמכירה נסגרת בחנות המקוונת שלך, בכל פעם שתופיע תגובה חדשה באתר שלך, או ברגע שמישהו בצוות שלך יפתח או יסגר נושא בגיתוב.

יש כמה דרכים להגדיר ולשלוט על התראות אוטומטיות. הפשוטה ביותר היא באמצעות שילובים של Slack עם כלים אחרים בספריית האפליקציות שלה. לדוגמה, חבר את Slack ל- Freshdesk ותוכל לקבל התראות על כרטיסי תמיכה שהוגשו לצוות שלך.

דרך נוספת היא להשתמש באפליקציית Slack Webhooks נכנסות, שלוקח להגדיר מעט ידע טכני להגדרה, אך מאפשר לך לקבל התראות על פעילויות העשויות להיות מחוץ לתחום האפליקציות של Slack. האפשרות האחרונה היא להשתמש בכלי אוטומציה של צד שלישי, כגון IFTTT, Workato או Zapier. שירותים אלה מאפשרים לך לחבר אפליקציות אחת לשנייה, ובמקרה של Slack, אתה יכול לחבר אפליקציה גם אם Slack לא תומך בה באופן טבעי. כלי אוטומציה יכולים גם לתת לך אפשרויות נוספות להתאמה אישית של ההתראה.

איתות מול רעש

Slack הבטיח לעזור בתיקון חלק מבעיות האות לרעש הטבועות בדוא"ל. זה גם הבטיח לתת לאנשים דרך לתקשר שהיה יותר כיף. זה הפך לאפליקציה שמצליחה בעיקר בשני התחומים, אך בכך גדלה לסוג אחר של חיה, כזו שיכולה להרגיש לא נעימה. על ידי ניקוי ממשק ה- Slack שלך, אתה יכול לכרות משמעותית את הרעש וליצור מרחב ממוקד יותר לתקשורת.

אם כל השאר נכשל, אתה תמיד יכול לקפוץ ספינה על ידי בחינת 17 האלטרנטיבות הללו לסלאק. אם אתה מחויב לדבוק באפליקציה, הקפד ללמד את עצמך כמה טיפים וטריקים נוספים עבור Slack.