בחירה בין תוכנת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים בחינם ותשלום

מגזרי שירותים עם הרבה תחרות מגדלים לעיתים קרובות הרבה עסקאות זולות יותר ויותר כדי לפתות לקוחות חדשים. בענף התוכנה לחשבונאות, המגמה האחרונה היא להציע תוכנה ללא עלות תוך הסתכלות בהנאתם. לפעמים הצעות אלה יכולות להיות הגיוניות רבות עבור עסקים מסוימים, אך חברות שחוות צמיחה מהירה צריכות להיות זהירות.

עם כלים פרמיום, עסקים קטנים וארגוניים זמינים, יכול להיות קשה לעסקים קטנים ובינוניים (SMB) לקבוע איזה פיתרון מתאים להם. אולי יש לך כסף לקנות תוכנה יקרה כמו Summit Mountain Denali Summit ו- Microsoft Dynamics GP, אבל האם אתה באמת צריך את כל הפונקציונליות והתאמה האישית ההיא? מנגד, יתכן שתצליחו להתחמק משימוש בכלים חינמיים של חברות כמו Wave, אך האם הכלי מספיק חכם בכדי להתמודד עם משימות מורכבות יותר?

כדי לגלות מה חברות קטנות ובינוניות צריכות לחפש בבחירת תוכנת הנהלת חשבונות בתשלום, שוחחתי עם סקוט דייוויסון, מייסד שותף של Acclivity, ספק כלי חשבונאות לעסקים קטנים מבוססי מחשב שולחני AccountEdge. שאלתי אותו על תמחור, גמישות, אבטחה ושירות לקוחות.

האם התוכנה בתשלום שלך עושה יותר מארבע הליבה?

דייוויסון אמר שרוב כלי החשבונאות החינמיים יכולים להתמודד עם ניהול חשבונות, מעקב אחר הוצאות, חשבוניות ומכירות. אלה המשימות המינימליות היחידות שכל כלי אמור להיות מסוגל לעזור לך לבצע, ללא קשר לסכום שאתה מוכן לשלם.

"זה הגרעין, " אמר דייוויסון. "אם כל מה שאתה צריך זה לעשות זאת, סביר להניח שאתה בסדר במודל של freemium. ככל שצרכים אלה הופכים מורכבים יותר… שם אתה יכול להתחיל להעריך את הצרכים שלך לגבי מה שיש בשוק וכמה זה עולה."

צרכים נוספים עשויים להיווצר שכלי ה- freemium שלך לא יכול להתמודד איתם. אם אתה זקוק לתוכנה שיכולה להתמודד עם דברים כמו חיוב בזמן, מעקב אחר מלאי ושכר שכר, סביר להניח שתצטרך להשקיע בכלי בתשלום. כמו כן, למרות שרוב הכלים החינמיים יכולים להתמודד עם נתוני מכירות, אם לעסק שלך יש מחלקות מרובות, כדאי לך לשקול ללכת עם כלי מורכב יותר מכיוון שרוב כלי ה- freemium לא יאפשרו לך להזין נתוני מכירות לפי מחלקות (אלא, צריך להזין את הנתונים כיחידת גוש אחת).

עד כמה כלי החשבונאות שלך גמיש?

אחת הסיבות העיקריות לכך שעסקים בוחרים בתוכנה הנהלת חשבונות ברמה ארגונית על פני יישומי עלות נמוכה יותר או freemium היא כי כלים ארגוניים מספקים לעיתים קרובות התאמות אינסופיות שיכולות לכופף ולשכבה את התוכנה הספציפית לצרכי הלקוח. כלים לעסקים קטנים, כמו זה שמספק Acclivity, לא יציעו רמת מורכבות זו.

עם זאת, אין זה אומר שאתה תקוע במה שיוצא מהקופסה. חשוב על אילו שילובים של צד שלישי מציעה תוכנת ה- SMB שלך. האם זה משתלב עם כלי ניהול קשרי לקוחות (CRM)? האם זה מושך נתונים מתוכנת המסחר האלקטרוני שלך? אם כלי חשבונאות לעסקים קטנים יכול לספק לך שילובים ותוספות מרובים, ייתכן שלא תצטרך לבזבז כסף גדול בפלטפורמה ברמה הארגונית.

