7 טיפים בבחירת שירות voip עסקי ל- smb שלך

ספקי Voice (IP-Voice) ברמה העסקית הם הבחירה הפופולרית ביותר בקרב עסקים קטנים וחברות סטארט-אפ בימינו. אחרי הכל, אתה מקבל את כל הפונקציונליות של PBX לעסקים גדולים עבור חלק מהכסף וזה מחויב חודשי ולמשתמש ברוב המקרים. נוסף על כך, אתה מקבל נוף חדש לגמרי של גמישות מכיוון ששיחות הטלפון שלך הן כעת נתונים.

המשמעות היא שניתן לשלבם במערכות אחרות, כמו ניהול קשרי לקוחות (CRM) או מערכת דלפק עזרה, וניתן לכרות אותם גם לצורך תובנות חדשות לגבי ההרגשה של הלקוחות שלך לגבי העסק שלך ומה הדמוגרפיה המרכיבה את קהל הליבה שלך.

אם החלטתם לשדרג לשירות VoIP אך אתם תוהים מאיפה להתחיל, התשובה הקצרה היא: התקדמו לאט, עשו שיעורי בית ואל תגלו את העלות העיקרית. יש שם כמה מערכות VoIP עסקיות מדהימות, אך לכל אחת מהן יש מערך שונה של תכונות ומבנה תמחור שונה, ולכן בחירה יכולה להיות קשה. RingCentral Office הוא אחד הבחירות של עורכי הבחירה שלנו, אבל זה לא אומר שאתה צריך לרוץ אוטומטית לאתר שלהם כדי לקנות אותו. למעשה, מערכות אחרות עשויות להתמקד ביכולות שונות, כמו Freshcaller עם התמחותה בתכונות של מוקד טלפוני.

אז עליכם להכין שיעורי בית כדי לוודא ששירות ה- VoIP שתבחרו הוא המתאים לעסק הספציפי שלכם. עם זאת בחשבון, ריכזנו עבורכם רשימה זו של קריטריונים חשובים שעליכם לקחת בחשבון לפני שבוחרים מערכת VoIP עסקית.

1. תוכניות ותמחור

אנו יכולים באותה מידה להתחיל עם המאפיין החשוב ביותר: עלות. מה מועיל בחירת שירות VoIP עסקי עם כל הפעמונים והשריקות אם אינך יכול להרשות זאת לעצמך? ל- AT&T Collaborate, המנצח של בחירת העורכים האחרים שלנו, יש מבחר פנטסטי של תכונות, אך הוא מתחיל ב -34.95 $ למשתמש לחודש עבור חבילת הפתרונות הקולית הבסיסית שלה, אם כי זו מופחתת ל -17.48 דולר למשתמש בחודש אם היא נרכשת באופן מקוון. RingCentral מציעה מחירים בסיסיים ובינוניים דומים החל מ- $ 19.99. אם תעבור לרמת הפרמיום, תתחיל במחיר של 44.99 $ למשתמש לחודש, אך רמה זו מביאה עמה יכולות חדשות הכוללות משתתפות אוטומטיות ברמת רמות, שם זיהוי מתקשר נכנס, הקלטת שיחות וכמה יכולות לניהול זהויות..

עם זאת, ישנם פתרונות זולים יותר מאשר בחירות העורכים שלנו, כגון Grasshopper, שמתחיל ב -26 $ לחודש (ללא היבט למשתמש), אך תוכלו לסחור בתכונות כאן. לדוגמה, עם חגב, לא תוכל להעתיק הודעות דואר קולי, והמערכת שלך לא תקליט אוטומטית כל קריאה לדורות הבאים. אלה שירותים מעולים עבור חברות שעושות הכל מהמחשבים הניידים או הטאבלטים שלהן, אך הן לא טובות כמו RingCentral או AT&T משתפות פעולה עבור חברות שעוסקות בנפח גבוה של שיחות נכנסות ויוצאות.

איך אתה יודע מה מתאים לך? הפסיקו להתמקד במחיר וחשבו רק על התכונות הדרושות לכם. לאחר שתמפות תכונות לתהליכים העסקיים הזקוקים לקול, תדע באיזו פלטפורמת הקול המינימלית החשופה שלך תצטרך לתמוך. משם, זה רק קניות בהשוואה.

2. אפליקציות סלולריות מותאמות אישית

עובדיכם ככל הנראה בדרכים לפחות בחלק מהזמן, אז אתם רוצים שירות VoIP שיכול לנסוע איתם. למרבה הצער, לא כל ספקי ה- VoIP מציעים אפליקציות סלולריות המספקות ערך ושירותים זהים לאפליקציות לשולחן העבודה. מרבית המערכות שסקרנו מציעות גם אפליקציות לנייד של אפל iOS וגם של גוגל אנדרואיד, אך האיכות משתנה וכך גם התכונה שנקבעה בין מה שמוצע בסופטפון השולחני המלא ובין מה שתמצאו בלקוח הנייד. לפעמים, למשל, האפליקציה לנייד לא תוכל ליצור יומן עבור שיחות אלה וגם לא ליצור תמלילי דואר קולי אם השיחה לא נענתה.

