התארגנו: כיצד לנקות שרתים מרושלים

מעולם לא פגשתי כונן רשת משותף בעסק שלא היה לפחות מעט מרושל. שרתים משותפים מיועדים בדרך כלל לאפשר שיתוף פעולה, כמו גם להפוך קבצים ומידע לזמינים באופן חופשי לעובדינו. הם גם עוזרים לעסקים ללכוד ולגבות נתונים בקלות וביעילות - כלומר, בתיאוריה.

במציאות הם הופכים למקום בו מאוחסנות תמונות של מסיבת החג של החברה מלפני שש שנים. במשפט האחרון ההוא השתמשתי בקול הפסיבי בכוונה מכיוון שאיש לא נראה שלעולם לא ייקח אחריות להניח משהו לכונן משותף שלא אמור להיות שם. הדברים פשוט מופיעים. איש אינו יודע כיצד ומדוע הם הגיעו לשם. ולכן אף אחד לא מסיר אותם מחשש לדרוך על בהונותיו של מישהו אחר או למחוק משהו שמישהו אחר צריך.

יש לעצב חללים משותפים בצורה שתואמת מחלקת או זרימת עבודה או תרשים ארגוני של החברה. דברים שהם מקבילים באופיים, כמו שני צוותים המדווחים לאותה רמת ניהול, צריכים להיות מקבילים במבנה התיקיות. כאשר אדם חדש מצטרף למחלקה, עליו להיות מסוגל להבין במהירות היכן קבצים חשובים חיים ברשת משותפת מכיוון שמיקומם (שם התיקיה וכיצד הוא מקונן בתיקיות אחרות) אמור לשקף את אופן התכנון של העסק. דגל אדום אמיתי הוא כאשר מישהו שעבד זמן רב לא יכול למצוא דברים מכיוון שהוא לא יודע איפה זה, או גרוע מזה, אפילו לא יודע איפה זה צריך להיות.

כנראה הייתי ההגה המצמרר בשרתים המרושלים שלנו כאן במחלקת העריכה של PCMag, מכיוון שיום אחד מנהל התוכן המקוון - שהוא אדם מסודר מאוד - יזם פרויקט ניקוי שרתים וביקש את הקלט שלי. התרגשתי לשמוע על כך, ועוד יותר נרגש להשתתף ולרשום הערות על התהליך כדי שאוכל לשתף אותם עם קוראי הטור Get Organised.

להלן כל מה שעשינו, צעד אחר צעד, כדי לנקות את השרתים המרוששים שלנו. בסוף תמצאו סיכום של התוצאות, וכן הערות על מה השתבש ומה השתבש.

פרויקט ניקוי השרת

שלב 1: תקשר. ראשית, דיברנו על הבעיה שיש שרת מרושל, כולל למה זו בעיה (חוסר יעילות, חוסר עקביות, מאמץ את שטח הרשת שלנו), פתרונות אפשריים ונהלים ליישום אותם פתרונות.

ואז דיברנו עוד קצת. ואז דיברנו עם מי עוד היינו צריכים לדבר איתו. אני לא יכול להסיע הביתה מספיק את חשיבות התקשורת להצלחת הפרויקט. דיברנו המון, הן באופן אישי והן באמצעות אימיילים.

במהלך השיחות הבנו עד כמה חשוב לתקשר גם עם צוות ה- IT. אז שילבנו אותם לתוכנית שלנו והצענו ציר זמן. צוות ה- IT נתן לנו עצה מכריעה אחת שהפכה בסופו של דבר לנקודת ההשקה האמיתית שלנו לפרויקט. הם אמרו, אל תנסו לנקות את מה שיש לכם; במקום זאת, התחל עם בד ריק וצור את מבני התיקיות שאתה רוצה, והעתק רק מעל קבצים שברצונך לשמור. כל השאר, הם אמרו, הם היו בארכיון.

שלב 2: סקור נתונים קיימים. שנית, כל בעלי העניין - בעיקר מנהלי צוותים - התיישבו ליד השולחן עם מחשב נייד ומקרן. התחברנו לחלל השרת המדובר ויחד הסתכלנו בכמה מהקבצים הקיימים, רק כדי להיות בטוח שאיש לא התעלם מאצוות קבצים שעלינו לשמור.

חשבנו גם על הנתונים הקיימים במונחים של אופן זה לא שיקף את זרימות העבודה הנוכחיות שלנו. בדרך כלל משמשים חללים משותפים לשיתופי פעולה בעבודה. המבנה ושמות התיקיות צריכים לשקף במדויק את זרימת העבודה כדי שזה יהיה שימושי.

