התארגנו: 3 דרכים להשתמש בלוחות הקאנבן החדשים של אסנה

כמה כלים לתפוקה באמת לא הגיוניים עד שתראה אותם בפעולה. לכן, אם מעולם לא השתמשת בלוחות קאנבן, יתכן שלא הבנת מה כל הבאז סביב שירות ניהול זרימת העבודה ושיתוף הפעולה המוביל אסאנה ומוסיפה לוחות Kanban. אם אתה מעוניין להיות פרודוקטיבי יותר בעבודה, עם זאת, כדאי לבדוק, כפי שאסביר.

עבור האפליקציה המקוונת אסאנה, שלא התחייבה, שצברה המתיחה רבה לאחרונה. שירות זה הוא בעצם רשימת מטלות בנושא סטרואידים. אתה יכול להשתמש באסאנה עם קבוצת אנשים, וזה די פופולרי במקומות עבודה. מה שחדש באסאנה נכון לשבוע שעבר הוא תכונה שנקראת לוחות, המבוססת על לוחות קאנבן. Kanban הוא מונח כללי שמתאר גם סוג של אפליקציה וגם מערכת לשימוש באפליקציה הזו. אחד מאפליקציות הלוח של קאנבן הידועות ביותר הוא טרלו.

קאנבן הוא גם די פופולרי בקרב צוותי IT וצוותי פיתוח תוכנה. כאשר הם מתארים את זה, הם זורקים מונחים כמו Scrum ומשלוח בזמן-בזמן, מצפים מאיתנו אנשים קבועים להבין למה הם מתכוונים. זה מאוד מבלבל.

דרך הרבה יותר קלה וברורה להבין את קאנבן היא לראות דוגמאות לכך בפעולה. להלן מספר דוגמאות ללוחות קנבן שעשויים להיות פחות נפוצים במקום העבודה, אך אשר נועדו להיות הגיוניים כמעט לכל אחד.

1. עקוב אחר משימות אישיות: לעשות, לעשות, לעשות

אחת הדרכים להשתמש בלוח קאנבן היא לארגן רשימת מטלות אישית ולוודא שלעולם לא תובילו יותר מדי משימות בבת אחת. בוא נקרא לזה הלוח לעשות, לעשות, לעשות.

בהגדרה זו, יש לך שלוש עמודות שכותרתן לעשות, לעשות ולבצע. יש לך גם ערימה של פתקים דביקים, שבקאנבן מכונים קלפים. אתה כותב את המשימות שלך על הפתקים הדביקים, משימה אחת לכל פתק ומדביק אותם בעמודה 'מטלה'. בינתיים הכל טוב.

כרגע יש לנו רשימת משימות בעמודה 'מטלה', ושום דבר בעמודה 'עשייה או בוצע'. אני יודע שאתה יכול לראות לאן זה הולך, אבל אל תקפוץ לשלב הבא עדיין.

מה שאתה צריך להבין על לוחות Kanban הוא שהם הדמיות של מידע שאתה יכול באותה קלות לעקוב בדרך אחרת. באסאנה, אתה יכול במקום זאת להסתכל על המשימות שלך בתצוגת רשימה, באמצעות כותרות ברשימה כדי להבדיל בין סוגים שונים של משימות, כמו בתמונה למטה.

אך כאשר אתה מדמיין את אותו מידע בתצוגת הלוח, זה יכול להשפיע פסיכולוגי אחר. לוח עם מטלות, עשייה, סיום, אנשים בדרך כלל מטילים מגבלה על כמה משימות יכולות להיות בעמודה שלהם בכל זמן נתון. המטרה היא ליצור מערכת שתנחה אתכם להתמקד רק במשימות פעילות בודדות. עם תצוגת רשימה, קל להרגיש שכל המשימות חשובות באותה מידה, וכולן צריכות להסתיים ברגע זה!

לוח ה- To Do, Doing, done Kanban עובד ממש טוב למשימות מורכבות שיש בהן הרבה צעדים. בתמונות למעלה ומתחת, אתה יכול לראות שרבות מהמשימות הן גדולות ואינן יכולות להיעשות ביום אחד. הגבלת רשימת ה- Doing לשניים או שלוש משימות לכל היותר מעודדת אתכם להתמקד בהם עד שיסיימו.

