4 מגמות עסקיות שיש לקחת בחשבון בעת ​​בחירת תוכנת חשבונאות בענן

אפילו לעסקים קטנים ובינוניים (SMB), בחירת פלטפורמת חשבונאות ענן חדשה או שדרוג הקיים שלך יכולה להיות תרגיל קשה שהופך מאתגר יותר לא רק מהצורך לספק את הדרישות המיידיות של הארגון שלך, אלא גם בגלל שתצטרך לצפות מראש גם בעתיד. כדי לעזור, הנה ארבע מגמות חשובות שתרצו לברר מהן כשמדברים עם ספקים פוטנציאליים.

ראשית, תרצה לדעת אם התוכנה שאתה גולש עושה בה שימוש בלימוד מכונות (ML). אם כן, כיצד ML מתרגם לסיוע דיגיטלי באמצעות בינה מלאכותית (AI)? אחר כך הגומי באמת עומד בדרך בה מצטלבים שני המגמות הראשונות וכל הנתונים הקיימים שלך: כלומר עד כמה החבילה הפוטנציאלית שלך מטפלת בניתוח נתונים? לבסוף, תרצה לדעת עד כמה ניתן להרחיב את התוכנה שלך בכל מה שקשור לשילוב הנתונים שלה עם נתונים של יישומים אחרים במשרד האחורי, שיכולים להיות כל דבר, החל משיווק דיגיטלי ועד למערכות נקודת המכירה שלך (POS).

דיברתי על מגמות אלה עם כמה חברות הנהלת חשבונות בענן ותכנון משאבים ארגוניים (ERP) כדי לקבוע עד כמה חשוב כל אחת לעזור לך לבצע את העבודה שלך. חשוב מכך, שוחחנו על כמה חשוב כל אחד ביחס לכמה טוב תעשה את עבודתך בעתיד הקרוב כאשר מגמות אלה יהפכו לנורמה של תוכנת חשבונאות.

1. למידת מכונה (ML)

ברמה הבסיסית ביותר, ML מתייחס ליכולתה של מערכת תוכנה לשנות אלגוריתמים פנימיים משלה כדי לשפר את הביצועים. אתה יודע איך פייסבוק יודעת אילו חברים לתייג כשאתה מפרסם תמונה? הסיבה לכך היא שפייסבוק אוספת מידע מכל הפוסטים שתויגת בעבר. האם צפית אי פעם בסרט שנטפליקס המליץ ​​לך? נטפליקס ידעה להמליץ ​​על הסרט הזה על סמך הבחירות הקודמות שלך.

עכשיו, איך זה קשור לתוכנת הנהלת חשבונות? ובכן, ML עוזר לעשות דברים כמו למיין אוטומטית הצהרות חיוב, להמליץ ​​על קודי חשבון ולהציע מיקומי נתונים חוזרים. חשוב מכך, ככל שתמשיכו להשתמש בתוכנה שלכם וככל שתמשיכו לקבל או לדחות הצעות על ידי אלגוריתמי ה- ML שלכם, כך התוכנה תהיה חכמה יותר. במקום להשתמש ב- ML כדי לקבל המלצות ולמיין מידע, התוכנה שלך תתחיל להציע אוטומציות לזרימת עבודה מרובת שלבים.

"למידת מכונות תביא לקבלת החלטות טובות יותר", אמר ג'ון רוזקיל, מנכ"ל חברת תכנון משאבים ארגוניים Acumatica. "זה גם יגדיל את הפרודוקטיביות ויספק בקרות הדוקות ויותר תובנות נתונים לראות מעבר לפינות. התקציב והחיזוי כיום מבוסס על מבט לאחור על קווי מגמה ארוכים, לא על התפתחויות אחרונות ותחזיות צופות פני עתיד. תוצאות דיווח טובות יותר על החלטות טובות יותר."

אם כל זה נשמע, ובכן, יקר, אל תדאגו. רבים מהעסקים הגדולים המשתמשים בתוכנות הנהלת חשבונות כבר מעסיקים ML במערכות שלהם. לא ייקח זמן רב עד שהטכנולוגיה הזו תהפוך לנורמה אפילו לפיתרון החשבונאי של העסק הקטן ביותר.

