התארגנו: 3 שיטות לניהול זמן טוב יותר

כדי להיות פרודוקטיביים יותר, עליכם לנהל את זמנכם בצורה יעילה. איך אתה משתפר בניהול זמנך? לא משנה היכן אתה נמצא עם כישורי ניהול הזמן שלך, הדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא לעקוב אחר האופן בו אתה מבלה את זמנך. אינך יכול לשנות את האופן שבו אתה מבלה את זמנך אם אינך יודע כיצד אתה משתמש בו כעת.

יש שלוש דרכים עיקריות לעקוב אחר זמנכם, ולכל אחד מהם יתרונות וחסרונות. הדרך שבה בדרך כלל נחשב לקלה ביותר היא הפחות מדויקת. זה המדויק ביותר הוא זמן רב. לבסוף, יש דרך לעקוב אחר זמנך באמצעות טכנולוגיה, שהיא קלה מאוד אך מדויקת רק לסוגים מסוימים של משימות.

להלן מה שאתה צריך לדעת על שלוש השיטות הללו:

1. הערכת זמן (המכונה גם שיטת הערכת שבוע עבודה)

מהי הערכת זמן? הערכת זמן היא רשימה של כל מה שעשית במהלך תקופה לצד כמה שעות ודקות אתה מעריך שבילית לעשות זאת.

כיצד לבצע הערכת זמן : הערכות זמן נעשות לרוב בסוף שבוע. אתה חושב לאחור על השבוע שלך, או על כל תקופת מבט לאחור שאתה רוצה, ומספר את מספר השעות שאתה מאמין שעבדת, ישנת, ביצעת סידורים, בישלת, ניקה או צפית בסרטים, למשל. זה עוזר להתייעץ בלוח השנה לקבלת הנחיות, אם אתה שומר לוח שנה.

יתרונות: הערכות זמן לוקחות מעט מאוד זמן ליצור. מכיוון שאתה יכול לחסוך אותם עד סוף השבוע, שגרת היומיום שלך לא מופרעת על ידי משימות רישום זמן מציקות.

חסרונות: הערכות זמן הן הדרך הפחות מדויקת למדידת האופן בו אתה מבלה את זמנך. חוקרים מצאו שכאשר אנשים מעריכים כיצד הם מבלים את זמנם בגישה של מבט לאחור, הם בדרך כלל מסתכמים בסך הכל יותר שעות ממה שיש בשבוע בפועל (168). אנשים נוטים להעריך יתר על המידה כמה הם עובדים ולהמעיט בערך בשעות הפנאי שלהם.

2. יומן זמן (ידוע גם בשם גישת יומני זמן)

מהו יומן זמן? יומן זמן הוא תיעוד של מה שעשית כל היום, מחולק על פני גושי זמן שחשבון במשך כל היום. הרעיון הוא לתת דין וחשבון לכל חסימת זמן בפרק זמן של 24 שעות.

כיצד להכין יומן זמן: בכדי להכין יומן זמן, אתם זקוקים למעט יותר מגליון נייר או גיליון אלקטרוני. צור טור והיכנס לתוכו חסימות זמן ברציפות במרווחים של 15, 30 או 60 דקות. אתה יכול לשלב מספר חסימות זמן לשעות בהן אתה בדרך כלל ישן. או מדי פעם לאורך היום או בסוף היום, אתה ממלא את החלל שליד כל חסימת זמן במה שאתה עושה במהלך אותה תקופה. כמה ספציפית אתה מקבל עם התיאור שלך תלוי במה שאתה רוצה לדעת על עצמך או איזה סוג של שינוי ניהול זמן אתה רוצה לעשות.

יתרונות: יומני זמן מדויקים יותר מיומני זמן. הם יותר קשים כשממלאים אותם לעיתים קרובות יותר ופחות ככל שאתה מחכה להשלים אותם. קל מאוד לסווג את הזמן שלך לקטגוריות, להוסיף את המספרים ולנתח את התוצאות.

חסרונות: רישום של תשובה אחת על מה שעשית בין, נאמר, 9 ל 10 בבוקר אולי אינו מהווה שיקוף מציאותי של איך השתמשת באמת באותה שעה. נניח שעבדת. האם עזבת את שולחן העבודה שלך ושתית מים במהלך אותה תקופה? האם שיחת טלפון מהירה? האם קראת חדשות באינטרנט במשך כמה דקות באמצע העבודה שלך? יומני זמן כללים על חסימות זמן מבלי להיכנס לפרט האמיתי של מה שעשית.

