אל תתנו לסיפורי האימה הטכנולוגיים האלה להתרחש לכם

פייר טרמבליי לא יכול לבטל את ה- 29 באפריל 2015, היום שמישהו בצוות משאבי האנוש שלו (HR) שלח בטעות דוא"ל "לא קיבלת את העבודה" לכ -110 מועמדים לעבודה - כולל אנשים שהחברה רצתה לשכור. הוא יכול לוודא שזה לא יקרה שוב.

כמו אותה דוא"ל המכוונת לא נכון, גם בשמחה וברצון הטכנולוגי לניהול משאבי אנוש שלך יכול להפוך במהירות לסיוט. אי אפשר להימנע מסיוטים מסויימים. ניתן להימנע מאחרים אם תנקוט בצעדים להפחתת הסיכון להתלבטויות. בעלי חברות ומנהלי אנשים כמו טרמבליי שחיו את הסיוטים הטכנולוגיים בתחום ה- HR שלהם, מציעים גם להצמיד בדיוק את מה שאתה צריך לפני שאתה בודק ספקים ובוחר תוכנה. לשאול שאלות. הפעל בדיקות. הביטו בעבר על נציגי מכירות מדברים חלקים כדי לצלות את האנשים שמנהלים את חשבונכם. במילים אחרות, עשו את שיעורי הבית.

"זה לא היה קורה אם היינו משתמשים בתוכנה המתאימה", אמר טרמבליי, מנהל תחום משאבי אנוש של חברת דופריי, יצרנית מנקי קיטור ומגהצים מבוססי מונטריאול. "יכולנו להימנע מכך על ידי היותנו מקצועיים יותר בנושא."

מועמד המעקב אחר טעות בעצמם

דופריי מעסיקה כשלושים עובדים במטה מונטריאול, ובסך הכל כמאה עובדים ברחבי העולם. באביב 2015 בליץ שכיר שקשור לעסק המתרחב של החברה, טרמבליי חיפש למלא שבעה תפקידים של מנהלים ושאינם מנהלים. הוא פרסם פתיחות עבודה ב- אכן, לינקדאין ומפלצת, והשתמש בשילוב של ג'ימייל ותוכנת ניהול קשרי לקוחות של החברה (CRM) כדי לנהל אפליקציות, לתזמן ראיונות ולטפל במעקב. טרמבליי וצוות ה- HR שלו השתמשו בכתובת דוא"ל משותפת כדי לקבל בקשות ולהשיב למועמדים לעבודה. הם יצרו תיקיית אב בג'ימייל למסע ההעסקה, ובתוכה תיקיות ייחודיות לכל מועמד.

ביום הגורלי, אחד מעמיתיו למנהלי משאבי אנוש של טרמבליי התכוון לשלוח מכתב דחייה למבקש בשם טרישיה. במקום זאת, הוא לחץ על "השב לכולם" ושלח אותו לכל שם בתיקיית שכירת המאסטר. העובד ידע מיד שהוא טעה אבל זה היה מאוחר מדי. "מה נעשה. היינו צריכים להבין איך לתקן את זה, " אמר טרמבליי.

הוא הזעיק את פליז החברה הגבוהה, ויחד עם צוות משאבי אנוש, באותו ערב התקשרו או שלחו אימיילים לכל מי שקיבל מכתב "טרישיה היקרה". צוות אנשי ה- HR כבר פסל את 90 מתוך 110 המועמדים כלקוחות פוטנציאליים, אך טרמבליי הרגיש שהחברה חייבת לכולם הסבר מותאם אישית למה שקרה, לצד סיבות לכך שלא נחשבו לתפקיד.

ההתמודדות עם 20 המועמדים האחרים הייתה קשה יותר. הרוב הבינו את מה שאפיין טרמבליי כ"טעות פקידותית ". אבל חצי תריסר היו מוטרדים. אישה אחת שהתראיינה לאותה משרה בה טרישיאה הניחה את מכתב הדחייה פירושה שהיא קיבלה את ההצעה במקום. בסופו של דבר, שישה מתוך שבעה אנשים שדופריי הציעו הצעות עבודה להתקבל והשביעי סירב להזדמנות טובה יותר.

