התארגנו: 15 טיפים לפרודוקטיביות ממומחים

תוכן

• התארגנו: 15 טיפים לפרודוקטיביות ממומחים
• ראיונות 3 ו -4
• טיפים לפריון 1-15

אחת המהמורות של היותנו אדם מסודר היא שאנו נוטים להינעל בתוך הרגלים וטכניקות ארגוניות משלנו, וטעות בקשיחות לצורך הקפדה. עבור הטור 'Get Organised' השבוע החלטתי להתפשט הרבה מעבר לגבולות שלי על ידי ראיון של ארבעה אנשים שמפתחים אפליקציות לפריון ושואלים אותם על טיפים וטריקים משלהם להישאר מסודרים ויעילים.

המנכ"לים, המייסדים והמפתחים האלה מבלים את שעות העבודה שלהם במחשבה על מה שאנשים לא מאורגנים צריכים לעשות כדי להתארגן יותר. הם בונים את התוכנה שלהם על סמך בדיקת נתונים, תצפיות אישיות ומשוב של קהילה עצומה של משתמשים.

בארבעת הראיונות הללו תוכלו למצוא הרהורים לגבי המשמעות של להיות מסודרים ופרודוקטיביים, כמו גם כמה טיפים וטריקים ספציפיים שהמומחים הללו משתמשים בעצמם.

אמיר סליפפנטיק, מייסד דויסט

אמיר סליחפנדיץ 'הוא מייסד חברת Doist, חברה המתמחה בתוכנות פרודוקטיביות. שני מוצרי תוכנת הדגל של החברה, Todoist ו- Wedoist, עוזרים לאנשים רבים יותר לנהל את המשימות האישיות שלהם ואת הפרויקטים השיתופיים שלהם. להלן קטע מתוך ראיון ארוך יותר שעשיתי עם סליפפדיק בנושא ארגון ויעילות.

JD: המוצר הטודואיסט שלך מטרתו לעזור לאנשים להשתלט על המשימות שהם צריכים לבצע. בפיתוח האפליקציה, מה למדת על מה שרוב האנשים צריכים מבחינת עזרה והדרכה בביצוע המשימות שלהם?

שאלה: אנשים ממש גרועים ביצירת המשימות שלהם. רוב האנשים יוצרים משימות שקשה באמת להשלים. לדוגמה, "לרדת במשקל" אינה משימה; זה פרויקט ארוך יותר שכולל מאות משימות. עם זאת, רוב האנשים יוסיפו "לרדת במשקל" כמשימה.

מה שעדיף זה לראות "לרדת במשקל" כפרויקט שיש בו משימות כמו לאכול עשרה פירות בכל יום, ללכת לחדר כושר כל יום אחר וכו '. הבנת המורכבות של המשימה ופירוקה לנתחים הניתנים לניהול וניתן לביצוע היא באמת חשוב לארגון ולפרודוקטיביות שלך. זה גם מניע מכיוון שאתה יכול להשלים משימות משנה לאורך הדרך ולהרגיש שאתה מתקרב למטרה.

JD: האם אתה יכול לשתף אותנו בשניים או שלושה טיפים או טריקים להגברת הפרודוקטיביות?

שאלה: אני חושב שדוא"ל הוא באמת רוצח פריון. אני מקבל מאות דוא"ל ליום ואני מנהל את זה בדרך הבאה:

• אני בודק ומעבד דוא"ל שלוש פעמים ביום (בוקר, צהריים ואחר הצהריים).
• אני עונה לדוא"ל אם זה ייקח פחות מדקה.
• אני מארגן אם אימייל אינו חשוב.
• אני מאציל דוא"ל [שאני רוצה לענות עליו אחר כך] כמשימה לטודואיסט (דרך התוסף Chrome שלנו) ומציין תאריך יעד שלא ישכח אותו.
• אחר הצהריים, כשרמות האנרגיה שלי נמוכות, אני עונה על מיילים ארוכים יותר.

JD: האם היית משתף תמונה של סביבת העבודה שלך או צילום מסך של שולחן העבודה שלך?

מיקאל ברנר: זה ממש חשוב. מימד נוסף שאני רואה שלדעתי תומך בהצעתך הוא שלהיות מסודר אין פירושו שאתה ממושמע או יכול לנקוט בפעולה. אני חושב שהמשמעת העומדת בבסיס הארגון חשובה.

אני גם חושב שאפשר להבין את המיקוד כנדרש להיות ארוך [תקופות של עבודה ללא הפרעה].

קראנו ומצאנו מחקרים שאומרים שהאדם הממוצע קונטקסט עובר כל שלוש דקות אך לא חוזר למשימה במשך 27 דקות. הפרודוקטיביות עוסקת בהחלפת הקשר ואופן הקריאה והעיבוד של מידע. אתה צריך להיות מסוגל להגיב לדברים חשובים המגיעים. האם אתה מסודר בכך שיש לך מספרי טלפון במקומות הנכונים ובזמן הנכון? או שאתה צריך להקפיץ מסביב למצוא אותם?

JD: בפיתוח תוכנית EasilyDo, איזה מחקר או נתונים חשפת לגבי מה שאנשים צריכים להיות יעילים יותר, מאורגנים יותר, פרודוקטיביים יותר?

MB: מצאנו במחקרים שלנו שאיש מאיתנו לא מודע לכמה זמן ואנרגיה אנו מכניסים למשימה קטנה שאנו אפילו לא יודעים שהם משימות. אנו שעון שעון עצר כמה זמן לוקח לבצע את המשימות הקטנות הללו ומשווה אותן עם כמה זמן לוקח לסוכן חכם לעשות אותם עבורכם.

כולנו שוקלים משקל, ואנחנו אפילו לא יודעים ששוקלים אותנו על ידי אפליקציות ונתונים מבוזרים.

JD: האם אתה יכול לשתף אותנו שניים או שלושה מהטיפים והטריקים שלך משלך להגדלת הפרודוקטיביות?

מגה: אני סומך על כלים שיעזרו לי להעלות את המידע החשוב ביותר. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - המון דברים המסכלים דוא"ל - אני ממליץ על כל אחד מהכלים האלה.

הכלל הטוב ביותר, ולפעמים אני גולש מזה, הוא "אם אתה מתכוון לפתוח דוא"ל, עשה זאת עם זה משהו, כמו להגיב אליו, או למחוק אותו או להגיש אותו." אל תפתח אפילו דוא"ל אלא אם כן תוכל לעבד אותו ברגע זה. זה חלק מהכלל של שתי דקות.

אני יושב בחדר הישיבות שלנו כרגע שיש בו שולחנות איקאה אלה, אבל הם שולחנות זכוכית שתוכלו לצייר עליהם עם סמני מחיקה יבשים. זה מפגיש את העבודה בקבוצה על השולחן במקום לשלוח חבר קבוצה לדירקטוריון. זה מחזק את עבודת הצוות.