התארגנו: כיצד להתעדכן בדוחות ההוצאות שלכם לפני סוף השנה

זה מתקרב לסוף השנה. אתה עובד בשקט בשולחן העבודה כשמגיע דוא"ל חדש ממחלקת החשבונאות. אתה מתנשף בקול בשורת הנושא, וכל עמיתיך לעבודה פונים לראות מה לא בסדר. הלחיים שלך סמוקות כשאתה מודה שעד לרגע זה ממש שכחת להגיש דוח הוצאות. בהודעת הדוא"ל נאמר כי המועד האחרון הוא היום. החום מהלחיים שלך הופך לתחושת אימה שזורמת במורד בית החזה שלך אל בור הבטן. החברה שלך חייבת לך כמה מאות דולרים, ובעונה זו של השנה, אתה באמת יכול להשתמש בה. אל תיבהל! שלבים פשוטים אלה יכולים לעזור לך להשיג שליטה על ההוצאות שלך.

ארגונים מסוימים מקלים מאוד על הגשת דוחות הוצאות, גם אם הם מאחרים. קבלת כרטיסי אשראי של חברה הקשורים למערכת לדיווח על הוצאות עוזרת מאוד, למשל, אך לא לכולם יש את המותרות האלה. אז קחו נשימה עמוקה, ובצעו את הצעדים הבאים בכדי להגיש את דוחות ההוצאות המועד מאוחר יותר בהקדם.

שים לב שחלק גדול ממאמר זה חל גם על סוגים של עצמאים שצריכים לטרול קבלות בסוף השנה כדי לתבוע ניכויי מס בגין הוצאות עסקיות.

1. שאל מתי המועד האחרון אמיתי והאם אתה יכול להגיש איחור

תלוי מתי הארגון שלך קובע את שנת הכספים שלו ואיך הוא מטפל בצבירות, ייתכן שהמועד האחרון להגשת דוחות הוצאות כבר עבר. אך זה לא אומר בהכרח שמאוחר מדי להגיש את התקבולים. אנשים חכמים מגדילים מועדים. אם מישהו אומר לך שהמועד האחרון הוא יום שישי האחרון, יש סיכוי טוב שהמועד האחרון אמיתי הוא יום שני בבוקר ואילך.

בקש ממישהו בחשבונאות או עם הבוס שלך לפרטים ברורים לגבי המועד האחרון האמיתי לדוחות הוצאות והאם אתה יכול לעשות משהו אם פספסת את זה. לעיתים קרובות יש. אם אתה יכול להגיש באיחור, היה טוב לב ואדיב כלפי האנשים שעוזרים לך לעשות זאת, והתכופף לאחור כדי לספק בדיוק את מה שהם מבקשים. היה מפורט. זכור שהם עושים לך טובה. עשו כמיטב יכולתכם להחזיר זאת על ידי הקלת העבודה שלהם.

2. בדוק את התקנות לגבי התקבלות

אם הגשת דוחות הוצאות בעבר, אתה בטח מכיר את הכללים הבסיסיים להגשת קבלות. אבל האם אתה מכיר את הפרטים הקטנים? בעת הגשת דוח הוצאות זמן רב לאחר שההוצאות נגרמו, ייתכן שאיבדת כמה תקבולים. גלה אם קיימת מדיניות, כמו למשל לדרוש קבלות רק עבור הוצאות העולות על 10 $. שאל גם אם אתה יכול להציג הוכחת תשלום על ידי מתן הצהרת כרטיס אשראי עם פריט השורה המודגש. פרטים אלה יכולים לעשות עולם של הבדל בזמן שלוקח לך להכין דוח הוצאות.

3. ערכו מתאר של פריטים ותאריכים

ברגע שהגיע הזמן להתחיל ליצור דוח הוצאות מאיחור, ערוך רשימה גסה של ההוצאות העיקריות שאתה צריך לתבוע, כגון פריטים שרכשת, נסיעות ואירוח לקוחות. אם אתה מגיש רק עבור פריט אחד או טיול אחד, דלג על שלב זה.

אם פריט ברשימה שלך הוא אירוע, כמו ביקור לקוח או ועידה, רשמו את התאריכים. ואז מתחת לאירוע, צור רשומה לכל יום, כך:

כנס X: 1-3 ביוני

1 ביוני

2 ביוני

3 ביוני

4. דמיינו את ההוצאות שלכם

כשמחברים יחד הוצאות הקשורות לנסיעות או אירועים, אני מוצא שזה עוזר לראשונה לרשום את ההוצאות הגדולות ביותר (דמי טיסה, מלון, והשתתפות, למשל) ואז לנסות להיזכר בכל פעם מחדש או לדמיין מחדש בכדי לכסות את ההוצאות הקטנות יותר. עשה זאת מתחת לכל כניסה ליום.

