התארגנו: שיטות עבודה מומלצות ל- Gmail

תוכן

• התארגנו: שיטות עבודה מומלצות עבור Gmail
• ארכיון Gmail, פעולות בכמות גדולה, מעבדות

Gmail הוא אחד משירותי הדואר האלקטרוני הפופולריים ביותר. בין אם אתה משתמש בו לתקשורת אישית, לעבודה או לשניהם, תפיק מזה יותר אם תבין כיצד כמה תכונות ליבה עובדות.

המהדורה הזו של Get Organised, סדרה שבועית, מסבירה כמה מתכונות החתימה של Gmail ומסבירה כיצד להשתמש בהן בצורה הטובה ביותר כדי לשמור על חשבון הדוא"ל שלך מאורגן בצורה יעילה, כך שתוכל להיות פרודוקטיבי יותר.

אשכולות הודעה

כידוע לכל משתמשי Gmail, החלפת דוא"ל רציפה נכנסת לשרשור. מספר ההודעות בשרשור מופיע תמיד בסוגריים לצד סיכום השמות בחילופי הדברים, ספירת פתילים, אם תרצו.

שרשור ההודעות הוא אחת התכונות האהובות עליי בג'ימייל מכיוון שכששישה אנשים משיבים להודעת דוא"ל אחת בקבוצה אחת, כל מה שאני רואה הוא פתיל אחד שלא נקרא ולא שש הודעות שלא נקראו. מה שאני מפנימה זה שיש דיון שדורש ממני תשומת לב. אם אני רואה שש הודעות שלא נקראו, במקום זאת אני מרגיש ששישה דברים דורשים את תשומת ליבי.

כשאתה פותח פתיל, הודעות שכבר קראת נשארות מכווצות, בעוד הודעות שלא נקראו מתרחבות.

התרגול הטוב ביותר: אחד הטריקים הטובים ביותר בניהול האשכולות הוא לשמור עליהם על כנו כל עוד הם לא חורגים מהנושא. כאשר הם כן משנים נושא, התחל פתיל חדש פשוט על ידי שינוי שורת הנושא כשאתה עונה. אתה לא צריך להתחיל הודעה חדשה לגמרי. כל הנמענים ייכללו בשרשור החדש, והיסטוריית התקשורת שלך עדיין תישמר בתוך ההודעה עצמה, תחת האליפסיס האומר "הצג תוכן גוזם" כשאתה מרחף עליו (ראה להלן), כך שכל אחד יכול להתייחס זה.

תוויות

אם הייתה תכונה אחת יחידה שמסמנת את Gmail, זו תהיה תוויות. הדרך להבין תוויות היא לתאר את מה שהם לא: תיקיות. תוויות ב- Gmail נראות לעתים קרובות כמו תיקיות, ובמידה מסוימת הן משיגות את אותו המטרה. אבל תוויות שונות באופן מהותי מתיקיות, וטעייה בתיקיות באמת תגביל את מה שאתה יכול לעשות עם Gmail.

תן לי להתחיל להסביר קצת על תיקיות. תיקיות דוא"ל, לעיתים קרובות מעוצבות במבנה עץ עם יכולת להוסיף תיקיות משנה, פועלות בדומה לאופן התיקיות בעולם האמיתי. אתה מגיש להם דברים. אם יש לך הודעה לקובץ, אתה יכול רק להגיש אותה לתיקיה אחת.

תוויות בג'ימייל נראות די נורא כמו תיקיות במבט ראשון. כשאתה יוצר תווית חדשה, הוא מופיע על המעקה השמאלי, בדומה למקום בו תראה תיקיות (עם הגדרות ברירת מחדל בכל מקרה) ב- Yahoo! דואר, Hotmail ו- Outlook. ניתן גם להקצות לתוויות Gmail אלה צבעים, וכך לגרום להן להיראות אפילו יותר כמו תיקיות.

אז מה ההבדל?

לכל חוט הודעה נתון יכול להיות יותר מתווית אחת, כגון "עבודה", "אוקטובר 2012" ו- "דחוף". Gmail גם מעניק לך שתי תוויות באופן אוטומטי: כוכבים ו"חשובים ", המיועדים על ידי תג צהוב בצד שמאל של הודעות שנשלחות ישירות אליך, כלומר, לא רשימות רשימות, דואר אלקטרוני או דיוור המוני אחר.

חשוב על תוויות הדומות יותר לתגיות. והתוויות החזותיות שרואים ברכבת השמאלית - חשבו על אלה ככפתור מהיר למיון כל ההודעות שיש להן תג מסוים. שים לב שאפילו תיבת הדואר הנכנס שלך היא רק תווית. כשאתה לוחץ על תווית ברכבת השמאלית, תראה טקסט חדש מופיע אוטומטית בתיבת החיפוש בחלקו העליון.

טקסט זה עוזר לצמצם את החיפוש שלך רק להודעות עם התווית המדוברת. זכור, גוגל היא החברה שמאחורי ג'ימייל, וגוגל אותה חברה נוסדה ככלי חיפוש.

שיטות עבודה מומלצות: השתמש בתוויות ב- Gmail באופן חופשי מכיוון שהן אינן תחליף לתיקיות, אלא דרך לקטלג או לתייג פריטים ולהפוך אותם לחיפושים יותר.

משתמשי חשמל צריכים לחקור את אזור ההגדרות כדי לקבוע את התצורה של תכונות תיוג מתקדמות יותר. לדוגמה, באפשרותך להגדיר כללים או מסננים להפניית סוגים מסוימים של דואר לתווית, ולתת את התווית הזו בחלונית השמאלית שלך רק כאשר היא מכילה הודעות שלא נקראו.