התארגנו: 6 טיפים לתחילת העבודה עם ניהול פרויקטים

ניהול פרויקטים הוא עבודה קשה. צוותים וארגונים מנסים לעבוד רזים יותר, ופעמים רבות פירוש הדבר ביטול תפקידו של מנהל פרויקטים ייעודי. למרות שעדיין ניתן לקבל תואר מתקדם בנושא, זה לא נדיר שאנשים עם ניסיון מועט או חסר למצוא את עצמם נכנסים לתפקיד מנהל הפרויקט, לרוב בראש תפקידם הרשמי. למרות שזו יכולה להיות חוויה מדהימה, קיימות בשוק כל כך הרבה תוכנות חזקות לניהול פרויקטים, עד שפרויקט או שניים קטנים כלל לא ידרשו מנהל פרויקט.

אם אין לך ניסיון רב בניהול פרויקטים, הנה כמה עצות שתתחיל. תודה רבה לפיטר קלרקסון, לשעבר מחברת מאסטרו פיתוח, וג'ייסון ווסטלנד, מנכ"ל ProjectManager.com, על התובנה שלהם לגבי גרסה קודמת של מאמר זה.

1. וודא שיש לך פרויקט

לפני שתתחיל לנסות לנהל פרויקט, וודא שיש לך פרויקט! עצה זו אולי נשמעת פשוטה מדי, אך שמעתי אותה פעם אחר פעם ממנהלי פרויקטים מומחים.

פרויקט הוא קבוצת משימות שיש להן תאריך התחלה, תאריך סיום וניתן להעברה. ניתן לספק כל דבר שנמסר בסוף העבודה, כמו מוצר פיזי או אתר מתפקד. בניית בית זה פרויקט. עיצוב מחדש של אתר (כמפורט במסך מ- ProofHub למטה) הוא פרויקט. אם אתה יכול להלכה למחוק את כל המשימות של הפרויקט למישהו אחר ולקבל משהו בחזרה מאותו אדם, זה פרויקט.

לפעמים אנשים מבלבלים בין עבודה שוטפת לפרויקטים, אז הרשו לי לתת כמה דוגמאות לעבודה שוטפת כדי להבהיר. כתיבת תוכן חדש לאתר אינטרנט בכל שבוע היא עבודה מתמשכת, למרות שאתה יכול להסתכל על הפקת כתיבת יחיד אחת כפרויקט קטן משלה. מתן תמיכה בתחזוקה לקוד על ידי תיקון קבוע שלו זו עבודה שוטפת. מענה לדוא"ל של לקוחות או לשיחות טלפון הוא עבודה מתמשכת.

2. תקופת גילוי

לפני שהם מתחילים בפרויקט, יש אנשים שממליצים על מה שנקרא גילוי. גילוי ניהול פרויקטים שונה מגילוי במובן המשפטי. לענייננו, זה פרק זמן בו האנשים המבקשים את הפרויקט בוחנים מה הם רוצים לעשות או לעשות ומדוע. זה יכול להיות מפגש, סדרת פגישות, או פרק זמן פתוח לחשיבה וחקירה חופשית.

להלן מספר שאלות שצריך לחקור בזמן שאתה בגילוי.

• מה יהיה הפרויקט? כמה ספציפית אתה יכול להגדיר את זה?
• מה מטרתו?
• אילו תוצאות אתה רוצה?
• אילו משאבים עליכם לקחת על הפרויקט הזה?
• מתי אתה זקוק למוצר הסופי והאם המועד האחרון שלך סביר בהתחשב במשאבים שלך?

3. הגדר את היקף

אתה יכול לשמוע שמנהל פרויקטים מנוסה אומר את זה: "אם זה לא בתחום, זה לא בפרויקט."

כל פרויקט זקוק להיקף ברור. היקף הפרויקט מגדיר בדיוק מה יהיה הפרויקט. זוהי רשימה נעולה של כל ההיבטים, הנכסים, התכונות, המסירה והפרטים האחרים הקשורים לפרויקט. ברגע שהוא נעול, אינך יכול להוסיף לזה. לדוגמה, אם אתה בונה בית, ההיקף יגדיר כמה קומות הבית יכיל, הקטעים המרובעים שלו, כמה חלונות יהיו, כמה מדרגות, מתגי תאורה וכדומה.

הסיבה שפרויקטים זקוקים להיקף ברור לפני שתתחיל אותם היא כך שאף אחד לא ינסה להוסיף משהו שהוא מחוץ לתחום ברגע שהפרויקט התחיל. הוספה להיקף הפרויקט לאחר שהחלה משליכה את ציר הזמן, התקציב והמשאבים הזמינים שלו. אם אתה כל הזמן מוסיף משימות לפרויקט, הוא עשוי להפסיק להפוך לפרויקט - זה עשוי להיות פשוט עבודה מתמשכת.

הגדרת ההיקף יכולה לקרות בפגישת גילוי, או שהיא עשויה פשוט להגיע משיחות בין הלקוח או האדם המבקש את הפרויקט לבין המוביל או מנהל הפרויקט.

4. ערכו פגישת קיקוף

פגישת kickoff היא היכרות עם כל מי שיעבוד על הפרויקט. מפגש זה נותן את הטון לעבודה העומדת לפנינו ומוודא שלכולם בצוות הפרויקט יש מידע ברור על מה הם יעשו ומדוע.

