התארגנו: כיצד לנקות את תיבת הדואר הנכנס | ג'יל דאפי

דוא"ל גורם לבעיות חמורות בפריון שלנו ובנפשנו. תיבת דואר נכנס שעלה על גדותיה מכבידה על התודעה. החזרה אליו שוב ושוב יוצרת יותר "עבודה על עבודה", כפי שנאמר, שהיא לא יעילה ביותר ולעיתים רחוקות היא מרכזית בעבודה האמיתית שאנחנו צריכים לעשות. אם זה נשמע כמו חייך, הגיע הזמן לנקות את תיבת הדואר הנכנס.

השיטה שלי לשמירה על קשר בריא עם דוא"ל מסתמכת על פעולות קטנות וקונקרטיות מאוד שאני מבצע מדי יום - עיין ב -11 הטיפים שלי לניהול דוא"ל. במילים אחרות, תחזוקת תיבת הדואר הנכנס אינה משימת ניקיון חד פעמית. אבל מה אתה יכול לעשות אם תיבת הדואר הנכנס שלך כל כך איומה שאתה לא יכול לראות מעבר למכשול הענק והמיידי הזה להתמודד איתה קודם? במקרה כזה, זה הזמן לשבת ולבצע בדיקת תיבת הדואר הנכנס.

הנה איך לעשות זאת.

שלב 1. טאטא את תיבת הדואר הנכנס שלך

תשכח מעיבוד כל הודעה בתיבת הדואר הנכנס שלך. זה לא יקרה ולא יהיה שום שכר גדול. עדיף לעשות טאטא.

"גורף" פירושו העברת חבורה שלמה של העומס בהמוניהם לאחר. הגדר כמה תיקיות חדשות בתוכנית הדואר האלקטרוני שלך ותן להן שם לפי שנה, רבעון או חודש (למעט השנה הנוכחית, הרבעון או החודש; כלומר, אל תיצור תיקיית "2013" עדיין), תלוי במצב המצב שלך תיבת הדואר הנכנס ואיך אתה נוטה לחשוב על זמן. לדוגמה, תוכל ליצור תיקיות אלה:

• 2010
• 2011
• 2012

או שיש לך:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

הסיבה שלא תיצור תיקיה לשנה, לרבע או לחודש הנוכחיים היא מכיוון שתיבת הדואר הנכנס שלך תהיה התיקיה "הנוכחית" לעת עתה.

לאחר מכן, מיין או בצע חיפוש, תלוי באיזו תוכנית דוא"ל אתה משתמש, כדי לבודד את כל ההודעות מפרק זמן מסוים ולהעביר אותן בהמוניהם לתיקיה המתאימה.

כל מה שנשאר בתיבת הדואר הנכנס שלך - אלה ההודעות שאתה באמת יכול לדאוג לעיבוד, אולי היום, אולי מחר, אך סביר יותר להניח שזה יהיה לאט לאט במהלך היומיים הקרובים. אתה לא רוצה לקחת יותר מדי בבת אחת.

כל ההודעות הישנות שלך עדיין קיימות - הן פשוט אינן אפשריות. אולי תתמודד איתם יום אחד, אבל אני בטוח שלא. זו אחת הבעיות הגרועות ביותר של אימיילים. אנחנו חושבים שאנחנו הולכים להסתובב בקריאה, בתגובה או בתגובה אחרת לכל כך הרבה הודעות, אבל אנחנו אף פעם לא עושים זאת. גורף מאפשר לך להוציא אותם מהדרך מבלי להיפטר מהם בפועל. כך שתוכלו להמשיך להאמין שתוכלו יום אחד לעבד את כל הודעות הדואר האלקטרוני של 2012 (למרות שכנראה שלא תצליחו).

ראה את הסרטון כיצד לטאטא ב- Gmail.

שלב 2. חלל

ה"טאטא "דואג להודעות שכבר יש לך, אך הוא לא עושה דבר להודעות שיגלגלו בכל שנייה עכשיו. אז ברגע שיש לכם תיבת דואר נכנס שאינה חשה מחנק, עליכם ליצור כמה פילטרים או דרכים אחרות למידור באופן אוטומטי קדימה.