הרבה ממה שמצאנו בשרתים לא היה מעודכן בצורה אימה. היו תיקיות שנקראו על שם עובדים שלא היו בחברה במשך שנים. מצאנו תיקים משנת 2003. היו שרידים של פרויקטים שמעולם לא ירדו מהאדמה. אף אחד לא היה זקוק לאף אחד מהדברים האלה.

שלב 3: ממפה את המבנה החדש. בעודנו עדיין ישבנו סביב השולחן הזה, רישמנו את מבנה התיקיות שחשבנו שצריך להיות במקום. לכל המנהלים הייתה רכישה בקשר לעיצוב, שהיה צריך לשקף את מבנה הצוות שלנו ואת זרימת העבודה. הנה מה שעיצבנו, אם כי הפכתי את השמות לגנריים כך שיהיו הגיוניים למישהו שאינו בקיא בפעילותו הפנימית של משרדנו:

ברמה העליונה, יש לנו תיקיות לכל צוות ופרויקט או משימה מיוחדים, כמו גם אחת ל"משאבים "החלים על כל הצוותים.

לכל צוות תת קבוצה של תיקיות: כמה שמראים זרימת עבודה, אחת לכל אחד מחברי הצוות ותיקיות נוספות שכן הן הגיוניות לצורכי הצוות. לדוגמה, תיקיות המשנה של הצוות שלי נראות כך:

השתמשנו בקווים תחתונים ומספרים כדי לגרום לתיקיות זרימת העבודה שלנו לשבת בחלקו העליון של המבנה ולהופיע באותו סדר בו העבודה מתבצעת. התיקיה המכונה "1_EDITING" היא המקום אליו קבצים שמוכנים לעריכה נשארים עד לסיום העריכה. לאחר מכן הם עוברים ל- "2_RTP" שפירושו "מוכן לייצור" - או במילים אחרות, העריכה הושלמה והקבצים האלה מוכנים לשלב הבא. לאחר הפקת קובץ, יש להעביר אותו ל- "3_PRODUCED", שהופך למעשה לארכיון החי שלנו. כל דבר בתיקיה זו יכול, בתיאוריה, להעביר בארכיון, כך שנשאר תמיד מטמון של קבצים שאנו יודעים שנוכל להסיר אם נצטרך אי פעם להשיג קצת מקום.

שלב 4: צור כללים. כפי שכבר התחלתי להסביר בסעיף הקודם, לכל תיקיה יש כמה כללים הקשורים לתוכן לגבי מה יכול ולא יכול להיכנס אליהם, או כיצד להשתמש בהם. אם מישהו רוצה לשתף תמונות, למשל, עליו להכניס את זה לתיקיית שמות השמות שלו. בדרך זו ברור מי אחראי לנתונים.

דיברנו גם אם היו לנו קבצים שצריכים להיות נגישים עבור צוותים מרובים (כן, ויצרנו עבורם תיקיית משאבים) והאם יש לנעול מידע כלשהו (כן: הכל בתיקיה של צוות הניהול).

שלב 5: ודא עקביות. כאשר תכננו את התיקיות והחוקים שלנו לשימוש בהם, אנו גם מחפשים אזורים בהם אנו צריכים וצריכים להיות עקביים. כאשר מבני תיקיות ותזרימי עבודה יכולים (וצריכים להיות) להיות עקביים, הדבר נועד בתקופות של מעברי כוח אדם, למשל כאשר מישהו עוזב את החברה, יוצא לחופשת לידה או חולה במפתיע. עקביות במרחב שרת משותף עוזרת לכל אחד בארגון להבין את מצב הפרויקטים הנוכחיים, כמו גם את מה שחשוב, איזו עבודה הושלמה וכדומה.

פרויקט מעקב (שאנו מיישמים כעת כעת) הוא ליצור עקביות טובה יותר גם במוסכמות שמות הקבצים שלנו. החלטנו להפסיק ליישם את שינוי שמות הקבצים הזה עד אחרי שכולם התרגלו להשתמש בתיקיות המשותפות החדשות כדי לא להעמיס על מישהו עם יותר מדי מידע חדש בבת אחת.

שלב 6: בדוק פעם אחרונה עם כל בעלי העניין. לפני שיישמנו משהו, ערכנו בדיקה סופית אחת על התוכנית עם כל בעל עניין, כולל כמה אנשים שבמקור לא חשבנו לכלול, אך שמם עלה בבחינת הנתונים הקיימים. "זה לא תחום ההתמחות של אריאל? מוטב שנשאל אותה מה היא חושבת שצריך לעשות בקטע הזה."

