הבא ענן משלך: מה שאתה צריך לדעת היום

ככל שהצרכנים מתוודעים יותר למכשירים ותוכנות השמורות באופן מסורתי במקום העבודה, על ה- IT להקים שיטות עבודה מומלצות וכללים מחמירים לשמירה על פעולות עובדים יעילות ובטוחות. קיימת תוכנת ניהול התקנים ניידים (MDM) המסייעת ל- IT לפקח ולנהל את האופן בו עובדים משתמשים בסמארטפונים וטאבלטים אישיים לעבודה מרחוק. עם זאת, שום כלי קסום לא יכול לסייע ל- IT לשלוט באופן בו עובדים משתמשים במוצרי תוכנה כשירות (SaaS) במקום העבודה.

לדוגמא, כלי אחסון בענן ושיתוף קבצים כמו Box ו- Dropbox, וכלים ליצירת מסמכים כמו Google Docs ו- Microsoft Word הם כלי ענן נגישים שאנשים מביאים למקום העבודה מדי יום. האופן בו החברה שלך בוחרת להתמודד עם הכלים השונים הללו תלויה במה שאתה מנסה להשיג. אתה יכול א) להגביל את השימוש בתוכנה שאינה תואמת את הפילוסופיה של החברה שלך או B) לאפשר לעובדים לבחור מוצרי ענן משלהם על סמך העדפותיהם וניסיונם.

התופעה האחרונה, שזכתה לכינוי Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), מביאה עמה מערכת אתגרים ספציפית. שוחחתי עם Shyam Oza, מנהל שיווק מוצרים בכיר ב- AvePoint, חברת התמחות בהעברת ענן, על איך חברות יכולות להתכונן ליישום מדיניות BYOC משלהן.

אתגר 1: אבטחת מידע

"מנקודת מבט רחבה, BYOC יכולה להיות ברכה וקללה", אמר אוזה. "Box, Dropbox ו- OneDrive יכולים להיות נהדרים לשיתוף רישום עם המשפחה שלך ולהעלאת קבצים ותמונות. אך מה שמדאיג ארגונים גדולים זה קל לא פחות לגרור ולשחרר משהו כמו קניין רוחני רגיש ותוכן שפורסם מראש."

באמצעות תוכנה שנרכשה על ידי עסקים, חברות יכולות להדק הגבלות ולעקוב אחר השימוש בהן. ארגונים יכולים לדרוש אימות מולטי-פקטור (MFA), הצפנת נתונים, סיסמאות מורכבות, מסמכי סימן מים ואפילו מחיקת נתונים מרחוק. עם זאת, כאשר משתמשים בהם ללא פיקוח על ה- IT, כלים אלה מגבילים את יכולתה של החברה לשלוט לאן הולך התוכן. אתה מאבד את הראות לגבי מה שקורה לתוכן ברגע שהוא עוזב את חומת האש, וכיצד ניתן לשמור עליו ברגע שהוא הועלה לחשבון הענן של עובד.

הפתרון: "צריך לשלב ישירות IT עם קו עסקים", אמר אוזה. "הם צריכים להיות מול העסק מבשר את הטכנולוגיה שהם מעדיפים… ואז בתקווה לנסות להסתדר על סטנדרט."

לדוגמה, אם 80 אחוז מהחברה משתמשים ב- Dropbox ו- 20 אחוז מהחברה משתמשים בפלטפורמת אחסון ושיתוף אחרת, על החברה להציע ארוחות צהריים ותלמידים שמעודדות את המיעוט להמיר למערכת המועדפת על הרוב. אוזה, "אלא אם כן אתה מוכן לתת מנדט לכלי מסוים (ובמקרה כזה שאתה לא ממש מתאמץ על ידי BYOC), אתה צריך להציע את הצעת הערך של הכלי המועדף על החברה שלך." "זה לא שאתה יכול להיכנס לקוביה של מישהו ולהגיד 'אתה צריך להשתמש בכלי הזה.' אתה צריך להסביר להם שקל יותר להשתמש או לשאול אותם מה הכאבים שיש להם כדי שתוכל לגשת לזה מנקודת מבט של פתרון בעיות ולא להיות דיקטטור."

בסופו של יום, ה- IT יודע שישנו רמת סיכון מקובלת עבור כל מידע נגיש עובדים. מחשבים ניידים נעלמים. טלפונים נגנבים. עם זאת, אם אתה יכול להמיר כמה שיותר אנשים למערכת המועדפת עליך, אתה יכול לשמור על המיעוט מאושר על ידי לא להסיר לחלוטין את מדיניות BYOC שלך.