"בדומה לחידושים רבים בתחום חשבונאות ופיננסים, סביר להניח כי חברות גדולות יותר יובילו את הדרך לבנות או לדרוש פתרונות הכוללים צורה כלשהי של למידת מכונות, " אמר סקוט דייוויסון, מייסד משותף של חברת התוכנה לעסקים קטנים Acclivity. "משם, מיליוני עסקים קטנים יכולים לרשת את החידושים האלה שהם חלים על צרכיהם / דרישותיהם. אבל בעלי עסקים קטנים הם תועלתניים בכל הקשור לחידושים בתחום הטכנולוגיות החשבונאיות. במילים אחרות, הם עסוקים ומתוחים למשאבים, כך שהם נוטים לאמץ פתרונות שמדגימים תועלת מוחשית. לכן, על אף שזה ייקח זמן עד שלמידה של מכונות תזלזל למרחב ה- SMB, סביר להניח שהוא יספק יתרונות מרכזיים וניתנים לכימות כאשר זה יקרה.

2. בינה מלאכותית (AI)

לפני שנבדוק כיצד AI ישפיע על תוכנת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים, חשוב שנבדיל בין ML ל- AI. למרות שהם דומים, שני המונחים משמשים לעתים קרובות להחלפה (ולא נכון). להלן ההבדל הבסיסי בין שני המונחים: מערכות ML משתמשות באינטליגנציה כדי לשפר את הביצועים על ידי הצעת המלצות ודרכים לייעול תהליכים, ואילו מערכות המשתמשות ב- AI נותנות אוטונומיה לתוכנה לבצע משימות ולקבל החלטות ללא פיקוח אנושי. ML הוא נטפליקס שממליץ על סרטים; AI היא מכונית שמניעה אותך לעבודה תוך כדי תנומה במושב האחורי.

אוקיי, אתם בטח שואלים את עצמכם איך מכונית שנוהגת בעצמה קשורה לחשבונאות SMB. שאלה טובה. זוכר בסעיף הקודם כאשר ציינתי ש- ML תמליץ ותציע תשומות? מה אם אתה סומך על התוכנה שתזין נתונים עצמה מבלי שתידרש לפקח עלייך?

"בינה מלאכותית תאפשר אוטומציה של משימות ארציות ולא חסרים משימות ארציות", אמר רוסקיל. "AI תספק רמה אינסופית של מהירות ודיוק, תוך הסרת טעויות וטעות אנוש, וכתוצאה מכך דיוק טוב יותר."

משימות מסוימות, כגון הכנסה וביקורת של הוצאות, מענה על שאלות בסיסיות של לקוחות, והערכת ודחיית הלוואות בהתבסס על הערכות סיכון אוטומטיות, הן רק כמה מהדרכים השימושיות הרבות בהן AI כבר משפיעה על משרדי רואי חשבון גדולים של ארגונים. אך בקרוב רמת אוטומציה זו תגיע לכלי הנהלת חשבונות בכל הגדלים.

"בינה מלאכותית תפתח תוכנת מימון וחשבונאות בפני קבוצה חדשה של משתמשים שאינם צריכים לדבר חשבונאות כדי לקבל תובנה מהמערכת, " אמר אהרון האריס, סמנכ"ל הכספים של חברת התוכנה לניהול פיננסי Intacct. "ספקי תוכנת הנהלת חשבונות חכמים מעצבים את האינטראקטיביות שלהם עם בינה מלאכותית עם מערכת המשתמשים הנכונה בחשבון."

3. נתונים ואנליטיקס

תחום מרכזי בו AI, ML, וקצבים של נתונים חשבונאיים מצטלבים הוא ניתוח עסקי. ובעוד אתה בהחלט יכול לפרוס כלי של צד שלישי, כמו זוכה בחירת העורכים טבלו, כדי לסייע בניתוח כל אותם מערכי נתונים לתובנות ניתנות לפעולה, עליך לקחת את הזמן לבחון מה אתה עושה פלטפורמת הנהלת החשבונות בכוחות עצמו בהקשר זה. בשנים האחרונות כל מיני אפליקציות עסקיות האחראיות על הפקה או ניפוי באמצעות ערכות נתונים גדולות בוחנות ניתוח נתונים כערך מוסף ליבה וניהול חשבונות אינו יוצא מן הכלל.

