35 טיפים על כונן גוגל שלא תוכלו להרשות לעצמכם לפספס

הרם את היד אם אתה זוכר את Writely. חברה בת ארבע אנשים בשם Upstartle השיקה את מעבד התמלילים המקוון בלבד באוגוסט 2005, תוך שהיא מנצלת טכנולוגיית דפדפן חדשה אז בשם AJAX. זה איפשר למשתמשים באופן מיידי לשמור ולאחזר תוכן שנוצר בדפדפן אך מאוחסן בשרת. וזה עבד כל כך טוב שגוגל קנתה את Upstartle פחות משנה לאחר מכן. באותה תקופה מוצר כמו Writely היה ייחודי (התוכנה לא הגיעה בתקליטור), ונחשבה להימור.

מהיר קדימה להיום. חבילת הכלים המשרדים המקוונים של גוגל לא עשתה דבר מלבד לצמוח ולהשתפר. כעת, תחת המטריה של גוגל דרייב, תמצאו שירות ניהול קבצים ואחסון וכן את האפליקציות השונות מבוססות האינטרנט והניידים. אלה כוללים: מעבד תמלילים (Docs, או Writely, כולם בוגרים), גיליון אלקטרוני (גיליונות), מצגות (שקופיות), רישום וטפסים.

זו חבילה מלאה של כלים שלוקחת כעת את Office הבשלה בהרבה של מיקרוסופט; למעשה, כונן Google Drive גרם למיקרוסופט ליצור גרסאות מקוונות של Word, Excel ו- PowerPoint לעבוד עם שירות האחסון / סינכרון OneDrive שלה.

עסקים יכולים להשתמש ב- G Suite, גרסה של Google Drive עם כל האחסון והכלים, בתוספת שילוב של Gmail, לוח שנה, אתרים ועוד תחת שם דומיין משלהם. התמחור מתחיל מ- 6 $ למשתמש לחודש עבור אחסון מקוון של 30 ג'יגה-בתים למשתמש; עמותות ובתי ספר יכולים להשיג את זה בחינם.

Drive - בחירת העורכים שלנו לפרודוקטיביות משרדית - היא מערכת כלים רצינית לעבודה רצינית (או מהנה), והכול בחינם לחלוטין. הצרכנים משלמים רק עבור אחסון נוסף. אבל כדאי לדעת יותר מאשר רק את היסודות. כך תוכלו להפיק את המרב מ- Google Drive.

אחסון קבצים הוא בחינם, מעין

כל חשבון Google Drive אישי - שתקבל אם יש לך שירות Google כלשהו, ​​כמו Gmail או תמונות Google - מגיע עם אחסון בחינם של 15 ג'יגה-בתים. אתה תמיד יכול לשדרג את זה באמצעות Google One, אך קח בחשבון: רק קבצים שאינם ילידים - כמו קבצי מיקרוסופט, קובצי PDF או תמונות - אוכלים את אותו 15 ג'יגה-בתים. קבצי Doc / Sheets / Slides של Google שאתה יוצר אינם נחשבים כנגד הקצאת האחסון שלך ב- Google Drive.



סנכרן את כל הקבצים שלך

כונן Google מסתנכרן בין מכשירים, כך שתוכלו להתחיל פרוייקט במחשב האישי ולאסוף אותו בטלפון, בטאבלט או במחשב הנייד הביתי שלכם. וזה עובד עם כל סוג של מסמך, לא רק עם מסמכים מקוריים, גיליונות ושקופיות. התקן את תוכנית הגיבוי והסנכרון של גוגל בשולחן העבודה כדי לגבות אוטומטית קבצים מהמחשב, המצלמה או כרטיסי ה- SD שלך ל- Google Drive.

זהו היבט של כונן Google אשר ככל הנראה ישתמש באחסון בחינם של 15 ג'יגה-בייט שלך, מכיוון שהוא מתאים לסוגים אחרים של קבצים. אם נגמר לך, יתכן שתצטרך לשלם עבור שטח אחסון נוסף באמצעות Google One. אולם האופציות מתחילות ב -1.99 דולר לחודש (או 19.99 דולר לשנה) עבור 100 ג'יגה-בייט. אפילו 2TB הוא רק 10 $ לחודש או 99.99 $ לשנה.



שתף פעולה טוב עם אחרים

שם המשחק עם Google Docs הוא "שיתוף פעולה". לא משנה אם כולכם במחשבים ניידים, טאבלטים או סמארטפונים, יותר מאדם אחד בכל פעם יכולים לעבוד על מסמך - עד 50 בו זמנית.

