התארגנו: דיגיטציה של מסמכים אישיים

תוכן

• התארגנו: דיגיטציה של מסמכים אישיים
• מה לא דיגיטציה

מחשבים טובים מאוד בחיפוש. מחשבים מצוינים גם בשליפה. לא משנה כמה מהיר ויעיל אתה חושב שאתה יכול למצוא ולאחזר מידע בבית שלך מפיסות נייר, סמוך ובטוח, מחשבים יכולים לעשות זאת מהר יותר.

זו הסיבה מספר אחת לכך שעליך לספר דיגיטציה של רבים מהמסמכים האישיים שלך.

יש גם סיבות נוספות, כמו העובדה שאתה אפילו לא יכול להגיע למידע על אותו מסמך ביטוח שיטפונות כאשר הוא מונח על פיסת נייר במטבח שלך בזמן שטיסה שבוטלה הותירה אותך לכודה בסנט קיטס, בגלל הוריקן בחזרה לבית. האם זה לא היה זמן שימושי למסמך דיגיטלי, הנגיש מהמחשב הנייד, הסמארטפון או הטאבלט?

להלן דבר אחר: החלפת רופאים, תוכניות ביטוח ובתי מרקחת כמה פעמים בשנים האחרונות, והרוקח כעת צריך לדעת אותך אם אי פעם נטלת תרופה מסוימת. האם לא יהיה כדאי להיכנס לאיזו מערכת מאובטחת שיש בה רישומים של כל המרשמים שרופאים כתבו מכיוון שנשמתם במצלמת הטלפון לפני שמילאתם?

או אולי אתה מוטיבציה לספר יותר מסמכים אישיים שלך פשוט להיפטר מהבלאגן. הסיבות לעשות זאת הן אינסופיות, וגם התירוצים לא להתחיל. הנה כמה טיפים וטריקים שלא ישאירו לכם שום תירוץ להפסקת המשימה עוד.

מה לעשות דיגיטציה

לפני שתוכלו להפחית את כמות הנייר בבית, עליכם להחליט אילו מסמכים הם בעלי ערך בהפיכתם לדיגיטליים. במקרים רבים, תרצה לשמור את המסמכים המקוריים, מה שהופך את המסמכים הדיגיטליים למעשה לגיבוי. רשימה זו עשויה לעזור לך להפיק רעיונות:

• מיסים

• תקבולים מוכרים להפחתה ממס

• תשלומי שכר

• מעשים וחכירות

• אחריות

• דרכונים (למדינות רבות יש כללים מאוד ספציפיים לגבי העתקת דרכונים; בדוק עם הממשלה שלך)

• ארכיונים משפחתיים, כמו תעודות לידה, תעודות אימוץ, תעודות נישואין, תעודות פטירה ותעודות הגירה

• טפסי ביטוח

• רישומים רפואיים ושיניים ומרשמים

אם המעסיק שלך לא מספק תשלומי תשלום אלקטרוניים, עליך להחזיק את המקור באופן מוחלט למשך שישה חודשים לפחות, אם לא שנה שלמה. בנקים ובעלי בית דורשים לעיתים קרובות מסמכים אלה, בנוסף לטופסי מס (W2s בארה"ב), בעת השלמת ניירת פיננסית או דיור.

עם דרכונים וכמה מסמכים משפטיים רשמיים אחרים, היזהר בכללים להכנת עותקים. זה בדרך כלל רעיון טוב לכווץ או להגדיל את התמונה לפחות בעשרה אחוזים (כך שזה לא נראה כאילו אתה מנסה לזייף אותה).

אפילו אם אינך חושב שתצטרך לספק אי פעם העתקים של אחד מהמסמכים האלה, בוודאי יהיו זמנים שבהם עליך להפנות למספר הדרכון שלך (לצורך בקשה, נניח) או פיסת נתונים אחרת מהם. כל כך הרבה יותר יעיל לחפש את המידע הזה מהמחשב שלך מאשר להתחיל לחפור בארון מלא בניירות.