אני רוצה ליצור מתווה גס להוצאות אפשריות, ואז למלא אותו כשאני זוכר אותן (שלבים 5-7 כוללים כמה טריקים למילוי פערים כאשר הזיכרון נכשל בך). המתווה צריך לכלול כמה שיותר מהנקודות הרלוונטיות לתאריכים שלך:

• מיקום התחלה. איפה ישנת? האם היו לך הוצאות במקום זה, כמו חיובי Wi-Fi?
• נסיעות מקומיות. הלכת לשום מקום, ואם כן, איך הגעת לשם (רכב, מונית, שירות רכב, תחבורה ציבורית)? איך חזרת? אם אתה דורש תשלום לכל מייל על נהיגה, מה היה המרחק?
• ארוחות. איפה אכלת ארוחת בוקר, צהריים וערב? קנית משקאות, כולל מים בבקבוק וקפה, או חטיפים?
• אספקה. האם היית צריך לקנות משהו צפוי או לא צפוי במהלך היום שלך?
• מיקום סיום. איפה סיימת את היום שלך? על מה שילמת שם?

לעתים קרובות, פשוט לשאול את עצמך את השאלות האלה עוזר לך לזכור הוצאות שבכלל יכולת לשכוח.

5. דפדף בקבלות שלך

אם יש לך ערימת קבלות, דפדף דרכם כעת והתאם אותם למתווה שיצרת. יש סיבה שאני לא עושה את הצעד הזה קודם. לפעמים קבלות מעצבות מחדש את הזיכרון שלנו באופן שמשאיר חלקים מהיום. לדוגמא, נניח שאתה מסתכל על התקבולים שלך ורואה שאכלת ארוחת בוקר מהירה בבית קפה ואחר כך אכלת ארוחת צהריים במקום ועידה. כעת יש לך זיכרון עז משני האירועים הללו, ואתה מוכן לעבור אל הקבלה הבאה. אך יתכן שהזיכרון שלך השמיט את הנסיעה ב- Uber בסך 15 דולר בין שני המיקומים פשוט מכיוון שלא הייתה לך קבלה פיזית להפעיל את הזיכרון. קל לשכוח פרטים כשאין לנו טריגרים.

6. סרוק את לוח השנה שלך

לוח שנה יכול להכיל תזכורות נוספות העוזרות לך ליצור דוח הוצאות מדויק. כשאתה ממלא את היום שלך, פתח את לוח השנה שלך וסרוק אותו כדי לאמת תאריכי טיול ואירועים משמעותיים. רשומות מסוימות עשויות לעורר את הזיכרון שלך לגבי הוצאות, כמו גם חוסר הוצאות. לדוגמה, אם בן זוג עסקי שלח לך הזמנה לוח שנה לארוחת ערב ביום שטיילת והיא שילמה, אז אתה לא צריך לדאוג לחפש קבלה לארוחה שלך באותו לילה.

7. מנטה לעיין

מקום נהדר נוסף לחפש הוצאות חסרות הוא מנטה. Mint היא אפליקציית מימון אישית המאחדת את כל העסקאות הפיננסיות שלך לאתר ואפליקציה שניתן לחפש. באמצעות Mint תוכל לסנן את כל הוצאות כרטיס האשראי וכרטיסי החיוב שלך לפי תאריך, מה שעשוי לעזור לך לחשוף הוצאות ששכחת. בדוגמה זו שמסרתי בעבר על קבלת Uber, תוכל למצוא את המידע על ידי חיפוש אחר התאריך במנטה, מה שיקל על מציאת הקבלה האמיתית בדוא"ל שלך.

אתה יכול גם להוסיף תגיות במנטה לעסקות פריט שורה, ואם עשית את זה כל השנה להוצאות עסקיות, תוכל למצוא בקלות את כל ההוצאות שאתה צריך לתבוע.

ציינתי קודם לכן שאם אינך מוצא קבלה, אתה יכול לשאול אם אתה יכול להגיש עותק של הצהרת כרטיס אשראי המדגיש את פריט השורה תמורת הוצאה. שוב, מנטה יעזור לך כאן, מכיוון שהוא יגיד לך באיזה כרטיס אשראי השתמשת.

8. אל תשכח טיפים וחניה

שתי קטגוריות של הוצאות שקל להתעלם מהן הן טיפים וחניה. טיפים קטנים שמשולמים במזומן, כמו למשל עובדי ניקיון המלונות והסדנאות, לעולם אינם מגיעים עם קבלות. תשלומי חניה עשויים להיות במזומן ללא קבלה. אבל הם מסתכמים וכדאי לטעון אם עשית אותם.