התארגנו: כיצד לשפר את התקשורת לניהול פרויקטים טוב יותר

במהלך כל פרוייקט, הידיעה כיצד לתקשר, וכן מתי להשתמש בשירות ניהול פרויקטים לתקשורת, היא קריטית. התקשורת עם כל בעלי העניין שלך היא הגורם החשוב ביותר להצלחה בניהול פרויקטים, על פי דוח של המכון לניהול פרויקטים. תקשורת לקויה היא לעתים קרובות מדי הגורם לבעיות אחרות שמובילות פרויקט ממסלולם או שוקעות אותו לחלוטין.

מה המשמעות של תקשורת ברורה, פתוחה ויעילה מבחינת ניהול פרויקטים, וכיצד עושים זאת? בעמודה 'Get Organised' בשבוע שעבר נראו איך להתחיל לנהל פרויקט. התיקים העיקריים התייחסו להגדרת הפרויקט (ולוודא שזה פרויקט ולא רק עבודה שוטפת) ודרישותיו, היקפו, תוצריו, אבני הדרך והשחקנים, כולל בעלי עניין. אם עוד לא קראת אותו, אני ממליץ לעשות זאת לפני שתתמודד עם מאמר זה.

עד כמה תקשורת לקויה משפיעה על ניהול פרויקטים

שלושת הבעיות הראשונות המונעות את ההצלחה של פרויקט הם שינויים בהיקפו, אומדן לקוי בשלב התכנון ויעדים ומטרות שהוגדרו בצורה לא טובה, כך עולה מסקר שערך PricewaterhouseCooper. אבל ג'ייסון ווסטלנד, מנכ"ל ProjectManager.com, רואה את כל אותם נושאים הנובעים משורש אחר: תקשורת גרועה.

"אם למנהל פרויקטים אין את ההיקף או אם שחקנים לא יודעים את ציר הזמן, הדברים מתפרקים, או מה שנמסר לא עומד בדרישות, " אמר ווסטלנד כשדיברתי איתו לאחרונה על שיטות עבודה מומלצות לניהול פרויקטים..

ווסטלנד, שכתב גם את מחזור החיים של ניהול פרויקטים , הוסיף: "מה שקורה בדרך כלל הוא שלמנהל הפרויקט אין שום ידיעה אמיתית בהיקף הפרויקט. הצוות לא ממש יודע מה הם מספקים. אף אחד לא באמת יודע מהם תאריכי הסיום לאבני הדרך או למסירת המפתח. ולאורך כל הפרויקט אף אחד לא מודיע להם על החזון הכללי, הסיבה שהם עושים את זה. והדברים פשוט מחליקים."

ווסטלנד גדל בניו זילנד. הוא שיתף אותי באנלוגיה בין רועה צאן בשטח מולדתו לניהול פרויקט.

דמיין ילד צעיר שנאלץ להעביר 300 כבשים מרפת אחת למשנהו כשהוא משתמש לא יותר מכמה כלבים. "אתה נמצא בתקשורת מתמדת עם הכלבים שלך דרך שריקה, " אמר. "הכלבים עוברים ללא הפסקה לקבוצות מפוצלות או למזג קבוצות." העבודה אולי נראית לא טובה עבור ילד אחד וכמה כלבים, אך אם לעולם אין הפסקה בתקשורת והילד כל הזמן מזכיר לעצמו את היעד שלו, ניתן לעשות זאת.

הביטו בתמונה הגדולה

במהלך פגישת הפתיחה של הפרויקט, כל השחקנים שיעבדו על הפרויקט חייבים לצאת מהפגישה עם תיאור ברור מה יכלול פרויקט הגמר. במילים אחרות, לכל אחד צריך להיות לא רק חזון, אלא גם פרטים כתובים.

תאר לעצמך פרויקט שיידרש שנה אחת לביצוע. לאחר מספר חודשים מהפרויקט, ייתכן בהחלט שהחזון בעיני רוחו של מישהו השתנה מעט מיום הראשון. מנהל הפרויקט צריך להזכיר לכולם את התיאור של פרויקט הגמר - וצריך לעשות זאת לעתים קרובות. תקשורת חזון מסוג זה יכולה להתרחש במהלך פגישה קבועה קבועה (על כך עוד רגע), או על ידי הבאת הלקוח של הפרויקט מעת לעת כדי להזכיר לצוות את מה שהוא עובד.

בנוסף, כל אחד מצוות הפרויקט אחראי לתקשורת כאשר משימה או סדרת משימות מתרחקות מההספק הבא או מהתיאור הסופי של הפרויקט. כאשר מתעוררת משימה שאינה בתחום, עובדים צריכים לדבר, ומנהלי פרויקטים צריכים להקשיב. תקשורת היא רחוב דו כיווני. באופן דומה, אם צוות מאמין שהוא לא יגיע למועד אחר, הם צריכים לומר למנהל הפרויקט כשהוא בסכנה, לא אחרי שיהיה מאוחר מדי. מנהל פרויקטים ששומע תקשורת מסוג זה יכול לקבל החלטות בהתאם. וכפי שאפשר לנחש, מנהל הפרויקט צריך ליידע את הצוות על כל השינויים שיבוצעו ולבקש משוב.

שימו לב לפרטים הקטנים

בנוסף לחזרה לחזון לעיתים קרובות ולשמור על ההיקף, מנהלי הפרויקטים צריכים לדעת על כל פרט ויפה. "במהלך הפרויקט, באמת חשוב שמנהל הפרויקט יהיה מודע לחלוטין לכל משימה ומה המצב של אותה משימה", אמר ווסטלנד.

