התארגנו: תעדו את זרימת העבודה שלכם

לעובדים חדשים ופנים רעננות בכוח העבודה, כולל בוגרים אחרונים, יש בדרך כלל זמן נוסף על הידיים כאשר הם מתחילים עבודה חדשה. אימונים עשויים לארוך שבועות או חודשים, ועמיתים לעבודה ומנהלים רוצים לתת לך קצת נשימה בזמן שתתאקלם. אחת הדרכים החשובות ביותר להשתמש בזמן זה היא לתעד זרימת עבודה ותהליכים.

תיעוד זרימת העבודה והתהליכים שלך פירושו דבר מלבד לרשום בדיוק את מה שתפקידך כרוך, צעד אחר צעד. זה בדיוק כל מה שלומדים כשאתה חדש בסביבת עבודה. זה כולל גם את כל ההתאמות והשינויים שאתה עשוי לבצע בתהליכים אלה ככל שעובר הזמן או כשאתה מגלה דרכים טובות או יעילות יותר לבצע את העבודה שלך.

עסקים וארגונים ממשלתיים גדולים מאוד ומבוססים עשויים כבר להחזיק ספרי תפעול ותיעוד אחר בשפע - אך מניסיוני, חברות וצוותים קטנים יותר בדרך כלל אינם, או אם כן, הם מיושנים ברצינות.

כאשר אתה מתמודד עם השבתה בעבודה חדשה, תעד את זרימת העבודה ואת התהליכים שלך, או עדכן את המדריכים שקיבלת. היתרונות הם עצומים ורבים.

היתרונות בתיעוד זרימת העבודה שלך

בתור התחלה, תיעוד זרימת העבודה שלך יחזק את ההכשרה במקום העבודה שהיית עד כה. למעשה, תלמדו את העבודה מהר יותר.

שנית, מסמכים אלה הם זהב למנג'רים ומחלקת ה- IT, שאולי אינם מכירים את הצעדים והאנשים המעורבים בעבודתך - עליהם הם יצטרכו לדעת בכל עת שהם יבצעו שינויים או יציגו כלים חדשים ונאלצים לחשוב על כל האפקטים האפשריים.. הרשו לי לומר מניסיון שלא תשמעו דבר מלבד שבחים אם תוכלו להעביר מסמך מפורט ומסודר המכיל את כל מה שהם צריכים. האלטרנטיבה היא לשוחח אותם באמצעות אד הוק בעבודה שלך, כשאולי תשכח צעד, או שגיאה שגויה, או פשוט תטעי.

שלישית, מנהלים ועמיתים לעבודה ידבקו במסמכים שלך אם אי פעם תצטרך לצאת לחופשה בלתי צפויה של היעדרות. באופן דומה, כשאתם מקודמים לתפקיד חדש או עוברים לחברה אחרת, הקולגות שתשאירו מאחור יהיו אסירי תודה על ספרי הדרכה מעודכנים שיעברו לאדם שתופס את מקומכם.

כיצד לתעד את זרימת העבודה שלך

התיעוד שאתה כותב אמור להיות פשוט, קל להבנה ונגיש. ברוב המקרים אני ממליץ ליצור מסמך טקסט (כמו מסמך Word) עם כמה תמונות משובצות.

במקום ליצור מסמך מסיבי אחד המתווה את הכל, צור מסמכים שתופסים רק נוהל אחד או המתארים סדרה של נהלים קשורים שיש לבצע על מנת. באופן אישי, אני מוצף מתיעוד שאורכו יותר מ- 11 או 12 עמודים. אני מעדיף לראות 4 או 5 עמודים של הוראות פשוטות וקלות לקריאה. "עשה ואל תעשה" בתחתית מאמר זה יעזרו לכם להנחות אתכם לקראת קבלת ספרי לימוד תמציתיים אך יסודיים.

במלים פשוטות, שמור רשימות בכל פעם שיש לך אימונים בעבודה, והעבר את הפתקים למסמך. כשאתה מתחיל לבצע את העבודה בכוחות עצמך, הוסף לרשימות שלך או התאם אותן כך שתשקף בצורה מדויקת יותר את המשימות שאתה מבצע.

אם יש "תמונה גדולה" לעבודה שלך, מתווה סקירה כלשהי, שים אותה בתחילת המסמך. הנקודות המרכיבות את התמונה הגדולה הן מה שכדאי לרשום בצורה יסודית יותר, אם באותו מסמך זה, או בכמה מסמכים קטנים יותר אם אתה צריך לפרק אותה. לדוגמה, בשיווק עלונים, סקירה כללית עשויה להיראות כך:

• קופירייטר כותב עותק ומגיש אותו למנהל השיווק.
• מנהל שיווק בודק ועורך את העותק ומקבל אישור ממנהל שיווק בכיר.
• מנהל שיווק מגיש בקשה להפעלת עדכון רשימה.
• מנהל שיווק מספק עותק סופי לעוזר.
• עוזר מפיק עלון ושולח מבחן אבטחת איכות.
• צוות QA סוקר עלוני מידע ומגיש שינויים. העוזר מיישם שינויים, אימות ותזמון שחרור.

