תוכן עניינים:
וִידֵאוֹ: Getting Started With Zoho Docs - Webinar (נוֹבֶמבֶּר 2024)
אחסון וגישה למסמכים דיגיטליים זה דבר שלעיתים רחוקות אתה חושב עליו אם החברה שלך עושה ניהול מסמכים כראוי. פעילויות כמו יצירת מסמכים, עריכה, שיתוף ושיתוף פעולה יכולות להיות פשוטות כמו כניסה, לחיצה והתחלה. עם זאת, מערכות ניהול מסמכים מגושמות או קשיחות שלא לצורך יכולות להפוך את החיים לגיהינום עבור אנשים שנכנסים ויוצאים מתיקים לאורך כל היום.
, אני אשווה בין שתי מערכות הפופולריות ביותר לניהול מסמכים: Adobe Document Cloud ו- Zoho Docs. למרות ששתי המערכות חולקות יותר קווי דמיון מההבדלים, האחת מתארת את השנייה במספר קטגוריות חשובות.
1. תמחור ותוכניות
אתה יכול להירשם ל- Adobe Standard Document Cloud תמורת 12.99 דולר לחודש עם מנוי לשנה, או שאתה יכול לשלם 22.99 $ לחודש עבור התוכנית החודשית. תוכנית זו מאפשרת לך ליצור קבצי PDF ולייצא ל- Microsoft Word, Microsoft Excel ו- Microsoft PowerPoint. אתה יכול גם לערוך טקסט ותמונות בקבצי PDF שיצרת, ואתה יכול לחתום דיגיטלית על טפסים. תוכנית ה- Pro עולה 14.99 דולר לחודש עבור מנוי לכל שנה או 24.99 $ לחודש עבור תוכנית חודשית. זה מוסיף את היכולת להכניס קבצי שמע ווידאו לקבצי PDF ולערוך מסמכים סרוקים. אתה יכול גם להשתמש בתוכנית זו כדי להפוך מסמכי נייר סרוקים לקבצי PDF הניתנים לעריכה, ולהשוות בין שתי גרסאות של קובץ PDF כדי לפענח הבדלים. תוכלו גם לערוך טקסט ולארגן דפים ב- iPad, ותוכלו לסדר מחדש, למחוק או לסובב דפים ב- iPhone. כל המנויים המנויים של Adobe מעניקים לך גישה ל -20 GB של שטח אחסון.
Zoho Docs מציע תקופת ניסיון חינם למשך 15 יום בתוספת תוכנית בחינם עבור עד 25 משתמשים (הכוללת שטח אחסון של 5 GB למשתמש). התוכנית החינמית כוללת גם שיתוף קבצים ותיקיות ללא הגבלה, סנכרון שולחן עבודה, כלי עריכה, ניהול משתמשים והיסטוריית גרסאות. התוכנית הרגילה עולה 5 דולר למשתמש בחודש עם עד 50 ג'יגה-בתים למשתמש. זה כולל תכונות כמו מסמכים מוגנים באמצעות סיסמה וגישה מבוססת תפקידים. תוכנית הפרימיום עולה 8 דולר למשתמש בחודש עד 100 ג'יגה-בתים למשתמש. בעזרת תוכנית זו תוכל לשלוח מסמכים בדוא"ל ישירות לחשבון Zoho, לשחזר מסמכים שנמחקו ולהעביר בעלות על קבצים למשתמש אחר.
שני סוגי החשבונות יכולים להוסיף שטח אחסון נוסף של 10 GB במחיר של $ 3. Zoho מציע הנחה של 20 אחוז מכל התוכניות ששולמו אם אתה משלם מדי שנה. בזכות נקודת המחיר הנמוכה יותר, ניסיון בחינם, תוכנית בחינם ויכולת אחסון מעולה, הקצה בקטגוריית התמחור הולך לזוהו. קצה: זוהו.
2. יצירה ועריכה של מסמכים
משתמשי Zoho Docs יכולים ליצור ולערוך מסמכים, לעקוב אחר שינויים, להוסיף חתימות דיגיטליות ולגשת למספר כלי עריכה מתקדמים. אתה יכול גם להקצות משימות ולשלוח תזכורות לחברי צוות שיש להם גישה לקובץ. באפשרותך ליצור מקרואים, טבלאות צבעוניות וטבלאות ציר, ותוכל לייצא מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות ל- Google Drive, בפורמט PDF ו- Windows. ניתן גם לערוך קבצים במצב לא מקוון; השינויים יסונכרנו לאחר שתחזור לרשת.
תכונה מגניבה אחת שחסרה מ- Adobe היא היכולת לערוך מסמך במקביל לעמיתים. האפליקציה Zoho Docs מאפשרת לך לגשת, ליצור ולערוך קבצים תוך כדי תנועה. אתה יכול להציג את כל התיקיות שלך, למיין אותן לפי שם או תאריך ולחפש בקבצים. כפי שציינתי קודם לכן, מכיוון ש- Adobe מסתמכת כל כך על קבצי PDF, יש גבול למה שאתה יכול לעשות במערכות הפעלה סלולריות (מערכות הפעלה); זה לא המקרה לפלטפורמה של Zoho.
אדובי טובה בהרבה לאחסון ומילוי אוטומטי של מידע לשימוש מאוחר יותר מאשר Zoho. לדוגמה, התכונה "מילוי & סימן" של אדובי מאפשרת לך לשמור שדות נפוצים, כולל שמך, כתובת, דוא"ל ומספר טלפון. זה גם כלי טוב בהרבה מבחינת חתימה ובקשת חתימות מאנשים. משרדי עורכי דין, מוסדות פיננסיים ואנשים המסתמכים מאוד על פורמט PDF יעריכו כמה קל להזין ולשמור מידע, ולגרום לאחרים לבדוק ולחתום. עם זאת, יצירת המסמך ועריכתו באדובי אינה דומה לזוהו. קצה: זוהו.
3. מה חסר?
נשמח לראות את Zoho מוסיפה תמיכה מבוססת צ'אט בתוך הכלי Docs. זה משהו שיש לאדובי שמקל מאוד להדריך אותך בכמה מהאלמנטים היותר מאתגרים בתהליך יצירת המסמך.
Adobe לעומת זאת חסרים אלמנטים כמו עריכה קבוצתית, תיקיות משותפות והיכולת לבצע עריכות במצב לא מקוון. זה גם מחייב אותך להמיר קבצים מאוחסנים לפורמט PDF, וזה כאב ראש עצום לכל מי שצריך להמיר לפורמטים אחרים (במיוחד לאנשים שמשתמשים בנוסחאות Microsoft Excel, שאינן מועברות לפורמט PDF). קצה: זוהו.
בשורה התחתונה
למרות שכלי ניהול המסמכים של אדובי מצוין, במיוחד עבור אנשים שעובדים בעיקר בפורמט PDF, זה חסר בתכונות שיתוף פעולה. בנוסף, אין לה את תאימות הקבצים החזקה שתצטרך כדי לעבוד עם אנשים מחוץ לארגון שלך. מנגד, Zoho מספקת עריכה עשירה של מסמכים, שילוב מעולה של שיתוף פעולה וניתוק קבצים ותוכלו לבצע עבודה במערכות הפעלה ניידות. קשר תכונות אלה עם תג מחיר נמוך יותר ויכולת אחסון רבה יותר וקיבלת לעצמך מערכת ניהול מסמכים טובה יותר מסביב. הזוכה: זוהו.