לפרויקטים יכולים להיות אלפי משימות בקלות, וזה מידע רב שכל מנהל פרויקטים צריך לזכור. זו בדיוק הסיבה ששירות לניהול פרויקטים הוא כה חשוב. שתי דוגמאות הן פרויקטים של זוהו ופרויקטים של עבודת צוות, אם כי ישנם עשרות בשוק לצוותים בגדלים שונים ומורכבים.

כאשר צוותים משתמשים בפלטפורמות ניהול פרויקטים, כל המשימות נרשמות במערכת ונראות לעין לכל מי שצריך לראות אותן (או לעיתים הן גלויות לכולם, תלוי בכלי). לכל משימה יש אישור ותאריך יעד. בדרך כלל יש מידע נוסף המתאר האם המשימה אינה מצויה כרגע בצלחתו של מישהו, פעילה או הושלמה. חלק מהפלטפורמות עוקבות בפירוט רב אף יותר על רמת האחוזים של השלמת כל משימה. כך שמנהל פרויקטים יכול לבדוק את המשימה בכל עת לראות את הסטטוס שלו מבלי שיצטרך לעבור לשולחן של מישהו, להקיש על אותו אדם על הכתף ולשאול. זה משנה לחלוטין את אופי התקשורת.

כלים לניהול פרויקטים מרכזים מידע ומעניקים לכל אחד גישה אליו. בסופו של דבר, תיעוד הוא רק סוג אחר של תקשורת.

פיטר קלרקסון, מנהל חברת מאסטרו פיתוח, שהופך את פלטפורמת ניהול הפרויקט למשרד הפרויקטים של מאסטרו, הוא מנהל פרויקטים לשעבר שניהל אלפי פרויקטים. "עשיתי ביקורת רבה על פרויקטים גרועים. הייתי ידוע כאמן חילוץ", הוא אמר לי. "באופן בלתי נמנע, קשור בחוסר מתודולוגיה, וחוסר ידיעה מה התרחש בפרויקט: לא לתעד את הפגישות, את הנושאים, את הפעולות."

כאשר קלארקסון מתאר את ימיו כמנהל פרויקט, מתברר חשיבות התקשורת ומנהל הפרויקט מחובר לכל פיסת תקשורת. "כמנהל פרויקטים, תמיד טענתי שאני עצלן כי מעולם לא הקצתי לעצמי שום דבר", אמר. "כל מה שעשיתי היה להסתובב ולדבר עם אנשים, לקרוא דוחות או לבדוק במאגר מידע על נושאים שמתבשלים והוקלטו, אבל אף אחד לא עשה איתם שום דבר. קראתי פרוטוקולים של פגישות מפגישות שונות שלא עשיתי ' בעצם אל תלך. " הוא אמר שהוא בילה בקלות שליש מיום העבודה שלו בכל כלי לניהול פרויקטים ובסיסי נתונים בהם הצוותים השתמשו.

המשך לקיים פגישות

מרבית הפרויקטים וצוותי הפרויקטים מסתמכים על מפגשים במידה מסוימת. כפי שמסבירה ווסטלנד, "לפני כלים מקוונים, מנהלי פרויקטים בדרך כלל קיימו פגישת סטנדאפ שבועית בה כולם פשוט הצהירו על המשימות שהם עובדים, אילו משימות הם סיימו, ואת הסטטוס של משלוחים או משימות אחרים." אך עם פלטפורמת ניהול פרויקטים, בה כל המידע הזה נרשם ונראה לעין, האם עדיין יש טעם לקיים פגישות?

האמת שכן. אמנם התקשורת משופרת מאוד בכלים מקוונים, אך פגישות עדיין מועילות. "זה שעדיין אין לך סטנד-אפ, אלא שהמטרה משתנה. במקום סטנד-אפ שבועי מבוסס משימה, זה יכול להפוך למפגש דו-שבועי בו מנהל הפרויקט מחזיר את החזון ומוודא שכולם יודע לאן הם צריכים להגיע, או מביא את הלקוח לדבר על הסיבה שהפרויקט מועבר. זה הופך להיות מושב יותר אסטרטגי מאשר מושב ביצוע, "אמר ווסטלנד.

תוכנית לאחר לידה

תקשורת היא המפתח להצלחתו של כל פרויקט, לא רק בשלב התכנון ופגישת הנגיחה, אלא גם במהלך הפרויקט, וגם לאחר סיומו. ישיבות שלאחר המוות מעניקות לחברי הצוות הזדמנות אחת אחרונה לתקשר מה השתבש ולא נכון בפרויקט.

על חברי הצוות להיות כנים ופתוחים עם המשוב שלהם, אך לא פחות חשוב, על מנהל הפרויקט להקשיב למשוב, להקליט אותו ולהתייחס אליו בפעם הבאה שפרויקט דומה יתעורר.

פלטפורמות לניהול פרויקטים יכולות להוות מקור נהדר לחומר עזר לאחר סיום הפרויקט. רוב הצוותים נהנים מסקירת הדוחות וההיסטוריה של הפרויקט שלהם בכדי לקבל הבנה טובה יותר של מה שקרה כשמשהו השתבש.

לקבלת טיפים נוספים כיצד להפיק את המרב משני שירותי ניהול הפרויקטים של בחירת העורכים של PCMag, תוכלו לקרוא 7 דרכים לפשט את ניהול הפרויקטים בפרויקטים של עבודת צוות ו -5 תכונות פרוייקטים של Zoho כדי לארגן את העסק שלכם.