3. ניהול שיחות

כאשר פלטפורמות ה- VoIP מתבגרות, קבוצות תכונות הופכות להתאמה אישית לקהלים ספציפיים. זה אומר שלא בהכרח תמצאו את אותן יכולות אפילו במוצרים שמתחרים ישירות זה עם זה. עבור ארגונים שמשקיעים ב- VoIP בגלל "המוח" התוכנה שלה, פירוש הדבר שתצטרכו להיות זהירים מאוד כדי לוודא שהחכמים שבהם הצרכים העסקיים שלכם אכן נמצאים במוצר. ניהול שיחות הוא דוגמה טובה שכן זהו מונח מטריה כמעט לכל מה שהמערכת יכולה לעשות בשיחת טלפון טיפוסית.

לדוגמה, אם יש לך נפח גדול של שיחות שנכנסות למערכת מסוימת של מספרי טלפון (כמו דלפק שירות) או פוגעות במערכת בתקופה מסוימת של השנה (שיחות חג), ייתכן שתצטרך לתור שיחות במקום בו ה- VoIP המערכת יכולה להפיץ אינטליגנטיות שיחות בין סיומת שונה על בסיס זמינות, גיאוגרפיה או קריטריונים אחרים. דוגמה נוספת עשויה להיות ניהול תוספים, כאשר המערכת לא רק מקצה תוספים למשתמשים בודדים, היא עשויה גם לנהל ספריית שם שמשתלבת עם ספריית הרשת של מחלקת ה- IT שלך.

4. שילוב צד ג '

זהו משיכת מפתח של VoIP. מכיוון שמדובר בתוכנה, לרוב יש במערכות אלה רשימת אינטגרציות שנבנו מראש עם כל האפליקציות שהספק מאמין שללקוחותיהם אוהבים. RingCentral, למשל, מציעה מנה בריאה של הרחבות, כולל Desk.com, Dropbox ו- Google Drive.

באמצעות תוספים אלה לקוחות יכולים לבנות זרימות עבודה מותאמות אישית שיעזרו להם לעבוד בצורה יעילה יותר. לדוגמה, שיחת טלפון נכנסת של לקוחות באמצעות RingCentral עשויה להפעיל את הטלפון החכם RingCentral בתוך אפליקציית דלפק העזרה של Desk.com. נציג השירות עשוי לבצע את השיחה, ובהתאם להליך סטנדרטי, למלא כרטיס בעיות שנשמר ב- Dropbox כקובץ מסמך המקושר גם למספר הכרטיסים במסד הנתונים של Desk.com. אבל כחלק מהאינטגרציה, תוכלו גם לאחסן הקלטה אוטומטית של השיחה כקובץ WAV המקושר הן לקובץ הטקסט של הכרטיס והן למספר הכרטיסים של Desk.com, כך שבכל פעם שמישהו קורא את רשומת הכרטיסים הזו, שני הקבצים האלה מופיעים כתיעוד תומך.

אם ברצונך לפתח שילובים מותאמים אישית משלך, חפש ספקים התומכים בממשקי API לשילוב, הן כאפשרויות עלות נוספת או זמינות להורדה בחינם ללקוחות. בדרך כלל, אלה יתאימו לתקן REST, שהפך לדרך נפוצה מאוד לשילוב שירותי ענן שונים.

5. תמיכה

כמו בכל מוצר, רמת השירות שתקבל חשובה מכדי להתפקדות השירות שלך. RingCentral מציעה תמיכה טלפונית 24 שעות ביממה ללקוחות עם תוכניות לשני משתמשים או יותר. אם אתה משתמש יחיד, תוכל להשיג מישהו על הקרן רק במהלך 13 שעות ביממה עד שני. RingCentral מציעה גם תמיכה בצ'אט חי 24/7. אם אתה מנהל עסק עולמי עם צרכים מסביב לשעון, אתה תרצה למצוא ספק שירות שיכול להבטיח שהשאלות שלך ייענו מייד (או לפחות באופן מתוזמן). אם הם לא יכולים להציע זאת, אולי תרצו לחפש במקום אחר, במיוחד אם מערכת הטלפון שלכם היא השיטה העיקרית לתקשורת עם לקוחות.