כדי לשמור על כרטיסיות על חבריך, בני משפחה ו / או עמיתים, צפה בהיסטוריית הגרסאות באמצעות קובץ> היסטוריית גרסאות> ראה היסטוריית גרסאות. (או לחץ על כל השינויים שנשמרו בכונן בחלק העליון, אם זה מוצג.) רשימה בצד ימין תראה מי עדכן את המסמך ומתי; לחץ על שם כדי לראות מה הם עשו. תן שמות שונים לגרסאות שונות כדי להקל עליהם במעקב - לחץ על הכפתור בצד שמאל למעלה כדי להציג רק את הגרסאות ששמו.



שנה כמו ב- Microsoft Word

מה אם אתה רוצה שהתיקונים ייראו כמו שהם נראים כשאתה עוקב אחר שינויים במסמך Microsoft Word? Docs תומך בתכונה שנקראת Suggest Edits. לחץ על כפתור העריכה (עם סמל העיפרון) למעלה באמצעות לחצני התגובות והשיתוף. תקבל תפריט שמאפשר לך לערוך, להציע הצעות (עם שינויים במעקב גלויים שאתה או אחרים יכולים לקבל אחר כך), או להציג את המסמך הסופי.



חפש משתף פעולה

אם אינך זוכר את שם המסמך הרצוי לך, אך אתה זוכר מי שיתף אותו איתך, לחץ על ' שיתף איתי' בתפריט השמאלי של Google Drive. תקבל רשימה של כל המסמכים שאנשים שיתפו איתך. אם הרשימה ארוכה מדי לניתוח, הקלד את שם המשתף פעולה בשדה החיפוש בראש.



הפוך מסמך לציבורי

כדי להיות חלק מהשיתוף, יש לשתף את המסמך. המגבלה היא 200 איש, אך אם למעלה מ- 50 משתפי פעולה מנסים לערוך מסמך, המגיעים המאוחרים יכולים להציג את השינויים רק.

הבעלים של המסמך יכול לקבוע למי יש הרשאות עריכה. אך כדי למנוע טרחה, הפוך מסמך לציבורי. לחץ על כפתור "שתף" בפינה השמאלית העליונה, עבור למתקדם ולחץ על "שנה" תחת "למי יש גישה." בחר ציבורי באינטרנט או כל מי שיש לו את הקישור; חלק מלקוחות G Suite עשויים רק להנגיש את המסמכים שלהם לכל מי שבארגון שלהם.

מסמכים פומביים זמינים למנועי חיפוש… וגוגל קורה גם בבעלות אחד כזה.



הגדר רמת גישה

כשאתה מבצע את כל שיתוף המסמכים הזה, אתה עשוי לחשוב שכולם שווים. לא כל כך. ישנן ארבע רמות של גישה למסמכים. הבעלים יכולים לעשות הכל לקובץ - אפילו למחוק אותו - ולהזמין משתפי פעולה נוספים. עורכים יכולים כמובן לערוך, אך רק להזמין משתפי פעולה נוספים אם הבעלים מאפשר זאת. הצופים זוכים לראות מה קורה. המגיבים יכולים לראות את זה, בנוסף להשאיר עליו הערות. הצופים והפרשנים יכולים ליצור עותקים של מסמכים, אז אל תחשבו על המסמכים כ"מאובטחים ".



תקשר תוך כדי שיתוף פעולה

Google Drive מציג את עמיתיך למשתפי פעולה במסמכים בפינה השמאלית העליונה. אתה יכול להשאיר הערות או שאלות מקוונות לאנשים ספציפיים בזמן שאתה עובד, אך אתה יכול גם לשלוח להם הודעה מיידית. לחץ על בועת הצ'אט שליד מציצי הדו-ערוך של המשתף פעולה והקלד את ההודעה. עם זאת, אין זה הודעה פרטית. גם כל האחרים במסמך יכולים לראות את הדיון שלך.



חיבוק תוספות

יש שורה של תוספות שיכולות להרחיב את הפונקציונליות שכבר תקבל בחינם במסמכים ובגיליונות. מצא או הפעל אותם על ידי לחיצה על התוספות> קבל תוספות בעת עריכת מסמך.



חיבוק את זה עם אפליקציות

אין להתבלבל עם תוספות, יש גם מספר אפליקציות של Google Drive - כולן יישומים מבוססי-אינטרנט שאתה יכול לקשר לכונן Google שלך. יש חפיפה מסוימת עם ההרחבות - ככל הנראה אינך זקוק ליישום HelloFax ולהרחבה. אבל האפליקציות שנמצאות בחנות האינטרנט של Chrome מקלות על עריכה נוספת במקום אחר.