3. אפליקציות למעקב אחר זמן

מהי אפליקציה למעקב אחר זמן? אפליקציה למעקב אחר זמן היא תוכנה בה אתה משתמש כדי לעקוב אחר כמה זמן שאתה מבלה בעשיית דברים שונים, בעיקר במחשב ובטלפון שלך. יש אפליקציות למעקב אחר זמן פסיבי ואפליקציות אקטיביות. כאלה פסיביים, כמו RescueTime, מודדים כמה זמן אתם משקיעים באפליקציות שונות ובאתרים שונים. אפליקציות למעקב אחר זמן פעיל, כמו Toggl, נותנות לך טיימר על המסך שפועל בזמן שאתה עובד, כך שתוכל להשתמש במספר אפליקציות ואתרי אינטרנט תוך כדי עבודה על משימה אחת.

אופן השימוש באפליקציה למעקב אחר זמן: בעזרת מעקב אחר זמן פסיבי, מתקינים אותה במחשב או במכשיר הנייד ופשוט מאפשרים לו לפעול. זה לוכד אוטומטית את כל הפעילות שלך כדי להקליט, לסווג, לתאם ולנתח אותה. בדרך כלל אתה יכול להשהות את היישומים האלה בכל עת שתרצה ותוכל להגדיר אותם לכבות בשעות שאינך רוצה לעקוב אחר הפעילות שלך. טיימרים פעילים סומכים עליך שתלחץ על כפתור כדי להתחיל ולעצור אותם. הם מאפשרים לך להזין מידע על מה שאתה עושה בזמן שהוא פעל, והאפליקציה מוסיפה אוטומטית את המידע לרשומה, שתוכל להציג ולנתח אותה בכל עת שתרצה. גרסאות של אפליקציות לנייד של גששי זמן פעילים יכולות להיות שימושיות כדי לאפשר לך להפעיל טיימר כשאתה בפגישות, לנסוע לעבודה ולעשות עבודות אחרות שאינן מחשב שאתה רוצה למדוד.

יש כמה אפליקציות סלולריות למעקב אחר זמן שמנטרות את המיקום שלך וכביכול עוזרות לך לסווג את הזמן שלך בצורה כזו, אך הן עדיין לא חכמות במיוחד ודורשות הזדמנות ידנית רבה מדי בכדי שיהיה בעל ערך רב ברגע זה. אולי יום אחד הם ישתפרו.

יתרונות: אפליקציות למעקב אחר זמן מצוינות כשמדובר במתן פירוט על הפעילויות הדיגיטליות שלך. יש להם כלים לסיווג זמנך וליריקת תרשימים ותרשימים. הטובים שבהם קלים מאוד לשימוש ולרובם אפשרות חופשית.

חסרונות: אפליקציות למעקב אחר זמן נותנות לך ניתוח עשיר של מה שאתה עושה במחשב שלך, אך הן לא נועדו לעקוב אחר כל זמנך, כך שהם יתגעגעו לשעותיך הקיפול בכביסה, בישול, קריאה, משחק עם הילדים שלך או חיות מחמד, או כל דבר אחר שתעשו.

מסלול למשך שבועיים, ואז נתח

אם אתה חדש במעקב אחר זמנים, אני ממליץ לשלב את שיטת יומן הזמן עם אפליקציה למעקב אחר זמן. בדרך זו, תוכל לקבל סקירה כללית על האופן בו אתה מבלה את כל שעות היום שלך בתוספת ניתוח מפורט של זמן המחשב שלך.

תרצה לרשום את הזמן שלך לפחות שבועיים לפני שתנתח אותו. במהלך היומיים או היומיים הראשונים, אתה עשוי לשנות מעט את ההתנהגות שלך מכיוון שאתה חושב על העובדה שאתה עוקב אחר זמנך. ההתנהגות שלך תחזור לקדמותה במהירות.

כמו כן, אם אתה מוצא את עצמך אומר "הו, אותו יום לא אמור לספור כי זה היה יוצא דופן מאוד", עצור. ככל שתעקוב אחר זמנך, תביני שיש לך ימים יוצאי דופן יותר ממה שכנראה הבנת. הרעיון הוא להבין טוב יותר איך אתה באמת מבלה את זמנך, ולא מהו יום ממוצע. ברגע שאתה יודע איך אתה מבלה את זמנך בסך הכל, אתה יכול להתחיל לקבל החלטות מושכלות לגבי מה אתה רוצה לעשות יותר, פחות ממנו, או אם אתה רוצה להתחיל לעשות משהו חדש לחלוטין.