זה מאוד פשוט ליישם את אותה המושג של הגבלת עבודה בתהליך (ביצוע) גם על הגדרות צוות.

2. הפץ עבודה דרך סל משימות משותפות

הנה דוגמא נוספת שהיא די פשוטה. אתה יכול להשתמש בלוח קאנבן כדי להפוך את העבודה לזמינים עבור אנשים בצוות שיוכלו לאסוף ולהקצות לעצמם.

כדי להקל על ההבנה, בואו נעמיד פנים שמדובר ברשימת מטלות הבית. במשק הבית הזה שלושה ילדים: אנדי, ברטה וקלודיו. טור הקאנבן הראשון הוא מטלות. הטורים הבאים הם אנדי, ברטה וקלודיו. העמודה האחרונה הושלמה.

הכלל במשק הבית הוא שכל ילד צריך לבחור מטלה אחת שתעשה בכל שבת. גם מטלות נוספות עשויות לעלות מדי פעם. לילדים יש אוטונומיה לבחור את המטלות שלהם על סמך מה שיש. הם מבצעים בחירה, מושכים את הכרטיס הזה לטור שלהם, ולכן טוענים לאחריות עליו. כאשר הם מסיימים את מטלותיהם, הם מעבירים את הכרטיס לטור בוצע.

קל לדמיין את הסידור הזה בסביבת מקום עבודה. יתכן שיש לנו צוות עובדים עם ערימת עבודה שכולם צריכים להשלים ביחד. במקום לחכות שמנהל יקצה להם עבודה הם יצטרכו לתבוע משימה מפח העבודה הזמין.

3. נהל אנשי קשר

דרך חריגה יותר להשתמש בלוח קאנבן היא לשמור רשימות של אנשי קשר על בסיס אזור או עיר. שוב, זה יכול להיות באותה קלות בתבנית רשימה, אך עבור אנשים רבים, לראות בעמודות ובכרטיסים השפעה פסיכולוגית שונה (חיובית).

הפעם, די פשוט, יש ללוח עמודות באזורים וערים שונות. כל כרטיס הוא איש קשר שבסיסו באזור זה. כשנסיעות מביאות אותך למקום מסוים, אתה יכול להסתכל בקלות על רשימת אנשי קשר שאליהם אתה יכול להגיע. בנוסף, תבחין במהירות רבה אם מספר גדל והולך של אנשי קשר חשובים במקרה באותו מקום, מה שאולי אומר שאתה צריך להגדיל את התדירות שבה אתה מבקר.

כדי להפוך מעט את התהליך הזה, תוכלו להעביר ישירות הודעות דוא"ל מאנשי קשר לפרויקט אסאנה. שנה את שורת הנושא לשם איש הקשר ומיקומו על מנת להקל על עצמך למיין ולהגדיר כרטיסים בצורה נכונה אחר כך. כאשר אנשים רבים כוללים את פרטי הקשר המלא שלהם בסוף הדוא"ל, יהיה לך גם כל מה שנשמר בכרטיסים.

עשה יותר עם לוחות Kanban

אני מקווה שהדוגמאות הללו הפכו את לוחות הקאנבאן לנגישים מעט יותר עבור הלא-יזומים. השימוש בהם יכול להיות הרבה יותר מסובך, החל ממעקב אחר פיתוח תוכנה שרמזתי עליו קודם לבקרת מלאי. הדוגמאות הבסיסיות יותר שנתתי נועדו לעזור לך להבין מדוע אתה עשוי להשתמש בלוח באסנה ולא ברשימה. היו יצירתיים והשתמשו בלוחות כדי לנהל את כל מה שהכי הגיוני עבורכם.

מחפש מידע נוסף על אסאנה? אתה יכול לקרוא שימוש ב Asana בעסקים, 7 טריקים של אסאנה להיות אחד עם זרימות עבודה עסקיות, ו Slack vs Asana.