התארגנו: 5 שלבים פשוטים להתחלה עם תרשימי גנט

לפני שתתחיל פרויקט חדש, זה עוזר לקבל מפת דרכים, איזושהי סקירה ברורה של כל הצעדים הנדרשים וסדר הצעדים האלה צריכים להתרחש. זה בעצם מה תרשים של גנט. לא משנה אם הפרויקט הוא אישי, כמו הוספת סיפון בחלק האחורי של הבית שלך, או של עסק, כמו בניית אתר חדש. אתה צריך לדעת

• מתי ואיפה אתה מתחיל,
• כל הצעדים בדרך וכמה זמן ייקח,
• מי אחראי לכל צעד,
• סדר הצעדים שצריך להתרחש, ו
• כאשר הפרויקט יושלם.

תרשימי גנט, על שמו של המהנדס והיועץ הנרי גנט, שפיתח והשתמש בהם בשנות ה -1910, הם הדמיה של פרויקט מתחילתו ועד סופו. הם סוג נפוץ ביותר של כלי פרודוקטיביות, והם חלק מרכזי בשירותי ניהול פרויקטים רבים. למעשה, שירות TeamGantt המצוין אפילו לוקח את שמו מהתרשימים., אני מסביר מהם תרשימי גנט, מה הם עושים ואיך אנשים משתמשים בהם ומספקים חמישה צעדים להתחלה.

מהו תרשים גנט?

"תרשים של גנט הוא הדמיה של הצעדים הנדרשים כדי שהפרויקט שלך יושלם", הסביר קייווון ג'פרי, מנהל התוכנית הראשי ב- LiquidPlanner, כאשר לאחרונה ביקשתי ממנו לחלוק קצת תובנות לגבי תחילת העבודה עם תרשימי גנט. LiquidPlanner היא אפליקציית ניהול פרויקטים וניתוח לשיתוף פעולה במקום העבודה המדגישה את העורכים שמדגישה את תרשימי גנט.

ג'פארי הזכיר לי שפרויקט שונה מסוגי עבודה אחרים. "פרויקט הוא מערך עבודה שיש לו התחלה וסוף, והגשמת יצירת הפרויקט היא מערכת של משימות", אמר. תרשימי גנט עובדים לפרויקטים ספציפיים ולא לעבודה שוטפת. הם עומדים לעזור לך להגיע מההתחלה ועד הסוף, ולכן חשוב שיהיה סוף.

תרשימי גנט נקראו משמאל לימין, מלמעלה למטה. (ראו את התמונה למעלה מ- TeamGantt.) ציר ה- x הוא זמן. התרשים מתחיל כאשר הפרויקט מתחיל ומסתיים עם העברת הפרויקט. הפעלת אורך ציר ה- Y הן משימות, למרות שהן רק ברשימה. מיקומם המדויק על ציר ה- Y אינו רלוונטי, אם כי הם נוטים ליפול בסדר כרונולוגי.

"למשימה יש שלושה מרכיבים: מה זה, כמה זמן זה ייקח ומי הולך לעשות את זה", אמר ג'פרי. בתרשים של גנט, כל משימה מיוצגת עם סרגל. אורך הסרגל מראה כמה זמן ייקח המשימה. לעתים קרובות סרגלי משימות מתואמים בצבע, ומציינים איזה אדם או מחלקה אחראים על ביצוע המשימה. באשר ל"מה ", שם המשימה מופיע בדרך כלל בסרגל או נראה לעין כשאתה לוחץ עליו.

בנוסף להצגת כל המשימות לפרויקט וכמה זמן ייקח, תרשימי גנט מראים רצף ותלות. במילים אחרות, הם מראים את הסדר בו המשימות צריכות להתרחש, והאם דבר אחד חייב להתרחש לפני דבר אחר. מדוע זה כל כך חשוב?

מה עושים תרשימי גנט?

"תרשימי גנט מבהירים חזותית שאתה לא יכול לעשות הכל בו זמנית", אמר כריס סבוי, אסטרטגיית המוצר הישירה של Workfront. הוא השתמש בדוגמה של בניית בית עץ. אתה יכול לקנות את הציפורניים ואת העץ בו זמנית, אך עליך לחתוך את העץ לפני שמסמרים אותו לעץ.