היזהר כשאתה מוסיף יכולות למערכת הטלפון שלך, עם זאת, במיוחד במקרה של שילובים מותאמים אישית שהוזכרו לעיל. רק מכיוון ש- RingCentral מציעה מדיניות טובה בנושא תמיכת לקוחות, אין פירושה שהספק של כל מה ששילבת עם RingCentral עושה. וגם אם כן, אין זה סביר שהם יתמכו במנגנון אינטגרציה שפותח באופן פנימי. עיין בכל רכיב במערכת התקשורת הקולית הכוללת שלך וודא שאתה יודע למי להתקשר, מתי להתקשר ולמה. כמו כן, אם אתם מתכוונים לפתח שילובים בהתאמה אישית, כדאי מאוד לבדוק אפשרויות תמיכה מובחרות. כן, זה כסף נוסף, אבל אם יש לך מומחים זמינים במהלך פיתוח וגם בתפעול יומיומי, יכול לשלם דיבידנדים אדירים בעתיד.

6. אבטחה

אבטחה היא חובה לכל שירות מבוסס ענן המחובר לעסק שלך, וקטורי ההתקפה מתפתחים כל יום. עבור יישום מחובר לאינטרנט כמו VoIP, יישום המשמש כמרכז התקשורת העסקית שלך, אמצעי אבטחה מבפנים החוץ חיוניים עוד יותר. עשה בדיקת נאותות שלך מול ספקים כדי לדעת היכן האחריות מוטלת על נתונים המאוחסנים בשירות מבוסס ענן, ואם אפשר לשאת ולתת על תנאי האבטחה בחוזה שלך. חפש שירותים המציעים קידוד מקצה לקצה, קידוד לנתונים במנוחה (אם יש כאלה) ולא רק אימות בסיסי, אלא גם אפשרויות מתקדמות, במיוחד אימות רב-גורמי וביומטריה.

מאחורי חומת האש שלך, דבר עם צוות ה- IT שלך וודא שגם האבטחה שם בראש. וודא שחומרת הרשת המקומית שלך מודעת ל- VoIP ויש לה מאפייני אבטחה בדרגה עסקית… ואז וודא שהם מופעלים היכן שהם צריכים להיות. לדוגמה, רשתות LAN וירטואליות (VLAN) משמשות לרוב כדי להפריד את התעבורה הקולית מסיבות איכות שיחה שכןוון שיש רשת ייעודית לתנועה זו, פירוש כי נתוני יישומי רשת אחרים אינם יכולים להפריע ולגרום לממצאים שמעיים במהלך שיחה או אפילו שיחות שנשמטו. אבל VLANs נהדרים גם לאבטחת שיחות VoIP כל עוד ה- IT מגדיר אותם עם זה בראש. לקבלת מידע נוסף, עיין ברשימה זו של עשה ואל תעשה בכל מה שקשור לאבטחת תקשורת ה- VoIP שלך.

7. תקשורת מאוחדת

ספק שירותי ה- VoIP שלך יכול להיות גם חנות עצירה עבור כל צרכי התקשורת שלך, ורובם יישמו יכולת זו תחת השם תקשורת מאוחדת כשירות (UCaaS). משמעות הדבר היא שילוב פונקציונליות הצ'אט שלך, שיחות ועידה, מיילים, שיחות טלפון, שיחות וידאו ותא קולי באפליקציה אחת. כל השירותים שבדקנו מציעים סוג כלשהו של שירות מסוג זה, אך לא כל ספק VoIP מטפל בזה באותה צורה.

לדוגמה, לפלטפורמות כמו הזוכים בבחירת העורכים שלנו, AT&T ו- RingCentral, יש יכולות תקשורת אחידות עשירות מאוד המכסות את כל הערוצים שהוזכרו לעיל כמו גם חללי ישיבות חכמים ותכונות שיתוף פעולה דומות. ספקים מכוונים יותר לתוכנה, כמו Dialpad, יציעו טלפונים חכמים מתקדמים ומאוחדים מאוד, אך הם לא יוכלו לשלב טלפונים חומרה באותה קלות. לבסוף, ספקי עלות נמוכה מאוד, כמו חגב, עשויים שלא להציע שום הוראות תקשורת אחידה או סתם ערוץ נוסף או שניים, כמו פקס וטקסט.

להבין אילו ערוצים העסק שלך משתמש מדי יום בכדי לבצע את העבודה הוא המפתח ליישום יעיל של תקשורת אחידה. אם כל מה שאתה משתמש בו הוא קולי, אז אינך צריך לדאוג בקשר לזה, אך בימינו זה כמעט חד קרן. כל עסק מתקשר באמצעות יותר ערוצים שפשוט משמיעים קול, ושימוש במערכת אחידה פירושו יכולת להשתמש בערוצים אלה בצורה יעילה יותר. ללא אפליקציית UCaaS, תריץ מערכות שונות בכל ה- SMB שלך, ללא דרך לעקוב אחר מי קיבל איזו הודעה, באיזה מכשיר, ובאילו אמצעי.