התארגנו: כיצד לקטלג את חפציכם

תוכן

• התארגנו: כיצד לקטלג את נכסיכם
• מוצרים לביצוע מלאי אישי

חנונים כמוני ימשיכו להימשך כיצד עליכם לגבות את הנתונים החשובים ביותר שלכם, שמא תאבדו מידע שאין לו תחליף, כמו העותק היחיד שיש לכם של תמונות של ילדיכם, אנשי קשר של קריירה שלמה, ספריית מוזיקה שלמה, בקרוב.

אך לעיתים רחוקות מישהו מזכיר רישום דיגיטלי של חפציכם הגופניים. לעתים קרובות אנו מדברים על מלאי של חפצי ערך פיזיים מכיוון שהם נראים קשורים רק לעולם הטכנולוגי.

לא נכון.

במקרה של אסון, כמו שריפה, שיטפון, פריצה או מטאוריט שקרע חור של מטר וחצי בגגכם, הדבר האחרון שתרצו לעשות הוא לנסות לרשום את כל מה שבבעלותכם, חתיכה אחר חתיכה, העריך את הערך של כל פריט שניזוק או חסר בתביעת ביטוח.

סיבות נוספות לכך שתרצה לקטלג את החפצים והמסמכים שלך הקשורים אליהם היא גישה קלה ויכולת חיפוש לדברים כמו אחריות, או הוכחת רכישה או תרומה למחיקות מס.

אל תפסיק את עצמך: זו עבודה גדולה מאוד

ביום שהתחלתי לקטלג את נכסי, השמש זרחה דרך החלונות והזמינה אותי החוצה לאוויר הקיץ. הלוואי שהיה זה בוקר שבת חורפי קר, אז יכולתי להתחיל עם ספל קפה חזק ביד, וכל המסמכים שלי נפרשו על הרצפה סביבי, בלי לאן ללכת כל היום. עובדת העניין היא שייתכן מאוד שיש לי את הבוקר החורפי הנעים שלי לקטלוג, מכיוון שזו עבודה שתקח חודשים רבים להשלמתם. אל תפסיק את עצמך ותאמין שאתה יכול לכבוש אותו אחר צהריים.

אולם, מה שתוכלו לעשות כעת, ומה שעליכם לעשות קודם, הוא להכין את המבנה שלכם.

הגדר את המבנה שלך

"מבנה" במובן זה פירושו קינון תיקייה, או מערכת סיווג, או סדר היררכי אחר לארגון חפצי הערך והניירת שלך. התוכנה בה תוכלו להשתמש תעזור לכם לפעמים בפיתוח אסטרטגיית הסיווג שלכם, אך כל פיתרון תוכנה עושה זאת בצורה שונה מאוד. עדיף להבין קודם מה אתה צריך ואז למצוא את התוכנה המתאימה, ולא לבחור תחילה תוכנה ובהמשך להבין שהיא מרגישה מביכה מכיוון שהיא מנסה לגרום לך לחשוב אחרת על הדברים שלך.

מצד שני, תלמד הרבה ותעשה דרכים מבטיחות יותר עם המבנה שלך אם תעבוד לפי ניסוי וטעייה לפחות קצת עם פיתרון התוכנה שלפחות נשמע נכון. סיכמתי כמה מהאפשרויות שלהלן. קרא אותם כדי לקבל מושג מה ההגדרה המתאימה לך ביותר.

אני ממליץ להפריש כשעה וחצי להגדרת המבנה שלך.

