התארגנו: 5 סיבות לכך שתיבת הדואר הנכנס אינה רשימת המטלות שלך

אני אוהב לשאול אנשים כיצד הם משתמשים בדוא"ל משרדי, ולו רק כדי להבין טוב יותר את ההבדל בין אופן התכנון של דוא"ל לשימוש, כיצד הוא משמש בצורה היעילה ביותר וכיצד אנשים משתמשים בו בפועל.

כששואלים אותם, אנשים רבים מסכמים בגאווה את טכניקות ניהול הדוא"ל שלהם בדרך זו: "תיבת הדואר הנכנס שלי היא רשימת המטלות שלי!"

הם בדרך כלל חושבים שמדובר במערכת גאונית, אבל זה גורם לי לנצח. אני נרתעת באימה כשאני שומעת את ההצהרה המכוונת אך בסופו של דבר הרסנית. (התגובה הגופנית שלי, כך למדתי, אינה אידיאלית אם אני מתכוון להמשיך בשיחה.)

כל מטרת המאמר היא לשכנע אותך שתיבת הדואר הנכנס שלך לא צריכה להיות רשימת המטלות שלך. ישנן דרכים טובות ויעילות יותר להשתמש בדוא"ל - או יותר טוב, לחשוב על דוא"ל.

יש לקוות, מאמר זה ישכנע אתכם לשנות את דרככם. בטור של השבוע הבא (בדוק כל יום שני אחרון אחרון בסדרה זו Get Organised), אדון בצד השני של המשוואה: כיצד ליצור רשימת מטלות חכמה יותר. הקפד לקרוא גם את הטור של השבוע שעבר עם 11 טיפים לניהול דוא"ל.

בשביל מה מיועד דוא"ל?

"דוא"ל" הוא כבר לא שם תיאור מדויק עבור יישומי התוכנה והשירותים שבהם אנו משתמשים לצורך שליחת דואר אלקטרוני. הם עושים כל כך הרבה יותר מזה. עם כל היכולות והפונקציות של הדוא"ל - היכולת לשלוח קבצים מצורפים (שינוי חיים!), פנקסי כתובות מובנים, פונקציות תזמון ותזכורות, לוחות שנה ציבוריים ופרטיים - פלא שאנחנו עדיין קוראים לזה בכלל "דוא"ל".

לתקשורת בין ארגונית, דוא"ל עובד בצורה מבריקה. יש לך מסלול ניירות של שיחות, חותמות כל הזמן ותאריך, מועברות כמעט באופן מיידי ובטוח. אימייל מאפשר לך להתמודד עם עבודה בקצב שלך, תוך עדיפות לתגובות כראות עיניך.

עם זאת, לגבי תקשורת פנים ארגונית (כלומר בתוך הארגון שלך), דוא"ל עשוי להיות מיושן להחריד ואפילו בדרכו לחדר המתים (ראה "האם דוא"ל מת?"). יש לנו מגוון כלים רחב יותר העוזרים לנו לעמוד באותן יעדי קצה, אך בדרכים יעילות ושימושיות יותר. אפליקציות למסרים מיידיים, רשתות חברתיות עסקיות ופורטלים לניהול פרויקטים (כמו Basecamp) הם כמה דוגמאות. יש אנשים ששוכחים כי טלפונים ומפגשים פנים אל פנים הם לרוב גם אמצעי התקשורת הטוב ביותר למשימות מסוימות.

לדוא"ל יש בהחלט את מקומה, אך אנשים רבים משתמשים בה כדי לבצע משימות אשר יפיקו תועלת מפיתרון אחר. יש להשתמש בדוא"ל לתקשורת הדורשת מסלול נייר, במיוחד הודעות בין ארגוניות. יש להשתמש באפליקציות והתכונות בדוא"ל, כמו לוחות שנה ותזמון, כפי שהם נועדו. אם ברצונך לשמור את רשימת המטלות שלך בתוכנית הדואר האלקטרוני שלך, כנראה שיש כלי לכך (ב- Outlook, למשל, זה נקרא משימות). אך תיבת הדואר הנכנס לא נועדה לספר לך אילו משימות אתה צריך לבצע מדי יום. להלן מספר סיבות:

הסיבות שתיבת הדואר הנכנס שלך לא אמורה להיות רשימת המטלות שלך

1. אין שליטה על פריטים נכנסים.

