התארגנו: 7 שלבים פשוטים לניקוי הכונן בגוגל

ממש כמו כל מקום אחר בו אתה שומר את הדברים שלך, Google Drive יכול להיות מבולגן. אתה מכין קובץ או שניים, מייבא כמה מסמכים מג'ימייל, מקבל תיקיה משותפת ולפני שאתה יודע את זה, כל המקום הוא אסון.

אתה יכול לארגן קבצים בכונן Google שלך ​​על ידי הכנתם לתיקיות ושימוש בכלים אחרים, רעיוניים וממשיים, כדי להבטיח שתמיד תוכל למצוא את מה שאתה צריך. טיפים ונקודות ייעוץ אלה יראו לך כיצד לארגן קבצים בכונן Google, והם צריכים לעבוד גם אם אתה משתמש ב- Google Drive for Work.

1. הגדר את תצוגת ברירת המחדל שלך

אתה יכול להציג קבצים ותיקיות ב- Google Drive שלל דרכים שונות. לדוגמה, באפשרותך להציג הכל ברשימה או בתצוגת רשת, וכן להגדיר את מרווח השורות לנוח, נעים או קומפקטי. החלט כיצד תרצה להסתכל בכונן Google שלך ​​על ידי משחק עם ההגדרות עד שאתה מאושר. אני אוהב תצוגת רשימה עם ריווח נוח, אז זה מה שתראו ברוב התמונות מסך כאן.

אל תסתכל על המעקה הצד השמאלי. הרבה אנשים מתמקדים במרכז המסך כשהם מסתכלים על Google Drive. בכל הקשור לארגון התיקיות והקבצים שלך, עם זאת, הקפד לוודא את המעקה השמאלי הזה. אתה יכול לראות את התיקיות ותיקיות המשנה שלך בקלות ולשמור את מרכז המסך לתוכן של כל תיקיה שתבחר להציג.

2. צור שלד תיקיות

צור לעצמך שלד תיקיות בעזרת מבנה ושמות שמתאימים לך ביותר. איך מארגנים את הקבצים והתיקיות שלך באפליקציות אחרות? מה עולה בראש כשאתה חושב על מסמך שאתה זקוק לו? הדרך הטובה ביותר להבין כיצד להגדיר את התיקיות שלך היא לענות על שתי השאלות הללו.

עבור אנשים רבים מה שעולה בראש ובראשונה הוא תוכן עבודתם, ולכן הם משתמשים בשמות נושאיים כמו פרויקט X או עבודת בית ספר לתיקיות. באופן אישי אני נצמד לתאריכים. כשאני צריך למצוא קובץ, בין אם זה חתיכת כתיבה או תמונה, אני תמיד חושב מתי יצרתי אותו. כתוצאה מכך, אני משתמש בתאריכים בכבדות בתיקיות ושמות הקבצים שלי. לדוגמה, יש לי תיקיות לשנת 2019, 2018, 2017 וכן הלאה. אני משתמש גם במספרים שתואמים שנים וחודשים. לדוגמא, 1906 פירושם שנת 2019 והחודש השישי, או יוני. כשאני מסתכל על תיקיה שמתחילה במספרים מסוימים, אני יודע בדיוק למה הם מתכוונים, וזה עוזר לי למצוא את הקבצים הדרושים לי במהירות.

ראיתי אנשים מקוונים שממליצים להוסיף אמוג'י לשמות התיקיות שלך בכדי לתת לך רמזים חזותיים נוספים. לא! אמוג'י לא תמיד ממירים לפורמטים אחרים היטב, ולכן כשמנסים ליצור קישור משותף לתיקיה או לייצא אותה, התמונות יכולות לשבור אותה.

3. צור תיקיות משנה

תיקיות משנה הן מפלה ארגונית. הכינו אותם והשתמשו בהם! הם עוזרים לך למיין ולסווג את הקבצים שלך בקבוצות קטנות וספציפיות יותר.

אם יצרת תיקיות אך תקועה ומנסה להבין אילו תיקיות משנה לעשות, אולי אינך זקוק להן עדיין. אתה יכול גם ליצור תיקיה בשם DONE או OLD כך שכאשר העבודה מסתיימת או שהתיקיה אינה בשימוש, אתה יכול לגרור ולשחרר אותה לשם.