כניסיתי פתרונות שונים, זה שפעל בצורה הטובה ביותר לאיך שאני חושב והחזקתי היה NeatCloud בגלל הגמישות שלו. להלן דוגמה לאופן שבו התחלתי את המבנה שלי:

• אלקטרוניקה ביתית (משותפת) (מכשיר טלוויזיה, נתב Wi-Fi, תיבת Roku, נגן DVD)

מכשירי חשמל לבית (מקרר, תנור, יחידות מיזוג אוויר)

• ריהוט לבית (ריהוט עיקרי)

• מסמכי בעלי בתים

• מידע על שיתופי פעולה וניהול של החברה

• פרויקטים לשיפור הבית

• ניירות ביטוח למשכנתא ובעלי בתים

• אלקטרוניקה אישית

• ערך אישי: לא אלקטרוניים (תכשיטים, ציוד ספורט)

מבנה זה השתנה ככל שמצאתי יותר ויותר פריטים לחשובים וקטלוגים, ולכן היה לי חשוב למצוא פיתרון שיש בו מידה טובה של גמישות. אני גם אוהב ש- Neat מאפשרת לך לקרוא ולקפל תיקיות איך שאתה רוצה. כמה אפשרויות אחרות, כמו אפליקציות ה- Mac Components, נותנות הדרכה רבה יותר על ידי פילוח החפצים שלכם לפי החדר בו אתם שומרים. אני יכול בקלות לדמיין איך שיטה זו לקטלוג של מה שאתה בבעלותך תהיה הרבה יותר קלה עבור אנשים רבים.

קשה לומר אם זה יהיה הארגון שאיתו אני מתמודד. כבר זיהיתי כמה תחומים חסרים (מיסים, ובעיקר ניכויי מס, כמו תרומות לצדקה), ואני חושב מחדש אם החלוקה הפשוטה של ​​חפצי ערך אלקטרוניים ואלקטרוניים תעבוד עבורי.

סריקה וצילום תמונות

לאחר שתבינו את המבנה שלכם, פחות או יותר (תוכלו לשנות אותו תוך כדי תנועה, אך נסו להוריד תחילה מתווה גס), תרצו להתחיל לסרוק מסמכים, לחטוף תמונות ולהעלות את כל הקבצים הללו למערכת. אתה בוחר. זהו החלק המסובך והזמן רב, אם כי לחלק מספקי התוכנה (Neat בפרט) יש שירותי הרחבה בדואר. אתה אורז ארגז מלא עם החזרי מס ישנים או קבלות או אחריות ושולח אותם למרכז בו הם נסרקים ונכנסים למערכת. Neat משתמש בשיטה כפולה-עיוורת כדי לשמור על אבטחתך על כנה במהלך סריקה ידנית זו.

אם אתה סורק ומעלה תמונות בבית בעצמך, תן למבנה שלך להנחות את אופן העבודה שלך. נסה להשלים "סטים" בכל פעם. סט עשוי להיות כל מה שצריך לקטלוג שנמצא בחדר אחד, או בארון אחד או בארון תיוק אחד; או שזה יכול להיות כל מה שמסווג "תכשיטים", או "פריטי אספנות" או "עתיקות". חשוב על איזה סט אתה מתכוון להשלים לפני שאתה מתנשא על השטיח בפיג'מת החורף הנוח שלך וזרוק את כל המסמכים שלך ואת כל התוכן של קופסת התכשיטים שלך כדי להתחיל במלאי החפצים.

אחת הבעיות שנתקלתי בהן בעבודה עם "סטים" הייתה קבלות. קבלות הן בעלות ערך רב להוכחת שוויו של פריט שייתכן שאינך מכיר את "הסמל והדגם", כמו ריהוט ותכשיטים חדשים יותר; עבור תכשיטים ורהיטים ישנים בעלי ערך, תרצה הערכה. אני לא שומר קבלות עם הפריטים שרכשתי (אני לא יכול לדמיין שמישהו יעשה זאת). אני שומר את כל התקבולים שלי במעטפות ותיקיות, המתויגים לפי שנת הרכישה… למעט התקבולים שהייתי צריך להחזרי מס, המנוססים בעותקים של קבצי המס שלי. אז כאן הכל נעשה קצת מבולגן ומסובך. למען האמת, אני עדיין עובד על זה, מחכה ליום המושלג הזה כדי להתמודד עם חלק ההוכחה לערך של הפרויקט.