התארגנו: 5 אפליקציות שאתה צריך כדי להיות חסרות נייר

מעבר ללא נייר לא חייב להיות קשה, במיוחד אם אתה יודע אילו כלים יכולים לעזור לך לעשות זאת. אם אתה מנסה לוותר על הנייר לחלוטין, ישנם לפחות חמישה כלים שאתה צריך כדי שזה יעבוד.

איפה בחייך אתה עדיין משתמש בנייר? אולי אתה שומר את רשימת המטלות שלך במחברת או אולי יש לך ערימת מסמכים שאתה צריך כדי להיכנס לדיו. אתה יכול לחסל כמעט את כל העיתון בחייך כשיש לך חמישה כלים אלה:

1. אפליקציית רשימת מטלות,
2. אפליקציית סריקה,
3. שירות סינכרון קבצים,
4. כלים לחתימה אלקטרונית, ו
5. שירות מסירת מסמכים.

בואו נסתכל מקרוב על כל אחד מהכלים הללו ומה הם עושים. אני גם נותן המלצות לאפליקציות ספציפיות בהן תוכלו להשתמש כדי לעזור לכם להתחיל.

1. אפליקציית רשימת מטלות

לעולם לא הייתי מכה באצבעי במישהו שמשתמש ברשימת מטלות נייר אם הם מוצאים שזה עובד עבורם. אם אתה מנסה ללכת ללא נייר, עם זאת, אחד המקומות הטובים ביותר להתחיל בו הוא העברת כל המשימות והרשימות שלך לאפליקציה.

היישומים הטובים ביותר לרשימת המשימות יעילים בהרבה מרשימות נייר. עם הנייר, אתה תקוע במעברים חוצה, ואינך יכול בקלות לארגן מחדש משימות כאשר סדר העדיפויות שלך ישתנה. אתה גם לא יכול להקצות משימות לאנשים אחרים ולקבל התראות ברגע שהם משלימים אותן.

עם אפליקציית רשימת מטלות, אתה מקבל תזכורות לתאריכי יעד צפויים, התראות כאשר מישהו אחר מסיים משימה, את היכולת לארגן מחדש את הרשימה שלך בכל עת והטבות רבות אחרות. שלושת הבחירות המובילות שלי מבין אפליקציות רשימת המטלות הן:

• טודואיסט פרימיום
• אסאנה (מוצג למעלה)
• כל דבר

אם אתה מנסה ללכת ללא נייר, אתה צריך למצוא אפליקציית רשימת מטלות שעובדת עבורך ולהתמיד איתה במשך כמה שבועות.

התחל ביצירת שלוש קטגוריות של רשימות: עבודה, אישי ומשק בית. אתה תמיד יכול לשנות אותם מאוחר יותר אם הם אינם מתאימים לצרכים שלך. בקטע העבודה שלך, רשמו משימות בעבודה שעליכם לסיים השבוע. ברשימה האישית שלך, רשום כל דבר אישי שאתה צריך לעשות כדי לשלוח כרטיס תודה או לקבוע פגישה עם תספורת. השתמש בקטע הביתי שלך להפעלת רשימת קניות למכולת.

זה מספיק כדי להתחיל. כשאתה משתמש באפליקציית המטלות שלך, תגלה אילו אסטרטגיות עובדות לך הכי טוב כשמדובר בארגון רשימות, הגדרת תזכורות והקצאת משימות לאנשים אחרים. עם זאת, במשך השבועות הראשונים עדיף לשמור על רשימות קצרות וברורות. השימוש באפליקציית רשימת מטלות בפעם הראשונה זה כמו לאמץ הרגל חדש; אם זה מסובך מדי, יתכן שלא תעמוד בזה. לאחר שבאמת ירדתם את ההרגל, תוכלו להתחיל לשכלל את האסטרטגיות של רשימת המטלות שלכם.

2. אפליקציית סריקה

אפליקציית סריקה לא יסולא בפז בהפכת מסמכי נייר חשובים לקבצים דיגיטליים. כשאתה דיגיטציה של מסמכים, אתה מכין עותק גיבוי שלהם, מה שאומר שאתה יכול לגרוס או למחזר את המקור, או לתקן אותם בבטחה. חלק מהפריטים שתרצו לספר בדיגיטציה הם הגשת מס על נייר, מסמכי זיהוי, תעודות רשמיות (כמו לידה, מוות, נישואין או תעודה), אחריות וקבלות, מתכונים ואפילו מסמכים שאינם נייר, כמו הפרטים וההוראות. מודפס על החלק התחתון של הנתב wifi הביתי.

אפליקציות סריקה הופכות את המצלמה של הטלפון שלך לסורק. אמנם אתה יכול להשתמש בכל מדפסת עם סורק לסינכרון מסמכים, אפליקציות לסריקה ניידות הן כל כך הרבה יותר נוחות, שלא לדבר על, ניידות. אתה יכול לצלם תמונה של כל דבר בכל מקום.

אפליקציות הסריקה הטובות ביותר מגלות לא רק את הקצוות של הפריט שאתה סורק, אלא גם איזה סוג של פריט זה, בין אם הוא דף מתוך ספר או כרטיס ביקור. הטובים ביותר כוללים גם טכנולוגיית זיהוי תווים אופטית (OCR) כך שתוך דקה לערך מסריקת מסמך תוכלו להעתיק ולהדביק את הטקסט ממנו. אפליקציית סריקה טובה אמורה גם להיות מסוגלת להרכיב מספר דפים לקובץ יחיד.

שני אפליקציות סריקה העונות על כל הדרישות האלו וזמינות הן לאנדרואיד והן ל- iOS הן:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (מנויים החל מ- $ 9.99 לשנה; או 59.99 $ לבעלות על הסף) ו
• Scanbot Pro (6.99 $).