4. השתמש בצבע

צבעים הם רמז חזותי נהדר, ו- Google Drive מאפשר לך להוסיף צבעים מותאמים אישית לתיקיות שלך. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כל תיקיה, בסרגל הצד או בחלון הראשי, ובחר באפשרות שנה צבע. ואז בחר את הצבע הרצוי.

הטריק שאני משתמש בו הוא להפוך את התיקיות הפעילות שלי לירוק. לפעמים יש לי תיקיות או תיקיות משנה שיושבות סרק זמן מה, אבל תיקיה אחת או שתיים ביניהן עדיין בשימוש. אני מדגיש את התיקיות הפעילות בירוק ומשאיר את האחרות אפורות. ככה, כשאני רוצה לקפוץ ישר לעבודות שלי, יש לי אור ירוק שמנחה אותי לעבר התיקיה שמחזיקה את העבודות שלי שנמצאות בתהליך.

5. הוסף כוכבים לקבצים ותיקיות המשמשים לעתים קרובות

כונן Google מאפשר לך להוסיף כוכב לקבצים ותיקיות. אתה עושה זאת באותו אופן שאתה מוסיף צבע: לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ או התיקיה ובחר הוסף לכוכב.

אני ממליץ להוסיף כוכב לקבצים המשמשים לעתים קרובות. ככה, תוכלו למשוך רשימה של כל החומרים אליהם אתם ניגשים באופן קבוע, לא משנה היכן הם נמצאים בכונן, על ידי לחיצה על הכותרת המסומנת במעקה השמאלי.

6. העבר קבצים 'משותפים איתי' חשובים

התבונן בכותרת במעקה השמאלי בשם Shared With Me. לחץ עליו ויכול להופיע בלגן של קבצים ותיקיות. אל תדאג יותר מדי לגביהם. אם יש דברים חשובים בקבוצת הדברים ההיא, ישנם שלושה דברים שימושיים שתוכלו לעשות איתם:

הוסף כוכב. הוספת כוכב לקובץ ששיתף איתך עושה את אותו הדבר כמו להוסיף כוכב לאחד הקבצים שלך. זה גורם להופיע ברשימת התוכן המסומנים בכוכב.

שמור בכונן / העבר לתיקיה. אפשרות נוספת היא להוסיף את הקובץ לכונן Google שלך ​​ולהכניס אותו לתיקיה. אתה יכול ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ ולבחור העבר אל. לאחר מכן, בחלון שמופיע, נווט אל התיקיה בה ברצונך לשמור קובץ זה. אפשרות נוספת שעושה את אותו הדבר היא לבחור את הפריט שברצונך לשמור ואז ללחוץ על סמל Google Drive בחלק השמאלי העליון של המסך. לאחר מכן יש לך הזדמנות להעביר אותה לתיקיה שתבחר. כך או כך, אתה יוצר למעשה קיצור דרך לקובץ המשותף מהמיקום החדש שאתה בוחר. הקובץ עדיין משותף עם כולם ועדיין שייך לבעלים המקורי.

צור עותק. אם אתה מכין עותק של קובץ ששיתף אותך, העותק החדש יהפוך לשלך. וזה בדיוק זה, עותק. זה כבר לא מחובר לקובץ המשותף, ואותם אנשים אין בהכרח הרשאה לגשת אליו.

• כונן גוגל כונן
• 35 עצות של כונן גוגל שלא תוכלו להרשות לעצמך להחמיץ 35 עצות של גוגל דרייב אינך יכול להרשות לעצמי להחמיץ
• התארגנו: כיצד להפעיל קבלות קריאה ב- Gmail התארגן: כיצד להפעיל קבלות קריאה ב- Gmail

7. זבל את האשפה

כשאתה מסיר קובץ או תיקיה מכונן Google, הוא נכנס לפח והוא נשאר שם עד שתוציא את האשפה. ככל שתיתנו לאשפה להתארך זמן רב יותר, כך יש פחות אמון מוחלט כי כל מה שיש בה צריך להיהרס לחלוטין, ואז תתלו על האשפה עוד יותר. עשו לעצמכם טובה ורוקו את האשפה מדי פעם. זה יעזור לשמור על שטח האחסון שלך ב- Google Drive ברמה מדויקת, וזה יעזור לשפיותך כשאתה מנסה לשמור על חשבון מסודר.