6 דברים מגניבים שתוכלו לעשות עם ענן המסמכים של Adobe

הלקוחות של Adobe Document Cloud משתמשים לעתים קרובות בברירת מחדל בעיקר ככלי ליצירה ועריכה של PDF. אבל בעוד Adobe בהחלט נשארת מלך על תקן ה- PDF שלה, ענן המסמכים הוא פלטפורמת ניהול מסמכים תחרותית ביותר עם שפע של תכונות שיכולות להועיל לארגון שלך. ממסמכים הניתנים לעריכה וניתנים לחתימה בקלות למסמכי PDF הניתנים לניהול בכל מכשיר וכלה בתכונות אבטחה מתקדמות המאפשרות באמצעות סיווג נתונים; הכל זמין בענן המסמכים.

אחד הכלים החשובים של הסוויטה נקרא Adobe Scan, אפליקציית אנדרואיד ו- iOS המאפשרת למשתמשים לצלם תמונות באמצעות מצלמת סמארטפון. אדובי הוסיפה לאחרונה את Adobe Sign לארסנל שלה, כלי המאפשר למשתמשים, לשתף, לחתום באמצעות דואר אלקטרוני, לאשר ולנהל מסמכים. תחת מטריית Adobe Sign נכנסות כמה תכונות חדשות שהופכות את הטלפון שלך למוקד ניהול זרימות עבודה.

ליסה קרופט, מנהלת שיווק מוצרים בקבוצה של Adobe Document Cloud, אמרה: "אנשים נהנים לצרוך תוכן בנייד, אך הם גם מבקשים מאיתנו לעזור להם ליצור תוכן ולעשות משהו מועיל עם התוכן הזה. "נייד הוא ההזדמנות לספק חווית מסמך מודרנית."

להלן חמישה דברים שאתה יכול לעשות עם Adobe Document Cloud שכנראה לא ידעת שאתה יכול.

1. חתימה על מסמך ללא מסך מגע

באמצעות Adobe Sign, אתה יכול לשלוח הודעת טקסט של החתימה שלך מאפליקציית Sign בסמארטפון לגירסת שולחן העבודה שלך של Cloud Cloud. מכאן תוכל לגשת לחתימה החדשה שיצרת ולהחיל אותה על כל רשומה או מסמך. זה שימושי במיוחד לעובדים שנמצאים בעיקר בשולחן העבודה ללא פונקציונליות מגע.

לדוגמה, דמיין שסם נמצא בשולחן העבודה שלו אך הוא מעדיף לחתום על מסמך במכשיר הנייד שלו. על ידי לחיצה על אפשרות החתימה הניידת, סם מתבקש להזין את מספר הטלפון שלו. לאחר מכן הוא נשלח בקשת סימן במכשיר הנייד שלו. הוא חותם, מכה ב"סיים "והחתימה עוברת לשולחן העבודה. "זו דרך נהדרת לספק לאנשים בחירה, אולם היא בחרה לחתום, לא משנה באיזה מכשיר הם נמצאים, " אמרה קרופט.

2. הכניסו את המיילים שלכם לחיים קטנים

בעבר היית מבקש חתימות מקולגות עם הודעות אימייל רגילות ומשעממות. באמצעות Adobe Sign, אתה יכול כעת להתאים אישית את תבנית הדוא"ל שלך כך שתכלול את הלוגו, הגופנים והפיזאז הכללי של החברה שלך. אתה יכול להשתמש בתמונות באנר כדי להביא סגנון כלשהו לבקשות החתימה שלך, אשר מחלקת השיווק שלך תודה לך עליה לאחר שהחתימה תתחיל להתגלגל בתדירות גבוהה מהרגיל.

"יתרון תחרותי שיש לנו הוא שלקוחותינו יכולים למתג את חווית ההחתמה באופן מלא. אני יכול למתג אותה באמצעות הלוגו שלי ועם כתובת האתר שלי, " אמר קרופט. "אבל עכשיו הם יכולים לשווק לך כדי לדבר על מוצרים חדשים."

3. תיהנו משירות מהיר יותר של Onboarding ומשירות לקוחות

השילובים האחרונים של אדובי עם ServiceNow ו- Microsoft SharePoint מציבים ניהול מסמכים, שירות לקוחות ומשאבי אנוש (HR) תחת קונסולה אחת פשוטה. בנישואין אלה אתה יכול להוסיף את Adobe Sign לכל זרימת עבודה ב- ServiceNow ו- SharePoint, כולל טפסים של הסכמי שכירות חדשים, חוזים עסקיים ותגובות לפניות שירות לקוחות שנפתרו.