3. כלי חתימה אלקטרונית

אם אתה הולך ללא נייר, אתה צריך להיות מסוגל לחתום על מסמכים בלי להדפיס אותם. אין כמעט סיבה להדפיס ולחתום על פיסת נייר שמישהו שולח לך באופן אלקטרוני. אתה אמור להיות מסוגל לחתום על רוב המסמכים באופן דיגיטלי, עם מעט מאוד חריגים. לשם כך אתה זקוק לאפליקציה שמאפשרת לך ליצור חתימה דיגיטלית ולהחיל אותה על קבצים.

כמה דוגמאות לתוכנה הכוללת כלים לחתימה אלקטרונית הם:

• Adobe Reader,
• אדובי אקרובט,
• דוקוסיין, ו
• תצוגה מקדימה של macOS (מוצג למעלה).

כדי להתחיל, ראשית עליך ליצור חתימה, שהיא לעיתים קרובות החלק הקשה ביותר מכיוון שחתימות נוטות להיראות מרושלות כאשר הן נעשות באמצעות עכבר, אצבע ומסך מגע או חרט. החדשות הטובות הן שעליך לעשות את הצעד הזה פעם אחת בלבד. לאחר יצירה ושמירה של חתימה, תוכלו להשתמש בה שוב ושוב. לפרטים נוספים על שתי השיטות הפופולריות ביותר, תוכלו לקבל פרטים נוספים על סיפורי PCMag כיצד לחתום על PDF באמצעות Acrobat Reader וכיצד לחתום על PDF בתצוגה מקדימה של macOS.

אם אתה מוצא את עצמך נאבק לחתום על שמך באמצעות עכבר, אצבע או חרט, בדוק אם יש אפשרות להצמיד תמונה של חתימה על נייר-נייר שאתה יכול להעלות.

4. שירות סנכרון קבצים

שירות סינכרון קבצים הופך את כל המסמכים לזמינים עבורך ולא משנה איזה מכשיר יש לך. להלן דוגמה לאופן שבו שירות סנכרון קבצים הוא הכרחי: הייתי בשדה התעופה לפני מספר שנים הגשתי בקשה ל Global Entry. המראיין שלי ביקש ממני הוכחת כתובת הדואר. זה לא ברישיון הנהיגה שלי, ולא הבאתי איתי דואר כדי להראות לו. ואז נזכרתי שסרקתי ושמרתי מסמך נדל"ן שנשלח אלי בדואר שנדרש לי. פתחתי את האפליקציה לנייד של שירות סנכרון הקבצים שלי והרמתי את המסמך כדי להראות למראיין. הוא היה מרוצה וקיבלתי את הכניסה הגלובלית שלי.

שלושה משירותי סנכרון הקבצים הידועים ביותר - ואין לי מהסס להמליץ ​​על אף אחד מהם - הם:

• קופסא,
• Dropbox, ו
• גוגל דרייב.

תוכנות רבות לסינכרון קבצים מאפשרות לך לשמור עותקים לא מקוונים של מסמכים גם במכשירים שלך, וזה שימושי במיוחד לכל מה שתצטרך במצב חירום, כגון תעודות ביטוח, תעודת זהות או שמות ומספרי טלפון בעץ טלפון..

לחלק משירותי סנכרון הקבצים הטובים ביותר יש גם כלים לשיתוף מסמכים, שנוכל להיכנס אליהם בהמשך.

5. כלי שיתוף המסמכים

דרך נפוצה לשלוח מסמכים דיגיטליים היא לצרף אותם לדוא"ל. עם זאת, אופציה זו אינה תמיד אידיאלית מכיוון שלא תמיד תוכלו לדעת מתי או אם הנמען קיבל אותם. (ניתן להשתמש בקבלות קריאה, אך הן פועלות רק אם הנמען לא חסם או דחה אותן.) בעיה נוספת בדוא"ל היא שחלק מהקבצים גדולים מדי, או שתוכנית הדוא"ל שלך מורידה אוטומטית את איכות המקור.

דרך חלופית לשלוח מסמכים דיגיטליים היא לשתף אותם באמצעות שירות אחר מבוסס ענן. שירותי סינכרון קבצים, כמו אלה המוזכרים בסעיף הקודם, מאפשרים בדרך כלל לשתף קובץ על ידי יצירת קישור אליו שתוכל לשלוח אליו כרצונך. שירותי אחסון בענן (שרבים מהם לא ניתנים להבדלה משירותי סנכרון קבצים) כוללים בדרך כלל גם אותם.

בדרך כלל, אתה מכניס את הקבצים שברצונך לשתף לתיקיה באפליקציית הסנכרון או האחסון בענן ולחץ באמצעות לחצן העכבר הימני כדי לקבל קישור שתוכל לשתף. מקישור זה, הנמען יכול להוריד את הקבצים. תלוי באיזה שירות יש לך, ייתכן שתוכל לראות מתי או באיזו תדירות האדם מוריד את הקובץ. שירותים מסוימים, כולל Dropbox, אפילו מאפשרים לך ליצור תאריך תפוגה לגישה.

הסתכל קדימה, התחל היום

עצה אחרונה אחת לגבי עצם הנייר היא להתחיל היום ולהסתכל קדימה ולא לאחור. כוונתי בזה הוא אל תנתק בדיגיטציה של כל צבר הנייר שיש לך. במקום זאת, אמצו מספר אפליקציות שיעזרו לכם להיות חסרי נייר החל מהיום , ותוכלו להתקדם עם ההרגלים החדשים שלכם.