התקרית הובילה את טרמבליי לבצע מספר שינויים בתהליכי הגיוס שלו לפני שהעסיק חמישה עובדים נוספים בתחילת השנה. הוא עדיין משתמש בתוכנת ה- CRM של החברה, אך גרם למתכנתים הפנימיים של דופריי להתאים אותה אישית כך שהודעות דוא"ל ליישומי עבודה יהיו אוטומטיים. כיום, צוותי משאבי אנוש חייבים ללחוץ על סדרה של תזכורות מאובטחות כישלונות לפני שכל דוא"ל ייצא למועמד לעבודה. "הכל קשור בכך שהטכנולוגיה תאמת את ההחלטה שלך, " אמר. "אתה צריך לקבל את ההחלטה המודעת הזו, כן, זה מה שאני רוצה לעשות."

תוכנה שלא תואמת את ההדגמה

לפני כמה שנים, פיטר ג'ונסון חשב שהוא מתחכם בכך שהעריך קומץ ספקי שכר מבוססי ענן לפני שבחר במה שהוא חושב המתאים ביותר למעסיקו הנוכחי, עסק קטן וצומח במהירות שהעסיק אותו כדי לעזור. הם מגדילים את הצוות.

לאחר שהעריך יותר משבעה ספקים, ג'ונסון בחר במעבד שכר לאומי ידוע שהיה באמצע עדכון התוכנה שלו. הספק קידם את השירות כפלטפורמה אגנוסטית, ועבד טוב באותה מידה על מערכות הפעלה של Mac ו- PC. בתוך שבועיים לאחר הוצאתו לפועל, ג'ונסון אמר שהוא ומשתמשי מקינטוש אחרים בצוות ראו תווים מוזרים מופיעים בממשק המשתמש (UI). היו גם בעיות אחרות, כולל העובדה שהשירות לא היה באמת מבוסס ענן.

"היה חיבור מרוחק שהיה צריך ליצור באמצעות מחשב וירטואלי, " הסביר ג'ונסון. "מה שציפינו שיקרה לא קרה. היו התחלות ועצירות. חלק מאנשי אנשי ה- HR שהתכוונו להתגורר במערכת יום אחר יום לא רצו להתקדם עם התוכנה וגם אני לא."

הוא משך את התקע והלך עם ספק השכר שהיה הבחירה השנייה שלו. הספק שהיה הבחירה הראשונה שלו לא חיבה את החברה בסכום כלשהו, ​​ולכן העלות הגדולה ביותר שנגרמה לצוות משאבי אנוש הייתה הזמן שהם בילו ביצירת דוחות והכנת נתונים לשימוש במערכת שבסופו של דבר זנחו.

במבט לאחור, ג'ונסון אמר כי יתכן שחשף בעיות פוטנציאליות בכך שהוא מעורב את מחלקת טכנולוגיית המידע (IT) של החברה בתהליך הערכת הספקים, כך שיכלו לשאול שאלות עמוקות יותר בתחום הטכנולוגיה. "אבל כמה דברים שאתה לא רואה עד שהגומי יכה על הכביש, " הוא אמר. "לפחות לא היינו בזה חודשיים-שלושה."

ג'ונסון השתמש במה שלמד כשהצטרף למעסיקו הנוכחי, RizePoint, יצרנית תוכנה לניהול ציות בסולט לייק סיטי. לאחר שהצטרף לג'ונסון ל- RizePoint כסמנכ"ל משאבי אנוש בשנת 2015, הוא התבקש לבחור בתוכנות שכר וניהול משאבי אנוש חדשים עבור כוח העבודה של החברה, שמונה פחות ממאה. במהלך הערכה, הוא העריך ספקים קטנים וגדולים. עבור מערכת ניהול משאבי אנוש של החברה, הוא בחר בספק קטן יותר שהוא חדש יחסית, צומח במהירות, ובעל מראה ותחושה "עדכניים" שאיתם התחבר ג'ונסון. למרבה האירוניה, בשכר שכר, הוא בחר באותו מוכר ארצי שממנו הלך בעבר. בינתיים, הספק בנה מחדש את כל המערכת שלו. "פונקציית ניהול השכר עובדת טוב ומודול הדיווח הוא נהדר", אמר.