תוכנת ניהול מסמכים 4 דרכים יכולה לחסוך לך כסף

אם החברה שלך שוקלת תוכנת ניהול מסמכים עסקיים, תן למספרים להנחות אותך. בטח, אתם בטח מודאגים מעוד עמלת רישוי תמידית נוספת ותמידית, שתוסיף חודש אחר חודש ושנה אחר שנה, אך תהיו סמוכים ובטוחים, כלים אלו בסופו של דבר יחסכו יותר כסף ממה שהם עולים. כלי של בחירת עורכים כמו Zoho Docs מספק לך גמישות רבה יותר, תכונות שיתוף פעולה ויכולת אחסון שיהיה לך אי פעם עם נייר, תיקיות קבצים וארונות אחסון.

שוחחתי עם ליסה קרופט, מנהלת שיווק מוצרים בקבוצה ב- Adobe Document Cloud, כלי ניהול מסמכים עסקי בעל יכולת יעילות וחסכונית, על הדרכים הרבות שניהול מסמכים עסקיים יכולים לחסוך לחברה שלך זמן, מקום, וחשוב מכך, המון כסף. להלן ארבע הדרכים הברורות ביותר כלים אלה מספקים החזר השקעה מעולה.

1. עלות ההדפסה

אם אתה מסוגל להיפטר לחלוטין ממסמכי נייר על ידי הפיכת כל הפעולה שלך לדיגיטלית, תגרום לך לקנות הרבה פחות נייר מהמתחרים שלך. בנוסף, תביא בסופו של דבר לבזבוז פחות כסף על הדפסה, הכוללת עלויות אנרגיה, דיו והמשלוח המשויך לשליחת מסמכים פיזית למקומות מרוחקים.

עסקים המדפיסים 10, 000 מסמכים יחסכו כ -2, 740 דולר על ידי מעבר למסמכים דיגיטליים (10, 000 מסמכים הם בערך 1/6 מג'יגה-בייט; עוד על כך בהמשך), לפי החישובים של אדובי. אם עלות הנייר לא מניעה אותך, חשוב על כמה תסייע לסביבה. עשרת אלפים מסמכים דורשים 11, 427 ליטרים של מים, 961 קילוגרמים של פסולת, ו -3, 725 קילוגרמים של עץ כדי לייצר. זה נזק רב למערכת האקולוגית שלנו.

"נסה לא להדפיס בכלל, " אמר קרופט. "ברגע שאתה מדפיס מסמך אתה מכניס עלות לניהול המסמך הזה. אם אתה שומר עליו דיגיטלי מקצה לקצה, אתה חוסך כסף מההתחלה."

2. עלויות אחסון

עלות הנדל"ן המסחרי במידטאון מנהטן, בה נמצאים משרדיה של PCMag, היא בערך 73 דולר למ"ר. אם אתה מקדיש רק 100 מטרים רבועים לאחסון מסמכים, אתה מוציא בערך 7, 300 דולר לחודש, או 87, 600 דולר לשנה, פשוט אחסן נייר.

עם זאת, אם היית מבצע דיגיטציה מלאה של פעולת נייר, היית יכול לאחסן 64, 800 דפי מסמך של Microsoft Word בפחות מ- 1 GB של אחסון בענן דיגיטלי. למשל, עם Zoho Docs, תוכל לשלם רק 96 $ עבור אחסון של 100 ג'יגה-בתים בשנה. מאה ג'יגה-בייט הוא המקבילה ל 64, 800, 000 דפי Word. בעזרת Zoho Docs תוכלו גם לקבל גישה לתכונות כמו שיתוף קבצים בקבוצות, עריכה מקוונת וסימולטנית של צוותים ואפילו יומני ביקורת שאומרים לכם בדיוק למי ניגשו למסמכים שלכם שינויים וביצעה (עוד על כך בהמשך).

3. עשו יותר עבור פחות, ועשו את זה מהר יותר

הזכרתי בעבר כמה תכונות דיגיטליות שהופכות מערכות ניהול מסמכים עסקיים ליותר יקרות לעסק שלך מאשר מסמכי נייר סטנדרטיים. בקטע זה אעבור קצת יותר לעומק. לדוגמה, עם Adobe Document Cloud, אתה יכול לשלוח קובץ יחיד למספר משתמשים ולבקש חתימות מכל נמען. חשוב על כמה תהליך מורכב ויקר יותר יהיה עם הנייר ושירות הדואר של ארצות הברית. כעת, הכפל את העלות במספר פעמים ככל שתוכל לחזור על התהליך לאורך השנה.