"התוכנה צריכה להיות גמישה מספיק כדי לענות על הצרכים שלך, " אמר דייוויסון. "אבל זו מטרה מסובכת. התוכנה שלנו אינה מיועדת לסוג מסוים של ענף. אנחנו צריכים שיהיה לנו פיתרון שמתאים לצרכים שלך, אבל אין לנו את ההתאמה האישית החוץ-מהקופסה. כמו סכין של הצבא השוויצרי. התוספות שלנו נותנות ללקוחות רכיבים נוספים שנודדים לתוכנה כדי להמשיך ולהפוך אותה לרלוונטית לצרכים שלהם."

האם התוכנה שלך מאובטחת?

אחת מנקודות ההבחנה העיקריות שתמצאו בין תוכנת חשבונאות ברמה ארגונית, SMB ו- freemium היא רמת האבטחה שהכוונה לספק לספק. אם אינך משלם אגורה עבור התוכנה שלך, האם אתה מצפה מציאותית לאבטחה ברמת פורט נוקס?

זו אחת הסיבות שדיוויסון אמר שלקוחותיו מעדיפים תוכנה מקומית על פני כלים מבוססי ענן. "הרבה אנשים נמשכים לענן בניגוד לרצונם, " אמר. "אבל הם לא סומכים על הכספים שלהם בענן. זה קשור לאבטחה ובקרה."

AccountEdge הוא כלי מבוסס שולחן עבודה שניתן להרחיב לענן באמצעות אפליקציית מלווה. עם זאת, Acclivity אינה מציעה גרסת כלי ענן בלבד. "חלק מהסיבה שאנחנו רואים הרבה פעילות ועניין זה בגלל שברגע שנרשה את רישיון התוכנה לשולחן העבודה, אתה יכול להכניס אותה לרשת שלך, מאחורי חומת אש, היא שלך, " אמר דייוויסון. "מבחינת אבטחה, זה נותן לך את השליטה האולטימטיבית."

זה לא אומר שכלים מבוססי ענן הם פחות בטוחים מאפליקציות שולחן עבודה. לדוגמה, Intuit QuickBooks Online Plus מאחסן נתונים בשרתים המוגנים על ידי חומת אש בהם הנתונים מוצפנים. כאשר הנתונים שלך עוזבים את דפדפן האינטרנט, הם מועברים באמצעות טכנולוגיית קידוד SSL ​​(Secure Sockets Layer). אינטואיט מאפשרת גם למנהלים להגביל את מי שיכול לגשת לסוגים מסוימים של נתונים בתוך הכלי, אם הם יחליטו להנגיש מידע מסוים לעובדים ברמת הביצוע בלבד.

שירות לקוחות

זה צריך להיות ללא מוח. ככל ששוק הופך תחרותי יותר, כך צריך להיות שירות לקוחות חשוב יותר. האם אתה יכול להגיע אל ספק תוכנת החשבונאות שלך אם וכאשר משהו לא תקין? האם אתה יכול להגיע אליהם במדיום שבחרת או שהם מכריחים אותך לבחור פלטפורמת תקשורת ספציפית? האם נציגי השירות מדברים בשפה שלך או שהמפקח מיקם את צוות דלפק העזרה שלו?

אלה שאלות חשובות להפליא שעליכם לשאול כל אחד מהספקים הפוטנציאליים שלכם. סביר להניח שתוכנת הנהלת חשבונות ברמת הארגון תציע תמיכה 24/7, במיוחד אם אתה מוכן לבצע תשלומים שנתיים בת חמש ספרות או יותר. עם זאת, אם אתה מנסה לבחור בין רשימת כלים freemium ו- SMB בתשלום, תרצה לחקור מקרוב את אפשרויות השירות שלך.