חבילות חשבונאות מתמקדות במספר תחומים בנושא זה, ובייחוד ביקורת והערכת סיכונים וכן איתור הונאה. על ידי שילוב מקורות נתונים נוספים מאפליקציות אחרות בתיק העבודות של הארגון שלך, כגון נתוני לקוחות ממערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM), נתוני חיישנים מייצור ורכישת נתונים משרשרת האספקה ​​שלך ואפליקציות לניהול מלאי, חשבונות בקיא בניתוח נתונים יכולים לספק תובנות עמוקות יותר ורמות נראות גבוהות יותר לגבי האופן שבו הארגון שלך באמת עובד ומרוויח כסף.

עבור אותם ארגונים הכפופים לתקנות הציות, המגמה להשתמש בניתוח נתונים כדי לאתר הונאות יכולה לחסוך לחברות כסף רב תוך הצלת קשרים עם לקוחות ושותפים בסכנת הכחדה. ההתקדמות בהמחשת נתונים והיכולת להתפצל בתאריך ממקורות חלופיים מאפשרת ליישומי חשבונאות לאתר אפילו את הבעיות העדינות ביותר ולקבוע אם הונאה עשויה להיות גורם.

4. שילובים והרחבות

כל מי שהשתמש בתוכנה עסקית מבוססת ענן מבין את החשיבות של קשירת מערכי נתונים מכלי אחד למשנהו. לדוגמה, ניהול קשרי לקוחות (CRM) ותוכנת אוטומציה שיווקית עשויים להגיע מספקים שונים, אך מערכות הנתונים המובהקות בכל כלי רלוונטיות למשתמשים בשתי המערכות. כתוצאה מכך היכולת למשוך נתונים ממערכת אחת למערכת אחרת או לקשור זרימות עבודה על פני שתי המערכות ללא רקע טכנולוגי עמוק, תקל על חייך ועבודתך הרבה יותר חכמה.

דייוויסון אמר כי הגמישות לתוכנות הנהלת חשבונות חשובה מכיוון שהיא מאפשרת לבעלי עסקים קטנים לפעול כמפתחי תוכנה. "הם יכולים להעריך את הצרכים הפנימיים שלהם, היכן הם צריכים תזרימי עבודה יעילים יותר, או אילו אפליקציות זקוקים לאילו נתונים", אמר. "והם יכולים ליישם פתרונות מבלי להתחיל בפרויקטי פיתוח יקרים ומסובכים."

כלים כמו IFTTT ו- Zapier לא רק מפגישים מערכות שונות, אלא מאפשרים לך להפוך זרימות עבודה מורכבות בין מערכות רבות - והן מאפשרות לך לעשות זאת עם ניסיון טכנולוגי מינימלי. דוגמה מצוינת למה שתוכלו להשיג על ידי רכישת מערכת הנהלת חשבונות שיכולה להתחבר לאחד מכלי המחברים הללו היא הבאה: כאשר עסקה חדשה נכנסת למערכת שלכם, זרימת העבודה יוצרת חשבונית על חשבונית Zoho, מפרסמת הודעה ב- Slack, יוצר שורת נתונים ב- Google Sheets, שולח דוא"ל לעמיתים הרלוונטיים ומתזמן תשלום עתידי. קלטת את הרעיון.

"גמישות לכלים חשבונאיים היא בעלת חשיבות עליונה", אמרה האריס. "אפילו צרכנים שבחרו בסוויטות יבצעו ככל הנראה פתרונות רבים. פתרונות חשבונאיים כמו Intacct נועדו לצפות בגישה ליותר מסתם מידע חשבונאות סטנדרטי והם נועדו להיות חלק מתהליכים עסקיים כלל-ארגוניים. חיבור כל המערכות הללו לא רק יאפשר מערך נתונים עשיר יותר ממנו ניתן לקבל תובנות, זה גם יפחית את השהיית הנתונים."