"חתימה אלקטרונית על מסמך חוסכת לך כסף, " אמר קרופט. "אתה לא צריך FedEx. אתה לא צריך לחכות שהוא יישלח. זה מקטין את הזמן ואת העותקים הנוספים של המסמך. אתה גם פותר בעיות עם אנשים שמשנים את המסמך, כך שאתה יודע את המסמך יצא ונחתם הוא המסמך ששלחת בפועל. " אכנס לביטחון בחלק הבא.

מה עם עריכה קבוצתית? בעזרת כלים כמו Zoho Docs, תוכלו לקבץ קבוצה ולבצע שינויים בו זמנית במסמכים מבלי שתצטרכו לשלוח אותם קדימה ואחורה מחבר לחבר. גם אם כבר השתמשת ב- Microsoft Word ובדוא"ל, תהליך זה היה הרבה יותר איטי ופחות שיתופי. סביר להניח שתיצור מסמך ותשלח אותו לשרשרת הפקודה לבדיקות מרובות, ובשלב זה המסמך יישלח בחזרה אליך לבדיקות. בעזרת תוכנת ניהול מסמכים עסקיים, כל הגורמים המושקעים יכולים לבצע שינויים במסמך בבת אחת, והכל בתוך אותו מציג מסמכים.

"היכולת לשתף פעולה במסמך זה יתרון, בהחלט, " אמר קרופט. "הערך בכך הוא חוסך כסף לנסיעות, והוא מצמצם גם את מחזורי הביקורת. אתה לוקח מסמך מההתחלה ועד הסוף דרך מחזור די מורכב. בכל פעם שתצמצם את הזמן הזה אתה חוסך כסף. הדברים ההיקפיים האלה שאנשים לא חושבים עליהם אלא חוסכים לך כסף בטווח הרחוק."

4. הצדדים הרבים של אבטחת מסמכים

אי אפשר לכמת כמה אבטחת מסמכים יכולה לחסוך לחברה שלך עד שיהיה מאוחר מדי. לדוגמא: מה אם מישהו לוקח חוזה ששלחת אליהם על פיסת נייר פיזית ועושה שינויים בלתי מאושרים בתנאי ההסכם? ייתכן שלא תראה את השינויים המשתקפים במסמך ההונאה לפני שתחתום עליו. כעת אתה אחראי משפטית לתנאי ההסכם החדש והמזויף.

בנוסף, מה אם מישהו מאבד פיסת נייר המכילה מידע חיוני על החברה, ומידע זה יגיע לידיים הלא נכונות? אתה יכול לאבד את היתרון התחרותי שלך או שאתה יכול להגיש תביעה. למרות שאין דרך לשים מספר על מה הנזק הזה יכול לעלות לעסק שלך, זה כמעט בוודאי פחות ממחיר המנוי השנתי לניהול מסמכים עסקי.

"כלי ניהול מסמכים עסקיים מאפשרים לך לדעת למי יש גישה ומה הם יכולים לעשות עם מסמך", אמר קרופט. "אני יכול לשלוח לך קובץ ולספר מתי שפתחת אותו, אם הסתכלת עליו הדפסת אותו. אני יודע איפה המסמך. האם המסמך הזה ייכנס לידיים הלא נכונות? הכלים האלה מבטלים את הסיכון הזה לחלוטין זה משהו שאתה לא חושב עליו לחסוך כסף, אבל בטווח הרחוק זה עשוי להיות."

מצא את הכלי המתאים לך

למרות ש- Zoho Docs ו- Adobe הם הכלים הטובים ביותר בשוק, מוצרים אחרים כמו Google Drive, Microsoft SharePoint ו- Dropbox Business מציעים ערכות תכונות ייחודיות שעשויות להתאים יותר לצרכים שלך.

לדוגמה: גוגל דרייב מציע גישה מקוונת מלאה למסמכים, יכול לקרוא קבצי Microsoft Office ומציע אחסון ללא הגבלה עבור יותר מחמישה משתמשים. SharePoint הוא הכלי האידיאלי לחברות המסתמכות בעיקר על כלים של Microsoft Office 365 כמו Word, PowerPoint ו- Excel. Dropbox הוא הטוב ביותר באחסון, ניהול והעברת קבצים. החברה אף הוסיפה לאחרונה כלים למנהלי IT בכדי לתת לך גמישות רבה יותר ביחס למי רואה אילו מסמכים.