לכל אחד מאותם פריטים יכול להיות מדריך של שלושה עמודים המתאר את הצעדים הדרושים לביצוע העבודות. היכן ואיך מוגש העותק? באיזה פורמט צריך העותק להיות? מי מנהל את עדכון הרשימה, ומה זה אומר? לחלופין, ניתן לשלב כמה מהפריטים למדריך אחד, למשל, שלוש המשימות המתחילות ב"מנהל שיווק…"

מה אתה צריך

כדי לכתוב את הצעדים תצטרך להיות מאומנת עליהם לפחות פעם אחת. כשאתה צריך לעשות את העבודה שוב, השתמש בטיוטה הראשונה של הנהלים שלך כדי להנחות אותך בשלבים כדי לראות אם הם מדויקים וקלים להבנה.

תצלומי מסך. קח צילומי מסך של כל דבר שנראה קשה להסביר בטקסט או שמאייר בצורה חזותית בצורה הטובה ביותר. שמור תחילה את כל צילומי המסך שלך בתיקיה, והוסף אותם למסמך רק אם הם נחוצים. כשיש יותר מדי צילומי מסך ייראה מפריע לכל מי שקורא את המדריכים שלך.

(ישנן מספר שיטות לצילום לכידת מסך, אך המהירות ביותר היא: במערכת Windows, השתמש בלחצן PrtScn ואז בפונקציית ההדבקה כדי להפיל את התמונה שלך לתוכנית לעריכת תמונות שבה אתה יכול לחתוך ולערוך אותה; במחשב Mac, השתמש אפל + Shift + 4 וגרור את היעד סביב האזור שאתה רוצה לצלם.)

תוכנת צילום מסך. עורך התמונות בהן אתה משתמש עשוי לכלול כלים לסימון צילומי המסך שלך אם ברצונך להוסיף חץ שמצביע על משהו רלוונטי או להדגיש חלק מסוים בתמונה. תמורת 50 דולר, תוכנית לכידת המסך Snagit ו- Snagit for Mac תעשה כמעט כל מה שתצטרך.

כלים לתרשים. כמה זרימות עבודה ונהלים באים לידי ביטוי בצורה הטובה ביותר באמצעות דיאגרמות קטנות. תוכנת מיפוי מחשבים יכולה לעזור לכם לצייר במהירות תרשימי זרימה וכאלה, אם כי תוכלו למצוא הרבה מאותם כלי תרשים גם ב- Microsoft PowerPoint, ובחירה מוגבלת יותר ב- Word בכרטיסייה הוספה.

עשה ואל תעשה

• צור מסמכים פרטניים לתהליכים ונהלים שונים, ולא למסמך מסיבי אחד שמסביר את כל העבודה שלך.
• האם להיות יסודי, אך גם תמציתי.
• האם כלול צילומי מסך.
• הקדש מספר שבועות להשלמת המסמכים. תן לעצמך זמן להרהר בתהליכים ולחזור למסמכים כדי לבדוק אם רשמת אותם במדויק.
• האם לשים חותמת תאריך בראש הדף המראה מתי הקובץ עודכן לאחרונה.
• אל תשתמש בכותרות עבודה במקום בשמות של אנשים בעת תיעוד זרימת עבודה.
• אל תשמור את עותקי המאסטר במיקום משותף כדי שאנשים אחרים יוכלו לאחזר אותם בקלות.
• האם לשמור גיבוי מקומי של הקבצים בשולחן העבודה שלך או במערכת פרטית מבוססת ענן (או שניהם).
• האם לבדוק את המסמכים שלך ולשנות אותם פעם בשנה. חשוב עליהם כמסמכים חיים שלעולם אינם "גמורים". הם מתפתחים תמיד.
• אל תגיד לבוס ולקולגות שלך שאתה יוצר ומתחזק את הרשומות החדשות הללו, מכיוון שיש בהן גם תשומות יקרות ערך.
• אל תכלול קליפ ארט פשוט כדי לג'אז את הדפים. כולם שונאים את זה.
• אל תשתגע בעיצוב הטקסט. תשאיר את זה פשוט. השתמש בסוג מודגש לכותרות משנה. השתמש בכדורים וברשימות ממוספרות כנדרש כדי לעזור לאנשים לראות מידע רלוונטי בקלות. שמור על פסקאות קצרות מאוד.
• אל תשתמש בשמות של אנשים. התייחס לאנשים לפי כותרות התפקיד שלהם. האם כבר אמרתי את זה? כן כן, אבל זה ממש חשוב אז אני אומר את זה שוב.
• אל תגן על המסמכים שלך בצורה מוגזמת. יצרת אותם כדי לעזור לארגון, ולא לטובתך הבלעדית.
• אל תוציא את המסמכים שלך למסמכי PDF. השאר אותם בפורמט שניתן לערוך (ראה למעלה).