בעבר היית דוחף את המסמך לעובדיך באמצעות הודעת דוא"ל מ- ServiceNow. העובדים שלך היו פותחים את המסמך, חותמים עליו עם Adobe ומשלחים אותו בדוא"ל. תפתח את המסמך ותטען אותו ב- ServiceNow. כיום, אתה יכול פשוט לשלוח את המסמך לעובד שלך במערכת ServiceNow והוא יתן את חותמו בתוכנה.

4. סרוק כל דבר ובכל מקום

זוכרים כמה היה איסוף תקבולים עסקיים נורא? אתה אוסף את כל התקבולים שלך, סורק אותם לסורק, ממיר אותם ל- PDF ואז שולח אותם לגורואים הכספיים שלך. כיום התהליך הזה הפך להרבה יותר פשוט. Adobe Scan מאפשר כעת להפוך כל תמונת טלפון מצלמה למסמך PDF. באמצעות Adobe Sensei, כלי הבינה המלאכותית של החברה (AI), Adobe Scan מסוגל לאתר גבולות תמונה נכונים, לתקן פרספקטיבה ולהסיר צללים כדי שהטקסט ייראה ברור.

לדוגמה, באפשרותך לסרוק דף מגזין כדי לשלוף את הטקסט, להפריד תמונות ולהתרחק באזורים ספציפיים בעמוד. כשאתה שומר אותו, הוא מועלה אוטומטית למסמך ענן. אתה יכול גם למשוך תמונה נוספת או להסיר תמונה מקורית.

5. ערוך והתאם טקסט סרוק

יתכן וחשוב יותר, Adobe Scan יכול להמיר אוטומטית טקסט מודפס או כתוב לטקסט דיגיטלי שניתן לבחור, להעתיק או לבטא באמצעות Acrobat Reader DC או Acrobat DC. פירוש הדבר שלא תצטרך לגלול בדף אחר דף של הערות בכתב יד כדי לנסות לפענח את מה שמישהו אחר ניסה לומר. בעזרת Adobe Scan, ההערות יומרו לטקסט ברור וברור שבתוכו תוכלו לחפש או להעתיק ולהדביק לשימוש במסמך משני.

"כמו הצעות Adobe האחרות שלנו, סנסיי היא ליבת המותג שלנו", אמרה קרופט. "בעזרתו אתה יכול למעשה לעשות יותר עם הסריקות שלך. אתה יכול להפוך את התוכן שלך לאינטליגנטי ולחפש, ולהעביר אותו לזרימות עבודה דיגיטליות בענן. כל דבר עם טקסט או תמונות מודפסים יהיה אפשרות לסריקה. שתף אותו, בצע נוספים עריכה, או שתוכל אפילו לקחת אותה לזרימת עבודה או מערכת אקולוגית אחרת אם היית צריך לעשות זאת."

6. שפר את האבטחה עם סיווג המסמכים

זה דורש הוספת Acrobat DC לתצורת Adobe Cloud שלך אך היתרונות שווים את זה. כאשר Acrobat DC פעיל, תקבל גישה למגוון רחב של יכולות סיווג שישאירו את המסמכים והנתונים שלך מאובטחים אפילו מעבר למתחם או לגבול הענן שלך. לדוגמה, אתה יכול להטביע בקרות אבטחה בקבצי PDF חסויים הדורשים סיסמאות או אישורים כדי לגשת למסמך. לחלופין, אתה יכול לדרוש מאישור השולחים באמצעות זיהוי דיגיטלי או בדיקת הרשאות. על ידי שימוש בסיווג נתונים, אתה יכול להוסיף אמצעי אבטחה כאלה כמדיניות בהתאם לסוג המסמך שנוצר. מנהלי מערכת יכולים ליצור מדיניות כזו ב- Acrobat DC, להקצות תכונות אבטחה ספציפיות לסוגים מסוימים של מסמכים. כאשר נוצרים מסמכים כאלה בעתיד, בקרות אלה יושמו אוטומטית.

אתה יכול ליישם יכולות דומות על ידי שימוש בדברים כמו ניהול זכויות דיגיטליות של מיקרוסופט, אך בדרך כלל הם מחייבים לגבש יחד פתרונות מרובים מספקים שונים. השגת הכל כחלק מעננת המסמכים של אדובי היא לא רק קלה יותר, היא מסייעת להבטיח שתכונות מתקדמות כאלה יעבדו עם מינימום של מהומה מראש.