תרשימי גנט מראים תלות בין משימות, לרוב עם משהו כמו קו המחבר ביניהם.

לפני שהצטרף ל- Workfront (שכמו LiquidPlanner הוא כלי לשיתוף פעולה במקום עבודה וניהול פרויקטים), Savoie עבד על כמה פרויקטים מורכבים מאוד עם United Space Alliance בשיתוף עם מרכז החלל ג'ונסון של נאס"א. הוא ציין כי בעוד שרצף ותלות חשובים אפילו לפרויקטים פשוטים, כמו בניית בית עץ, הם חיוניים לפרויקטים מאסיביים לאורך שנים, כמו בניית תחנת החלל הבינלאומית.

דבר נוסף שתרשימי גנט עושים הוא לעזור לארגונים או להוביל פרויקטים בניהול משאבים. "רק מכיוון שמשימה קיימת לא אומר שיש אדם הפנוי לעשות את זה", אמר רפארי.

באמצעות תרשים Gantt, אתה יכול לראות בקלות מתי אנשים או מחלקות מתוכננים לעבוד על משימות לעומת מתי הם חופשיים. "אתה צריך להיות מסוגל לתת דין וחשבון ללוחות הזמנים של האנשים וכמה שעות יש ביום", הוסיף. תרשימי גנט יוצרים דרך יעילה לראות זמן, משימות ומשאבים.

תחילת העבודה עם תרשימי גנט

לאחר שתבינו הבנה ברמה גבוהה של תרשימי גנט ומדוע הם מועילים, תוכלו להתחיל להכין אותם לפרויקטים משלכם. חמשת השלבים הללו יעזרו לכם להתחיל.

1. בחר תבנית או בנה אחת מהסריטה

באופן כללי, כשאתה מתחיל תרשים Gantt חדש, יש לך אפשרות להשתמש בתבנית או להתחיל מאפס. תבניות עשויות להגיע ממקור חיצוני, במקרה של תוכנות לניהול פרויקטים, או שהן יכולות להגיע מפרויקט עבר משלך.

אחד היתרונות של שימוש ביצירה הקודמת שלך ליצירת תבנית הוא שלעתים קרובות תוכלו ללמוד הרבה ממה שקרה בעבר. התבנית תספק מידע על לא רק המשימות והרצף, אלא גם האם משימות ארוכות יותר מהצפוי.

2. סמן את אבני הדרך שלך

רוב התוכנות ליצירת תרשימי גנט כוללות את היכולת להוסיף אבני דרך. אבן דרך היא סמן שמצביע על השלמת הפרויקט. לדוגמה, בבניית אתר אינטרנט, נעילת מסגרות החוט מהווה אבן דרך אופיינית.

בבניית תרשים של גנט מאפס, מועיל לרוב לתכנן את כל אבני הדרך לפני שמוסיפים משימות. רישום של כל אבני הדרך עוזר לפרוס את הפרויקט לחלקים קטנים יותר, ואותם חלקים קטנים יותר קלים להמשגה מאשר הפרויקט כולו בבת אחת.

3. הוסף משימות, אירועי רצף וצור תלות

השלב הבא הוא להוסיף משימות, אירועי רצף וליצור תלות. כשאתה מוסיף משימות, הקפד לבחון דוחות היסטוריים או לדבר עם האנשים שישלימו את המשימות כדי לקבל הערכות מדויקות למשך הזמן שהם צריכים לקחת.

בעת ביצוע אירועים ברצף, זכור כי ניתן לבצע משימות מרובות בו זמנית, אך לא על ידי אותו אדם. בבניית אתר אינטרנט, אדם אחד יכול לעבוד על מסגרות חוט בזמן שאדם אחר אוסף תוכן לדוגמא עבור אב הטיפוס. אבל מעצב מסגרת החוט לא יכול גם ליצור לוחות מצב רוח בו זמנית.