העלה באמצעות גרירה ושחרור

ל- Google Drive כפתור "חדש" גדול בממשק, ליצירת קבצים חדשים. זה גם איך מעלים קובץ או תיקיה. דלג על החלק הזה - גרור קבצים מסייר Windows או ממאגר ה- macOS ישירות לרשימת הקבצים של Google Drive. בתחתית מסך הדפדפן, תראה ענן עם חץ למעלה כדי לציין שאתה יכול להרפות את הקובץ שאתה גורר כדי להפיל אותו היישר אל Drive.



קישורים ליצירה מהירה

אם ברצונך ליצור מסמך חדש, גיליון אלקטרוני, מצגת או רישום חדשים, הוסף את הקישורים הבאים לסרגל הסימניות של הדפדפן שלך:

http: //doc.new - מסמך Google החדש

http: //sheets.new - גיליון Google חדש

http: //deck.new - Google Slide החדש

http: //site.new - אתר גוגל חדש

http: //form.new - טופס Google חדש



השתמש במלווה להפעלת חלונות שולחניים

תוסף Drive Companion עבור Google Chrome ממלא צורך ספציפי: פריצת המסמך / השקופיות / הגליונות שהושק ב- Google Drive לחלונות קופצים של דפדפן המספקים מראה של תוכנית ייעודית בשולחן העבודה. ב- Windows, חלונות קופצים מקבלים אפילו סמל של Google Drive בשורת המשימות, כך שתוכל לקפוץ אליו בקלות. ניתן להפעיל את החלון החדש עם מסמך ריק, או לפתוח מסמך קיים.



גש לקבצי Drive במצב לא מקוון: שולחן עבודה

בדרך כלל אתה ניגש לקבצים המאוחסנים בכונן Google כאשר הדפדפן שלך מחובר לאינטרנט. אך בזמנים ההם Wi-Fi אינו זמין, Google Drive תומך בגישה לא מקוונת.

ראשית, התקן את התוסף של Google Docs לא מקוון ל- Chrome (זה עובד רק בדפדפן של גוגל) ואז גש להגדרות Google Drive. סמן את התיבה שליד "צור, פתח וערוך את קבצי Google Docs, Sheets ו- Slides האחרונים שלך במכשיר זה במצב לא מקוון." זה מפעיל את השירות, אך תצטרך לבחור אילו קבצים תרצה במצב לא מקוון. נווט אל drive.google.com, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המסמכים / ות המסמכים שאתה רוצה (לחץ על Shift / Ctrl או על Command למספר קבצים), והפעל את 'זמין במצב לא מקוון' למצב.



גש לקבצי Drive במצב לא מקוון: נייד

אם אתה רוצה לעבוד עם קובץ Google Drive בסמארטפון שלך אך אין לך גישה לאינטרנט, הגדר את הקובץ להיות זמין במצב לא מקוון מראש. פתח קובץ מסמכים, שקופיות או גיליונות, הקש על תפריט שלוש הנקודות ( ) בצד ימין למעלה, ולחץ על המתג לצד ' זמין במצב לא מקוון'. בפעם הבאה שתעבור לרשת, כל השינויים שביצעת יסונכרנו שוב עם Google Drive.



שמור למועד מאוחר יותר באמצעות Google Drive

Evernote הוא מאגר מקוון לכל הדברים הדיגיטליים שלך. אתה יכול להשתמש ב- Google Drive בצורה דומה. תוסף של Google Chrome בשם שמור ל- Google Drive הופך את הרוח לחסוך כמעט כל מה שאתה רואה באינטרנט בתיקיה ב- Google Drive. ישנם כמה אזהרות. אתה לא יכול באמת לשמור רק את חלקי הטקסט הטובים של הדף - אתה יכול רק לשמור את התצוגה שלו כקובץ PNG, את כל קוד המקור של ה- HTML, או לשמור אותו כ- Google Doc (מה שיישליך את העיצוב). לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תמונה ותוכל לשמור בדיוק את זה. לשמירת מידע רציני, היוועץ עם Evernote, OneNote או Pocket.



ישיר שתף מסמכים באמצעות Gmail

אם אתה משתמש ב- Gmail וב- Google Drive, יש לך מזל: לעולם לא תצטרך לצרף מסמך לעולם. פירוש הדבר שלעולם לא תיתקל במגבלת הקובץ המצורף של 25MB - במקום זאת, תשלח קבצים בשווי של עד 10 ג'יגה-בייט .

ראשית יש להעלות את הקבצים לאחסון Google Drive. הכנס את הקבצים להודעת Gmail בלחיצה על סמל Google Drive ( ) בתחתית מסך הדואר האלקטרוני. אם הקבצים נמצאים בכונן הקשיח, גרור ושחרר אותם מהכרטיסייה העלאה.



