התארגנו: כיצד להימנע מעומס דוא"ל

הקטע האחרון בפאזל הארגון - והעם האחד נוטה לפחד ממנו ביותר - הוא ניהול דוא"ל.

בדומה למוסכמי ניהול תיקיות ושמות קבצים, ניהול דוא"ל דורש פיתרון לאורח חיים. עליכם לפתח חוקים ועקרונות שתוכלו לחיות איתם כל יום. זכור כי הישארות מאורגנת דומה לשמירה על משטר דיאטה ופעילות גופנית. לא לעשות זאת ולהתייחס לארגון כאילו מדובר בפרויקט של ניקוי אביב באחד הימים, דומה לדיאטה בהתרסקות. כל תוצאות שתראו יהיו קצרות מועד.

לפני שתצלול בפרויקט ארגון מחדש של הדוא"ל שלך, קח רגע להבין שאתה לא צריך להיות מושלם. המטרה היא לבוא עם כללי חיים שתוכלו לדבוק בהם באופן סביר והופכים את העבודה או החיים האישיים שלכם לקלים יותר, פרודוקטיביים יותר וטובים יותר. אם התקנת פלאגין חדשני של Microsoft Outlook הוא הדבר שיצית את מנוע הניקוי של תיבת הדואר הנכנס שלך, נסה את Xobni (בחינם, גרסת 29.99 $ פלוס, 4 כוכבים), שמאינדקס את הקבצים שלך, או Evernote עבור Windows Premium (45 $ לשנה, 4.5 כוכבים), המאפשרת לך לשלוח דוא"ל ל- Evernote שלך, שם אתה יכול ליהנות מיכולות החיפוש הבולטות של התוכנה.

ראו את החלק התחתון של התיבה

הרגע שהבנתי שאני זקוק לגישה שיטתית בדוא"ל הייתה הפעם הראשונה שפתחתי את תיבת הדואר הנכנס והיו לי יותר משלושה דפי דברים שרק ישבתי שם. מרבית הקבצים סומנו כ"קריאה ", אך מכיוון שלא פעלתי עליהם, השארתי אותם בתיבת הדואר הנכנס. אני זוכר שהרגשתי המום וחשבתי שאם לא אתחיל לזרוק דוא"ל באותה שנייה ממש, הבעיה תהיה חמורה יותר תוך שעה, ובוודאי שהיא תהיה בלתי נסבלת עד למחרת בבוקר.

כתוצאה מכך הצבתי לעצמי מטרה אחת פשוטה: תמיד אוכל לראות את שניהם בתחתית הדואר הנכנס. במילים אחרות, אני רוצה לראות ערכים עבור ההודעה האחרונה שהתקבלה וההודעה הישנה ביותר במסך יחיד.

אני לא מחזיק את עצמי בסטנדרט הזה בכל רגע ובכל יום. זה יהיה נוירוטי ומניב נגד. אבל אני שואף לראות את החלק התחתון של תיבת הדואר הנכנס לפני שאעזוב את העבודה כל יום, ואם זה לא יצליח, לפחות בימי שישי. אני גם נשאר שפוי בכל הנוגע לעומס דוא"ל כשאני חולה למשך יום או פנוי. אחרי שחזרתי מחופשה, אני נותנת לעצמי לפחות שבוע להתעדכן במייל ומשתדלת לא להילחץ על זה ביום-יומיים הראשונים במשרד.

מחודש לחודש

האופן שבו אני מנהל את חשבון הדוא"ל העסקי שלי הוא בדיוק באותה דרך שבה אני מנהל את הקבצים האלקטרוניים שלי לתיקיות. הכל נכנס לתיקיה.

ראשית, אני יוצר כמה תיקיות בסיסיות לפי פרויקט, כמו פרויקט A, B ו- C. בתוך כל תיקיית פרוייקט, אני יוצר תיקיות משנה עבור כל חודש, המסומנות בקיצור האותיות הדו-ספרתי של שנה וחודש. לדוגמה, התיקיה ליוני 2011 נקראת 1106_JUN.

כשמיילים נכנסים חדשים הם נוהגים לשבת בתיבת הדואר הנכנס כמה שעות, יום, אולי אפילו שבוע או שבועיים. אבל הם אף פעם לא מציפים אותי כי יש לי מערכת ששומרת על הכל ברמה הניתנת לניהול. להלן הכללים עבור המערכת שלי. יתכן שאלו אינם מתאימים עבורך, אך הם יכולים לספק דוגמא לפיתרון אחד. התאם את הפיתרון שלך לפי כללים שמתאימים לאורח החיים שלך.

כלל 1. אם הדוא"ל אינו מצריך פעולה (כולל קריאה חוזרת), אני זורק אותו מייד.

כלל 2. אם כתובת דוא"ל היא קריטית - כלומר היא דורשת פעולה קרובה או קריאה מחודשת מעמיקה ואולי גם תשובה - היא נשארת בתיבת הדואר הנכנס עד שאפעל על פיה. זה יכול להישאר בתיבת הדואר הנכנס עד חודש. אחרי חודש, עלי לפעול בזה. זה המועד האחרון. לאחר שנקטתי פעולה, הדוא"ל מוגש לתיקיה המתאימה לו.