שלב 7: סיים ותאם את ציר הזמן. הצעדים האחרונים היו לסיים את קו הזמן ואז להתחיל את הפרויקט. אלה היו החלקים האחרונים של הפאזל:

• החלט מתי ואיך להפיץ את המידע: שלח דוא"ל לכל העובדים באמצע השבוע על מבנה השרת החדש, הכללים וכל המידע הקשור, כולל תאריכים (ראה פריט הבא).
• קבע תאריכים ל: כאשר אנשים חייבים להעתיק את הקבצים שהם רוצים לשמור (סוף השבוע); מתי עליהם להתחיל להשתמש במבנה החדש (במקרה שלנו, מייד עם קבלת הדוא"ל); כאשר השרת הישן ינותק (אמרנו להם בסוף השבוע, אבל במציאות, ריפדנו את המועד האחרון עם כמה ימים נוספים).
• תכנן כמה דוא"ל תזכורות לפני שתנתק את הגישה לשרת הישן.
• תן ל- IT לבצע את הניתוק בפועל.

תוצאות ניקוי שרתים

דוא"ל אמצע השבוע הזה ובו כל המידע אודות פרויקט ניקוי השרת, יצא בשעה 11:27 בבוקר ביום רביעי אחד. לכמה אנשים היו שאלות בוערות, אבל התגובה לכל החוט הושבתה בשעה 11:57 בבוקר. המשמעות היא שכל השאלות הבסיסיות נענו תוך 30 דקות.

בתוך הצוות שלי המשיכו הבהרות נוספות ביחס לזרימת העבודה שלנו - אך האחרונה שיש לי היא מיום 13:05 באותו היום. אין ספק כי כמה אנשים שאלו שאלות נוספות מבלי להשיב לכל, אך רוב השאלות נענו תוך שעתיים.

במהלך הימים הקרובים השלמנו את ציר הזמן ללא תקלה. צוות ה- IT ניהל דוח מהיר שמראה כי צמצמנו את הנתונים הכוללים בכ -76 אחוזים. המספרים מדברים בעד עצמם.

לפני

• שטח כולל: 250 ג'יגה
• מספר הקבצים: 447, 249
• מספר התיקיות: 36, 773

לאחר

• שטח כולל: 59.2 ג'יגה-בייט
• מספר הקבצים: 58, 624
• מספר התיקיות: 2, 962

פרויקט לאחר מוות ומשוב

כמה שבועות לאחר שסיימנו את העברת השרתים וארגון מחדש, שאלתי את מנהלי הפרויקטים, המנהלים ומנהלי רשתות ה- IT אם יש להם הערות משוב או הודעה לאחר המוות. איש לא עשה זאת. הכל עבר בצורה חלקה להפליא. הנה מה שהיה לאיש ה- IT הראשי לומר:

"במשך עשר השנים האחרונות שהייתי כאן, זו הפעם הראשונה שצוות מחלקה מבצע פרויקטים כאלה מתוך האינטרס של עצמם וסוחב אותו כל כך טוב. זה עוזר גם ל [מנהל רשת ה- IT האחר] וגם עדיף לי לתחזק את הרשת, ואני בטוח שזה עוזר לצוות שלך עם זרימת עבודה וארגון. ממש ביקשנו מכמה דורות של הנהלה לתת מנדט למה שהצוות שלך הצליח להשיג ברמת השטח, וזה מוערך מאוד."

מנקודת המבט שלי, יש דבר אחד שהלוואי שעשינו מעט אחרת. הלוואי וסיפרנו בתחילה לעובדים על הפרויקט באופן אישי בפגישה מאולתרת מהירה ולא באמצעות דואר אלקטרוני. אימיילים זה בסדר, ובטח שאף אחד לא אוהב פגישות, אבל הרגשתי שאנשים היו מרגישים יותר כלולים בתהליך אילו נאמר להם במהלך דיון פתוח ולא באמצעות "חשוב!" אימייל.

יש לנו כעת שרת משותף טוב יותר, עקבי יותר, יעיל ופשוט יותר. הכללים לשימוש בו ברורים, תוך התחשבות באחריות מנהלי הצוות אחראים לתיקיות הצוות, ואנשים אחראיים למה שקיים בתיקיות שמם.

אם אתה חושב לפתוח פרויקט ניקוי שרתים משלך בארגון שלך, אני מקווה שתוכל לקבל כמה עצות ממאמר זה לגבי החשיבות של קבלת ייעוץ ממחלקת ה- IT שלך, והתקשורת ביסודיות בכל שלב היא קריטית להצלחה.