רשימת מטלות מכילה רק פריטים ששמתם עליה. לעומת זאת, תיבת הדואר הנכנס שלך היא כמו זרבובית ללא ספוט. אין לך שליטה על פריטים נכנסים, פרט לשקול אותם אחד אחד ולמחוק אותם - דרך לא יעילה מאוד לטפח רשימת מטלות. ההודעות מופיעות בכל שעות היממה. הם יכולים להגיע מכל אחד ללא התחשבות בהיררכיה שעשויה לקבוע את רשימת המטלות שלך בפועל. סביר להניח שלא, רק חלק מהם ישקף את מה שאתה צריך לעשות.

2. משימות בעלות שם.

לפרוסה הקטנה של חומר תיבת הדואר הנכנס שבאמת משקף דברים שצריכים להיות ברשימת המטלות שלך, שאל את עצמך זאת: האם שורת הנושא מתארת ​​במדויק את מה שאתה צריך לעשות? במקרים רבים אנשים אחרים הרכיבו את שורת הנושא, שאולי אינה משקפת את המסר עצמו, הרבה פחות את החלק של ההודעה הנוגעת לכם. עם רשימת מטלות מתאימה, אתה משתמש בשפה שלך כדי לקבל מידע חשוב במהירות. רשימת מטלות כתובה היטב היא אחת שתוכלו לסרוק בשנייה או שתיים ולדעת בדיוק מה צריך לעשות. רק אתה יכול לכתוב בצורה שתעביר מידע לעצמך במהירות.

3. ארוך מדי.

אני יודע שהרגע הצהרתי על נקודה זו, אך הדבר חוזר על עצמו: רשימת מטלות כתובה היטב היא אחת שתוכלו לסרוק בשנייה או שתיים ולדעת בדיוק מה צריך לעשות. הייתי מרוויח $ 50 שלא אוכל למצוא אדם אחד ב- PCMag עם תיבת דואר נכנס שתוכל להעביר מידע במבט חטוף.

אל תחטוף את עצמך. כולנו שומרים הודעות בתיבת הדואר הנכנס שלנו שמזכירות לנו משימות שהיינו רוצים להשלים, אך לא נעשה זאת. וזה בסדר. אך פריטים אלה אינם שייכים לרשימת מטלות.

4. היעדר כלים לתעדוף וקביעת מועדים.

סימני קריאה אדומים, דגלים, כוכבים, בועות צבע - תוכניות דוא"ל בדרך כלל נותנות לך קומץ כלים לסימון הודעות חשובות. ביישומים מסוימים, אתה יכול אפילו לשייך תאריך "תגובה לפי", כמו היום, מחר, או באופן רופף "השבוע". השתמש בתכונות אלה כדי להזכיר לעצמך לתקשר עם אנשים, אך לא כסימני עדיפות או תאריכי יעד קבועים למשימות ספציפיות. כאמור, שורות הנושא לעולם אינן מספרות לך באופן עקבי מה אתה צריך לעשות, והוספת דגלים אינה מספקת את אותו מידע חשוב שיש ברשימת המטלות. רשימת מטלות טובה מסדרת משימות לפי עדיפות ומשתמשת בלוחות זמנים.

5. מונע את כתובת הדוא"ל שלך.

אני מקווה ששכנעתי אותך בעיקר שניסיון לצבוט את תיבת הדואר הנכנס שלך כדי שתתפקד כמו רשימת מטלות מביא לרשימה מטלה מאוד גרועה. נחש מה? זה גם יוצר תיבת דואר נכנס גרועה מאוד, אז עכשיו שני חוסר יעילות! אם אתה מנסה לתפעל את תיבת הדואר הנכנס שלך כך שתוכל להכפיל את רשימת המטלות שלך, זה יותיר אותך בין פעולות. כך זה יכול לקרות: מיין את תיבת הדואר הנכנס בדרך אחת כדי למצוא את הפריטים העדיפים הגבוהים למטלות; תראה זרימת דואר חדשה; להפריע; לפנות לתיבת הדואר הנכנס; בדוק את הדואר החדש; להחליט שזה לא ישים לך; לנפוש שוב באמצעות דגלים או כוכבים; נסה להיזכר איפה היית עם רשימת המטלות…

זכור, אם לתוכנית הדוא"ל שלך יש אפליקציה או תכונה מובנית לרשימות מטלות, תוכל להשתמש בזה!

דוא"ל הוא דוא"ל

שמור את תיבת הדואר האלקטרוני שלך כתיבת דואר נכנס ולא כרשימה מטלות, ותהיה הרבה יותר יעיל. רוב הסיכויים שגם חיי העבודה שלך יהיו קצת יותר שמחים. בעמודה Get Organised בשבוע הבא אסביר ביתר פירוט מה הופך רשימת מטלות טובה, כיצד להשתמש בה וכמה כלים שהופכים את תהליך ניהול רשימת המטלות לאוטומטי ביותר.