אחת הדרכים לעשות זאת היא להשתמש בחשבונות דוא"ל שונים למטרות שונות, ולא אחת לכל דבר. יש לי למעשה ארבעה חשבונות דוא"ל שונים בהם אני משתמש באופן קבוע: אחד לעסקים, אחד לתקשורת אישית, אחד לקניות מקוונות (שם אני שומר קבלות, עוקב אחר חבילות, מקבל התראות על הגשת מס בנקאית ואלקטרונית), ואחד על מה שאני מכנה " זבל. " חשבון הזבל שלי אינו נועד למעשה לזבל במובן הקפדני ביותר. זו כתובת שבה אני משתמש כדי להירשם לעלונים או שירותים מקוונים חדשים שאני רוצה לנסות אך בסופו של דבר הם לא חשובים. שם נוסף לתוכן מסוג זה הוא גרייייל. זה לא ממש ספאם, כי ביקשת אותו וסוג של רוצה אותו. שום דבר שהוא קריטי למשימה מעולם לא נכנס לחשבון הזבל הזה, כך שאם אני לא בודק את זה במשך כמה ימים, זה לא עניין גדול. לעתים רחוקות אני פותח את חשבון הזבל או את חשבון הקניות בזמן שאני בעבודה, כך שלעולם אף לא בעיניי מפתה אותי.

דרך שנייה להשגת אותה השפעה היא באמצעות תיקיות ומיון אוטומטי. זוהי דרך מועילה במיוחד לניהול עלוני מידע ומבצעים יומיומיים. Outlook.com די מתוחכם מבחינה זו, וגם Gmail די טוב בזה.

בין אם אתה מגדיר מסננים ותיקיות או שאתה מתחיל לדחוף עלוני מידע וקבלות קבלות לכתובת דוא"ל אחרת, שלב זה לוקח זמן. ככל הנראה תצטרך 30 דקות עד שעה כדי להתקין שיטת מידור בסיסית.

שלב 3. מחק

יש לקוות, מה שנשאר בתיבת הדואר הנכנס שלך הוא רק חלק מהדברים שהיו שם קודם. הדבר הבא שהייתי עושה זה לנסות למחוק כל דבר שפשוט לא חשוב. שלב זה יכול לארוך זמן מה, אך לא הייתי מבזבז עליו יותר מדי זמן.

סרוק את ההודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך, וכשאתה נוחת על הודעה שאתה הולך למחוק, נסה למיין את הדואר הנכנס לפי שולח ובדוק אם יש הודעות אחרות מאותו אדם שכדאי למחוק. לעתים קרובות אני מקבל דוא"ל מעקב מרובים מאדם אחד האומר את אותו הדבר, וכולם צריכים להיות על חסימה.

מחק כמה שאתה יכול בלי להיקלע לתוכן של הודעה אחת. אם אינך בטוח לגבי הודעה, פשוט השאר אותה לבד.

מחיקה חשובה לי מכיוון שהיא מייצגת שחרור. אם הודעה אינה חשובה ואינה מכילה מידע קריטי, מחיקתה היא סימן לכך שאיני צריך לחשוב על זה שוב. זה נפשי משחרר אותי מההתחייבות שהדוא"ל מייצג.

אולי תרצה גם ליצור תיקיה בשם "מאוחר יותר" בה אתה מגיש הודעות שאינן חשובות באמת, אך עדיין יש לך קובץ מצורף פסיכולוגי כלשהו. אלה הודעות שאתה מתכוון לטפל בהן "אחר כך". מניסיוני, הודעות "מאוחרות" הן בדרך כלל זבל שלא הייתי מוכן להרפות ממנו עדיין.

שירות פנטסטי בשם SaneBox (6 $ לחודש) יסרוק למעשה את תיבת הדואר הנכנס שלך וידחוף דוא"ל לא חשוב לתיקיה חדשה בשם "@ SaneLater" באופן אוטומטי עבורך. בבדיקת SaneBox מצאתי שהוא עשה עבודה מדהימה בזיהוי מה שחשוב לעומת לא חשוב.

שלב 4. פיתוח מערכת, הפוך אותה להרגלים

עם תיבת הדואר הנכנס הניתנת לניהול והמבנה הבסיסי במקום להגשת דוא"ל, כעת אתה זקוק למערכת לאופן הגשת הדוא"ל שלך - מעבר לכלל הבסיסי של "אימיילים הקשורים למאמרים מיוני 2013 נכנסים לתיקיה 1306_JUN", אך מתי תכניס אותם שם? באיזו תדירות תסתכל דרכם? מה תעשה עם ההודעות לפני הגשתן?