שימו לב כיצד קיום פגישת kickoff אפילו לא קרוב לדבר הראשון שאתם עושים כשאתם מנהלים פרויקט! מכיוון שהבעיטה עוזרת להעלות את כולם על אותו דף, אתם רוצים להיות בטוחים שיש לכם הבנה ברורה של הפרויקט וההיקף כך שתעבירו אותו לכל אחד בביטחון.

במהלך פגישת הפתיחה, על מוביל הפרויקט להגדיר לפחות את ארבעת הדברים הבאים:

• היקף הפרויקט,
• שחקנים ותפקידם,
• ניתן לספק ו
• אבני דרך.

כבר דיברנו על היקף הפרויקט. עבור השחקנים ותפקידיהם, מוביל הפרויקט יציג את הקבוצות השונות ותורמות זו לזו. בנוסף, פגישת הפתיחה היא זמן אידיאלי לדון בהיררכיה, כלומר מי מדווח למי ומי יוצא לדרך.

דיון על הניתנים יחפוף עם הדיון בהיררכיה מכיוון שעליך לענות על השאלה "מי יקבל כל אחד שניתן למסור?"

אבני דרך (כפי שמוצג בתוכנת ניהול הפרויקטים של בחירת העורכים) פרויקטים של עבודת צוות, לעיל) הם נקודות בפרויקט המראים התקדמות ברורה לקראת המטרה הסופית. כשאתם בונים בית, הנקודה שיש לכם בסיס ושפכו עלולה להיות אבן דרך. כשיש לך את המסגרת במקום זה עוד ציון דרך. בזמן פגישת kickoff, עליכם לדעת מה יהיו אבני הדרך של הפרויקט גם אם עדיין אין לכם תאריכים. לפעמים אתה זקוק למומחי צוות אחרים, כמו מוביל התכנות או מוביל העיצוב, שיעזרו להבין בדיוק מתי אבני הדרך האלה צריכות ליפול. זה טוב להכנס לפגישת בעיטת פתיחה עם מושג גס על מועדי אבן הדרך שלך, אבל תן לכל צוות להוביל סיכוי לשקול ולהתאים אותם.

5. ממפה את מועדי הפרויקט שלך

מוקדם יותר דיברנו על כך שלכל פרויקט יש תאריך התחלה ותאריך סיום. הפתיחה יכולה להיות תאריך ההתחלה הרשמי שלך. תאריך הסיום אמור לסמן את הסגירה הסופית המוחלטת של כל העבודות. שום עבודה על הפרויקט לא מתרחשת לאחר תאריך זה. זה רגע אמיתי למחוק, עפרונות למטה.

כעת, לאחר שקיימת פגישת פתיחה, כל שחקני המפתח (כמו מנהל הפרויקט ומובילי הצוות) יכולים להבין את אבני הדרך המדויקות ותאריכי המסירה ולארוך אותם בלוח השנה בין תאריך ההתחלה לתאריך הסיום.

אם אתה משתמש בתוכנת ניהול פרוייקטים, זה הרגע שתתחיל להשתמש בה. הכניסו את כל התאריכים החשובים שלכם לאפליקציה. תוכל גם להעלות תיעוד אחר שיצרת עד כה, כמו היקף הפרויקט. עכשיו זה גם הזמן הנכון להתחיל להזמין את כל השחקנים להצטרף לתוכנה. כאשר אנשים מצטרפים לאפליקציית ניהול הפרויקטים הם יכולים לקבל משימות, לעדכן את התקדמותם ולשתף פעולה בדרכים אחרות. דוגמה לכל המידע הזה, הממופה בתרשים גנט ב- TeamGantt, ניתן לראות להלן. למידע נוסף על תרשימי גנט, תוכלו לקרוא את המאמר שלי על 5 שלבים פשוטים לתחילת העבודה עם תרשימי גנט.

6. הגדר ציפיות לתקשורת

גם לאחר פגישת הפתיחה וגם במהלך הפרויקט, חשוב לשמור על קווי תקשורת פתוחים. בין לקבוצה שלך מנהל פרויקטים במשרה מלאה ובין אם לא, מי שנקודת הקשר העיקרית לפרויקט צריכה להיות זו שמעודדת ומקלה על התקשורת. זה לא רעיון רע לקיים פגישה נוספת של כל הידיים לפני שהפרוייקט ייגמר במלואו, כך שאנשים יוכלו לשאול את כל השאלות שנותרו להם.

קבע מוקדם ציפיות לתקשורת. האם לידים בקבוצה יגישו עדכון שבועי על התקדמות קבוצתם? כמה פגישות ידיים יתקיימו במהלך הפרויקט - לפעמים הן אינן נחוצות; מה הפרויקט שלך צריך? לעתים קרובות, צוותים קטנים יותר בפרויקט, כמו צוות העיצוב או צוות התכנות, מקיימים פגישות צ'ק אין חוזרות בהן כולם חוזרים על מה שהם עשו לאחרונה ומעלים בעיות אפשריות. ככל שאנשים נותנים יותר טוב בעיות פוטנציאליות מוקדם יותר, כך הסיכוי של כולם טוב יותר לסכל אותם או להתמודד איתם.

נע קדימה

חמושים בטיפים הבאים להתחלה, כעת תוכלו לחפור בבשר של הפרויקט. תוכנת ניהול פרויקטים עובדת דרך ארוכה כדי לסייע להתעדכן כל המעורבים בפרויקט בהתקדמותו. עם זאת, דרוש כמות טובה של אינטראקציה אנושית, ובהירות רבה ככל האפשר על הפרויקט ופרטיו.