התארגנו: ערכת הכלים לשיתוף פעולה

תוכן

• התארגנו: ערכת הכלים לשיתוף פעולה
• ניהול משימות, ניהול פרויקטים, שיתוף מסך

שניים מחבריי אמרו לי לאחרונה אמרו לי שאני מפוצץ את דעתם. איך? קל. צירפתי את חוט הדוא"ל שקיבלנו בנוגע לארגון בילוי ארוחת ערב גדול (אתה יודע איך האשכולות האלה מתכווצים ואף אחד לא יכול לעמוד בקצב מי אמר שהם חופשיים באיזה תאריך) ובמקום זאת השתמש ב- Doodle. Doodle הוא אתר בחינם המאפשר לך ליצור סקר מקוון לגבי דברים כמו איזה יום ושעה אנשים חופשיים להיפגש. השתמשתי בזה במשך שנים לשיתוף פעולה, בעיקר לתיאום פגישות עם אנשים שגרים ברחבי העולם ונמצאים באזורי זמן שונים.

כל כך הרבה אפליקציות מדהימות נמצאות שם כדי לעזור בשיתוף פעולה. אולי פוצצתי את דעתם של חברי ביעילותי, אבל זה נשף את דעתי להבין שמעולם לא נתקלו בדודל לפני!

כדי לסייע לאנשים עם אותה חובה קפדנית להיות מארגן השיתוף, רציתי לשתף בכמה מהכלים הטובים ביותר שמצאתי להשגת מחשבות ורעיונות מעולים.

תזמון

Doodle הפכה לאפליקציית התזמון שלי עבור היותה היא בחינם ואינה דורשת מהמשתתפים להירשם לשימוש. הגדר משאל, שלח את הקישור ואפשר לאנשים לענות על ידי פשוט ללכת לאתר ולתייג את התיבות. זה לא יסולא בפז לתיאום פגישות או אירועים חברתיים עם קבוצה גדולה.

כשכולם משתמשים באותה מערכת לוח שנה, כמו לוח השנה של Outlook, אתה יכול בדרך כלל להראות את לוח השנה שלך בפני חברי צוות אחרים, דבר שיכול לעזור בתזמון, אך נסיבות אלה לא תמיד עובדות לכולם. אפשרות נוספת היא Tungle.me המכילה כמה מאותם אלמנטים של Doodle, כמו גם את היכולת להפוך את זמני החופש והעמוסים שלך לציבוריים או גלויים לאנשים מסוימים.

שיתוף מסמכים ותיקיות

כיצד אתה הופך קבצים לזמינים לכל האנשים איתם אתה משתף פעולה? אל תשלח אליהם בדוא"ל! זה מרושל וקשה למעקב. אתה זקוק לדרך טובה יותר לשתף מסמכים ותיקיות.

הפתרונות הפשוטים ביותר מגיעים בצורה של שירותי סנכרון קבצים, כמו Dropbox או SugarSync. אני בעצם משתמש בשניהם, SugarSync לקבצי עבודה ו- Dropbox לקבצים אישיים. השתמשתי בהם כדי לשתף מסמכים עם כל מיני אנשים, כולל עורכים ואפילו עורך הדין שלי.

אני חושב ש- Dropbox ו- SugarSync הרבה יותר פשוטים להגדיר ולהשתמש בהם - ולשכנע אנשים אחרים להשתמש בהם - מאשר אתרי FTP, שזו הדרך הישנה יותר לשיתוף קבצים ותיקיות.

עריכה בשיתוף פעולה, אסינכרוני

סיבה נוספת להשתמש ב- Dropbox, SugarSync או בשירות אחר לסינכרון קבצים לצורך ארגון שיתוף פעולה היא מכיוון שהם מאפשרים למספר אנשים לערוך מסמך אחד, אם כי בדרך כלל באופן אסינכרוני. במילים אחרות, אינך יכול לצפות באדם אחר עורך את הקובץ בזמן אמת. שינויים מתרחשים באופן מקומי ונראים לעיני הקבוצה רק כאשר האדם שעורך את העריכה מעלה את המסמך חזרה למיקום המשותף.

שירותים אלה אינם מעניקים לך פירוק עדין במה שמשתפי פעולה יכולים ואינם יכולים לעשות (אינך יכול, למשל, לתת לקייט את היכולת לערוך קבצים X ו- Y אך לא Z ), אך הם מספקים הרשאות בסיסיות. לדוגמה, אתה יכול לשתף על ידי שליחת קישור לקריאה בלבד, או להזמין אנשים לגישה מלאה לכל מה שיש בתיקיה משותפת מסוימת.

עריכה בשיתוף פעולה, סינכרוני

ל- Google Drive (לשעבר Google Docs) יש את אחד מהתכונות השיתופיות המרשימות ביותר שראיתי אי פעם: היכולת לערוך בשיתוף פעולה בזמן אמת.

עבדתי פעם עם מקורב שהיה במדינה אחרת, וקיימנו פגישות טלפון שבועיות שנועדו להיות "פגישות עבודה". כלומר, שוחחנו על מצב הפרויקט ובו זמנית בוצעו עבודות שהקדימו את מצב הפרויקט. השתמשנו בגיליון אלקטרוני פשוט בגוגל כדי לרשום את המשימות הדרושות כדי לבצע ולסמן אותן בדירוג עדיפות. במהלך השבוע נוכל להוסיף הערות לפי הצורך. ואז במהלך הפגישה שלנו, נוכל לעבור את הרשימה, להשלים את המשימות בזמן אמת בזמן הטלפון ולתייג אותן. אולם לעיתים הוא היה רואה משהו ברשימה ואומר "מה זה אומר?" הייתי מסביר. והוא ישנה את אופן כתיבת המשימה, ממש מול עיניי, כך שהייתי בטוח שתרגומו למשימה פירוש הדבר אותו התכוונתי. זו הייתה אושר שיתופי.

הכלים של גוגל עובדים לא רק לגיליונות אלקטרוניים, אלא גם למסמכי מצגת וטקסט.