שלב זה הוא הקשה ביותר מכיוון שהוא מבקש מכם ליצור חוקים ולפתח הרגלים למעקב אחריהם בטווח הארוך. הכללים שתיצור צריכים להיות מפורשים. אתה אמור להיות מסוגל לנסח אותם. אבל הם לא צריכים להיות מושלמים או מוחלטים. זה בסדר אם תסטה מהם מדי פעם. אתה רוצה מערכת שסלחנית ליום רע פה ושם, כזו שמאפשרת לך להתנפנף בחזרה בקלות אם אתה מחליק.

כדי לתת לך מושג כיצד משחקים חוקים, הנה כמה מהכללים שלי לעיבוד דוא"ל.

מחק במהירות. אם אימייל אינו דורש פעולה, כולל קריאה חוזרת או ארכיון לצורך הפניה, אני משליך אותו מייד. אני מטפח מחיקת הודעות במהירות להרגל על ​​ידי מחיקת הודעות בכמות ראשונה כל בוקר. כשאני מגיע לשולחן העבודה, אני מוחק כמה שיותר הודעות שנראות לי מתאימות. בדרך כלל זה בערך 60 אחוז מההודעות החדשות שלא נקראו.

השב להודעות קריטיות מייד, או שמור אותן בתיבת הדואר הנכנס. אם דוא"ל הוא קריטי - כלומר הוא דורש פעולה קרובה או קריאה מחודשת מעמיקה ואולי גם תשובה - אני פועל על זה מייד או משאיר אותו להישאר בתיבת הדואר הנכנס עד שאני פועל לפי זה, בדרך כלל תוך יום או יומיים. זה יכול להישאר בתיבת הדואר הנכנס עד חודש בערך. אחרי חודש, עלי לפעול בזה. זה המועד האחרון.

קובץ עד סוף היום. אם הודעה מכילה מידע הדרוש לי אך אינה דורשת פעולה מיידית, יש להעביר אותה לתיקיה המתאימה (או לשמור אותה באופן מקומי בשולחן העבודה שלי) בסוף היום - או בסוף השבוע אם אני ממש עסוקה.

נקה את תיבת הדואר הנכנס ביום שישי אחר הצהריים. ביום שישי אחר הצהריים, אני נותן לעצמי 10 עד 20 דקות למיין את כל מה שיש בתיבת הדואר הנכנס ואולי לפעול לפי הפריטים שאינם דורשים תגובה ממושכת. כשאני עוזב את המשרד, אמור לי לראות שטח סנטימטר או שניים בחלק התחתון (מקום להתמלא שוב בסוף השבוע).

ראה את החלק התחתון של תיבת הדואר הנכנס. מיום ליום, הכלל הזה הוא זה שאני חיה ברמה הבסיסית ביותר: ראה תמיד את החלק התחתון של תיבת הדואר הנכנס. שלא כמו אפס תיבת הדואר הנכנס, אני שואף שלא יהיו יותר הודעות תיבת הדואר הנכנס ממה שאני יכול לראות על המסך. זה פשוט. זה סלחני. זה גמיש. זו מטרה סבירה וניתנת להשגה. ולא נדרש הרבה כדי לעקוב אחר הכלל הזה בעקביות. זה מתבטא כמנהג בכך שברגע שהתחלתי לכוון לראות את החלק התחתון של תיבת הדואר הנכנס, זה הפך למטרה תת מודע.

פיתרון לטווח ארוך לניהול דוא"ל

כל הארגון באמת מסתכם בחוקים, והלינצפין שמחזיק חוקים זה לזה הוא הרגלים. הרגלים הם איך אתה עושה את הכללים. אם הכלל מרוקן את זבל הדואר האלקטרוני בסוף היום, הרגל הוא תמיד לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על השלכת האשפה לפני שתצא מתוכנית הדואר האלקטרוני (או הגדרת תוכנית הדואר האלקטרוני שלך למחיקה אוטומטית של האשפה לאחר הפרישה). אם הכלל הוא לענות תמיד לדוא"ל מהבוס שלך בסוף היום, הרגל יכול להיות אוטומטית למיין הודעות מהבוס שלך לתיקיה מיוחדת ולבדוק את התיקיה כל יום בשעה 16:00 בערב.

ניהול דוא"ל בצורה טובה ויעילה נוגע למערכת בה אתה משתמש ולא התוכנה שאתה משתמש בה. אפליקציות, תכונות ותוספים עשויים לסייע בפתרון בעיות ספציפיות שיש לך באמצעות הדואר האלקטרוני, אך אם הן לא מורכבות על ידי מערכת כללים או שיטה מקיפה יותר להרגלי הטבעה, הם לא יגיעו לתשלום לטווח הארוך.