כלל 3. אם הדוא"ל מכיל מידע שאני זקוק לו, אך אינו דורש פעולה מיידית, יש להעביר אותו לתיקיה המתאימה לו בסוף היום, או בסוף השבוע אם אני עסוק. אם אני חושש שאשכח לפעול מכיוון שהוא לא נראה מייד בתיבת הדואר הנכנס, אוכל ליצור פריט לוח שנה כתזכורת. יש להגיש את הדוא"ל בתיקיה. ללא יוצאי דופן.

כלל 4. יום שישי אחר הצהריים, אני נותן לעצמי 10 עד 20 דקות למיין את כל מה שיש בתיבת הדואר הנכנס ואולי לפעול לפי הפריטים שאינם דורשים תגובה ממושכת. כשאני עוזב את המשרד, אמור לי לראות שטח סנטימטר או שניים בחלק התחתון (מקום להתמלא שוב בסוף השבוע).

כלל 5. לאחר שנה, ארכיב אותו או צ'ס אותו. אני נוטה לשמור נתוני דוא"ל במשך כשנה ולארכוב את כל השאר, וזה קל מאוד לעשות כאשר המידע שלך ממוין לתיקיות לפי חודש ושנה.

שיטת ארגון נוספת שפופולארית כבר ביום הניירת הפיזית היא ליצור 31 תיקיות, המסומנות בצורה מספרית, כאשר כל מספר תואם ליום בחודש. במקום ליצור רשימת מטלות יומית, אתה אמור להגיש ניירת ותזכורות (וכרטיסי יום הולדת, חשבונות שיש לשלם וכו ') בתיקיות התואמות לתאריך הפעולה המתאים. כשמגיע התאריך, אתה פותח את התיקיה ועכשיו מוטלת עליך לדאוג לכל מה שיש בפנים.

שיטה נוספת היא מידור. אם אתה משתמש בכלי לניהול פרויקטים כמו Basecamp (בחינם, 4 כוכבים ובחירת העורכים), לעולם אינך צריך לשמור מיילים הקשורים לפרויקטים המנוהלים באותה מערכת. Basecamp עושה זאת בשבילכם. הרבה אנשים משתמשים במידור בחיי הדוא"ל האישיים שלהם על ידי הקדשת חשבון אחד מבוסס אינטרנט לרשימות רשימות ורשימות תפוצה תוך שמירה על השני לתקשורת עם חברים ובני משפחה. מדוע לא להשתמש באותו מושג בעסקים?

היפטר מחרדת דוא"ל

בשום אופן אני לא דוגל בכך שהמערכת שלי או מערכת התיקיות של 31 יום מתאימות לכל אחד. המערכת שלי עובדת עבורי מכיוון שאני נוטה לזכור דברים שהתבססו עליהם מתי התרחשו. בנוסף, אני ממש מצפה לדקות המעטות הללו בסוף כל שבוע כשאני מבצע את הפעם הראשונה שלי בתיבת הדואר הנכנס. לבסוף, המטרה הבסיסית של היכולת תמיד לראות את החלק התחתון של תיבת הדואר הנכנס מעניקה לי נחמה. ראיית מידע מדממת מעבר למסך חזותי אחד פוגעת בי איזושהי נקודת מפנה. זה מרגיש בלתי נסבל, כמו שאני לא יכול למצוא שום דבר ולעולם לא אחפור את דרכי החוצה.

עם זאת, אנשים אחרים עשויים לחוש חרדה מפני הצורך לנהל יותר מתריסר תיקיות, או לעמוד בתאריכי זמן שמקורם בעצמם. יתכן ופורה יותר עבורך לראות את הדואר שלך בחלונית גלילה אחת. בסיכון להרגיש מגעיל מדי, זה לא רעיון לרשום את סוגי הדברים שגורמים לך להיות מוצף מכיוון שאם אתה יכול לזהות את מה שאתה לא רוצה בדוא"ל שלך, אתה יכול ליצור כללים והנחיות כדי למנוע זה.

כל מערכת ארגונית שתייצר לעצמך או לעסק שלך, התמקד בהרגלים דמויי אורח חיים וכללים כלליים. אתה לא צריך להיות מושלם כל יום. אתה רק צריך לבוא עם מערכת שתמשיך לעקוב אחרך.

קח רחוק

הרעיונות החשובים שיש לקחת ממאמר זה הם:

1. קבלת כמות דוא"ל הניתנת לניהול תקל על חיי העבודה שלך וקל יותר.

2. בפיתוח עקרונות לטיפול בדוא"ל, התמקד בהרגלי אורח חיים ולא בכללים קשים ומהירים.

3. קבע כיצד תטפל בדוא"ל מדי יום, שבועי, וחודשי, וכן באיזו תדירות תארכי נתוני דוא"ל.

4. גלה מה אתה לא רוצה מהדוא"ל שלך, ואז צור הרגלים שמונעים את התרחשותו.