הוסף תלות רק לאחר שרשמת את כל המשימות והצבתן בסדר הנכון, והקפד איתן. "הדבר שיכול באמת להתעסק בך הוא אם אתה נכנס באמצע הדרך לתרשים של גנט ורואה שנגיד, משימה 12 כבר לא תלויה במשימה 5", אמר סבואי. הוא הוסיף כי למתחילים צריך להיות זהיר ביותר שלא להסיר תלות אלא אם כן הם בטוחים שנכון לעשות זאת, מכיוון שהחזרתם קשה מאוד אם הם יוצרים שרשרת אירועים ארוכה.

4. צפו במשאבים שלכם

"המשימות צריכות להיות בסדר הנכון ואז אתה צריך לשלוט על מי פנוי כדי להשלים את המשימות האלה", הסביר רפארי. כאמור, רק בגלל שיש משימה לעשות אין פירושו שיש מישהו חופשי לעשות את זה.

Ghaffari ציין שתוכנת תרשימי ה- Gantt של החברה שלו אינה מאפשרת לבצע הזמנת יתר, כלומר LiquidPlanner לא תאפשר לך להקצות מישהו למשימה אם אותו אדם כבר מוקצה למשימה אחרת בו זמנית.

תרשימי גנט עוזרים לך לראות לא רק אם משאב מוגדר יתר על המידה, אלא מה ההשלכות על שאר לוח הזמנים של הפרויקט כאשר הוא מתוקן.

5. לשתף פעולה

"זה באמת חשוב שאנשים יבינו כי תרשים הגאנט אינו קסם", אמר ג'פארי. "רק בגלל שתכננת משהו, זה לא אומר שזה קשור למציאות."

הדרך לוודא שתרשים הגאנט תואם את המציאות היא באמצעות שיתוף פעולה. לעתים קרובות, תוכנת תרשימי גאנט היא חלק מחבילת ניהול פרויקטים גדולה יותר או שיתוף פעולה במקום העבודה. לכל אחד בצוות צריך להיות יכולת לראות לפחות את התרשים, אם לא לעדכן משימות ומידע אחר המזין אותו. ככה, אם מקבל מסיים משימה מוקדם, ויש לה את הכוח לעדכן את התקדמותה כדי לסמן את המשימה להשלים ולתקן את הזמן המשוער, ועל ידי כך היא עשויה לעזור למתמודדים אחרים לבצע גם את המשימות שלהם מוקדם. לחלופין, היא עשויה לסמן את עצמה כמשאב זמין שיעזור במשימה אחרת עד המשימה המתוזמנת הבאה שלה.

Ghaffari סיכם את הכוח של שיתוף פעולה בצורה כזו: "אם תרשים הגאנט נמצא בוואקום, מי יודע אם הוא מדויק? אם זה שיתוף פעולה, יש צ'קים מובנים, וסביר יותר שישקף את המציאות. שם זה הערך של תרשים גנט מאיר."

אל תסתמכו יותר מדי על תרשימי גנט

גם ג'פארי וגם סאבוי אמרו לי שהם משתמשים בתרשימי גנט לתכנון ובדיקת פרויקט, אבל הם לא אוהבים לנהל את העבודה היום יומית. "זו תכנית, ולא לוח זמנים לביצוע, בדרך כלל, " אמרה סאבוי.

סבוי גם ציין שמתחיל אולי לא יבין שאנשים לעיתים רחוקות, אם בכלל, מסתכלים בבת אחת על תרשים גנט מכיוון שהם בדרך כלל ענקיים. "תצטרך שלט חוצות כדי להדפיס אותו, " אמר.

לדברי Ghaffari, "בניית תרשים הגאנט אינה מטרת הסיום. זו הדמייה של תוכנית המשימות והרצף. תרשים הגנט עוזר לאנשים להבין כיצד התוכנית עובדת."

אם אתה מעוניין בתרשימי גנט, סביר להניח שאתה מתעניין גם בניהול פרויקטים באופן כללי. לקבלת כמה טיפים נוספים על תוספות מצוינות לשמירה על הפרויקט שלך, עיין בארבעת הטיפים שלי להתחלת ניהול פרויקטים, וכן את העצות שלי לשפר את התקשורת לצורך ניהול פרוייקטים טובים יותר.