אתגר 2: שיתוף פעולה

כאשר מאות או אלפי אנשים ברחבי העסק שלך משתמשים בפלטפורמות מרובות לשיתוף פעולה מקוון, יתכן שיהיה תרחיש בו הצורך לגשת לנתונים הופך לחשוב יותר חשוב מהתוכנה המועדפת על עובדיך. חשבו על זה: צוות המכירות בחוף המערבי שלכם מעוניין להעביר קובץ לצוות השיווק של החוף המזרחי. מכיוון ששתי הקבוצות נמצאות במערכות שיתוף קבצים שונות, לפני שניתן יהיה לגשת לקובץ, מישהו יצטרך ליצור חשבון חדש ואז ללמוד לנווט במערכת חדשה תוך כדי תנועה.

מה עם פגישת הלקוחות הנחששת? מה קורה כאשר עובד אחד יוצר מצגת, יש לו מקרה חירום ואינו יכול להשתתף? אתה עשוי להיגמר עם מישהו אחר שאינו בקיא בפורמט המצגת שמנסה באופן מגושם לגשת לקובץ ולהציג אותו, כל זאת כשהלקוח בוהה בשעונו.

הפתרון: "אחד הנושאים העיקריים הוא ה- IT שומר על הרבה מזרם העבודה", אמר אוזה. "IT לא יכול רק לחכות שאנשים יתלוננו. IT צריך להבין בצורה אינטימית את התהליך העסקי ואת זרימת העבודה העסקית כדי להכניס את עצמם לאמצע כדי לנסות לשכנע עובדים להשתמש באותם כלים, או לוודא שהם מודעים לנושאים הפוטנציאליים שהם עשויים נתקל."

אם העובדים מודעים להיזהר מנושאים לפני שהם מתעוררים, הם יכולים לקבוע את המקרים המתאימים על מנת להבטיח שהפעילות לעולם לא תסבול. לכן, אם אתה יודע ששניים מהמגישים הפוטנציאליים שלך משתמשים בכלי מצגות שונים, IT יכול להכשיר את שני המגישים בשני הכלים לפני פגישת הלקוחות הגדולה. לא משנה מה יקרה, המצגת תעבור ללא תקלה.

"כאן בתוך Avepoint, ניסינו נואשות לעודד את צוות המכירות שלנו לעדכן תוכן ב- OneDrive for Business במקום לשלוח מיילים או להוסיף ל- Dropbox, " הסביר עוז. "בכל פעם שקיבלנו דוא"ל עם קובץ מצורף, היינו מגיבים בחזרה עם תמונה שאומרת 'העלה את זה ל- SharePoint או שהחתלתול מקבל את זה.'… כמה שבועות אחר כך התחלנו לקבל הודעות דוא"ל" תראו, שיתפתי דרך SharePoint. ' זו הייתה דרך מצחיקה לפתור בעיה."

אתגר 3: אינטגרציה

מרבית הנושאים עליהם דיברתי באתגרים 1 ו -2 הם ספציפיים לחברות קטנות יותר ללא מדיניות IT מוגדרת. עם זאת, בחברות מעט גדולות יותר עם פעילויות מרובות משרדים ואזורים, ייתכן ש- IT פועל בממגורות ולא כצוות גלובלי אחד. במקרה כזה, תגלה שמשתמשים בגרסאות מרובות של תוכנה עסקית כגון ניהול קשרי לקוחות (CRM) וניהול הוצאות, בין אם משום שמישהו מעדיף מערכת ספציפית ובין אם משום שמשרדי האזור מעולם לא התאגדו להחליט על כלי אחד. זה נושא ענק שאולי בסופו של דבר יש צורך לתקן אותו על ידי מישהו ברמת C, אולי על ידי חימוש חזק של החברה בבחירת מערכת אחת.

עם זאת, אם החברה שלך רוצה לתת למשרדים ספציפיים ואפילו למחלקות את החופש לבחור באיזו מערכת הם יעדיפו (או שאתה רוצה כלים שמתחברים לסוגים אחרים של תוכנה המיועדים למשימות עובדים ספציפיות), יש דרכים להבטיח שהנתונים שלך אינם ' לא להשתתק.

הפיתרון: "על ה- IT לקבל החלטות להשקיע בספקי טכנולוגיה פתוחים ומוכנים להתחבר… הפתרונות שאתה צריך להיות ברשימת המיקומים הם אלה עם המחברים החזקים ביותר, " אמר אוזה.

זה כולל מערכות בחירה עם ממשקי תכנות יישומים פתוחים (API) המאפשרות למפתחים שלך ליצור מחברים שאינם קיימים באופן אורגני בין שתי פיסות תוכנה. אם אין לך מפתחים בצוות, עליך לחפש כלים המציעים הכי הרבה שילובים עם תוכנת מדור קודם. לצורך העניין, חפש שילובים עם כל תוכנה שעובדיך החליטו להשתמש בעצמם.