השתמש ביישומים ניידים נפרדים לעריכה

גוגל הציעה זמן רב אפליקציית Drive עבור iOS ואנדרואיד, אך עריכת הקבצים הייתה תיק מעורב, ולכן גוגל העבירה את הפונקציונליות הזו לאפליקציות נפרדות עבור Docs (iOS, Android), Sheets (iOS, Android) ו- Slides (iOS), אנדרואיד). אפליקציית Drive ממשיכה לספק גישה וצפייה של קבצים מאוחסנים; כשאתה צריך לערוך, הוא יעביר אותך לאחת מהיישומים האחרים, בתנאי שהם מותקנים.



המרה לפורמט Google Docs

אתה יכול להוסיף כמעט כל קובץ לכונן Google לאחסון, אך איך אתה עובד איתם לאחר העלאתם? המרת קובץ לפורמט Google Docs, Sheets או Slides היא די קלה. העלה את הקובץ ולחץ באמצעות לחצן העכבר הימני כדי לבחור "פתח עם". תפריט משנה של אפשרויות יופיע עם אפשרויות המאפשרות לשנות, למשל, מסמך Word למסמך Google Doc. היא תיצור עותק ותשאיר את הקובץ המקורי על כנו.

אתה יכול גם להשתמש בעריכת Office למסמכים, גיליונות ושקופיות Chrome לעריכת כל מסמכי Office שאתה גורר לדפדפן. לאחר מכן תוכל לשמור אותם בחזרה לפורמט המקורי שלהם, או לשמור אותם בתבנית Google Drive כדי לחסוך מקום.



הפוך את כל התמונות / קובצי ה- PDF לטקסט

אם אתה רוצה שכל פריט שתעלה בשולחן העבודה - אפילו קובצי PDF - להמיר לטקסט שאתה יכול לערוך כ- Google Doc, עבור אל Google Drive (ולא Docs) בשולחן העבודה, לחץ על סמל גלגל השיניים ( ) למעלה ולבחור הגדרות. בתיבה המוקפצת, סמן את התיבה שלצד המרת העלאות. העלאת קבצים עשויה להימשך מעט יותר זמן, אך זה שווה את זה. בסופו של דבר תגיע ל- Google Doc שמכילה את התמונה עם הטקסט הניתן לעריכה למטה.



סרוק באמצעות האפליקציה הניידת

תכונה ייחודית אחת של אפליקציית Google Drive לנייד (לא באפליקציות Docs ו- Sheets הנפרדות) היא היכולת להעלות תמונה. למה שתעשה את זה? המילים בתמונה נסרקות על ידי גוגל והופכות לטקסט ניתן לחיפוש. זה נהדר לצלם תמונה של מתכון, תפריט, שעות אחסון - כל מה שתצטרך למצוא אחר כך, אבל לא רוצה להקליד מחדש. (אפליקציית iOS אינה מאפשרת לערוך את הטקסט באמצעות OCR, אך היא פועלת רק משולחן העבודה או מאנדרואיד.)



איסוף נתונים מאחרים

אפליקציה אחת בקולקטיב של Google Drive שלא זוכה לתשומת לב רבה היא Forms, אך היא שימושית. חשוב על זה כ- SurveyMonkey האישי שלך. הגדר סקר, סקר, מה יש לך ושתף אותו. הנתונים שנאספו מוכנסים לקובץ גיליון אלקטרוני של Sheets. טפסים שיתופיים באותה מידה לבנייה כמו כל מסמך. טפסים תומכים בסרגלי התקדמות (כדי להראות למשיבים כמה זמן הם צריכים לעבור לסיום), תמונות וסרטוני YouTube.



צייר מסמכים

אפליקציית השרטוטים בכונן Google אינה מיועדת באמת לעריכת תמונות. אבל זה יכול לשמש כדי להקציף כמה גרפיקה. אם אתה זקוק לחלק מהיצירתיות התדמיתית הזו במסמך, יש לך את זה. במסמכים, גיליונות או שקופיות, נווט אל הוספה> רישום> + חדש - תקבל גרסה אחורית המורכבת של אפליקציית הציור שהופכת את רוחה לרוחב לכלול את האמנות שלך. אם כבר שמרת אמנות שיצרת ב- Drive, בחר רישום> מכונן מהתפריט הוספה.



עבור למסך מלא (פעמיים)

זקוק לזמן כתיבה נטול הסחה? בחר ' תצוגה'> 'מסך מלא' כדי להיפטר מתפריטי אפליקציות וסרגלי כלים בחלק העליון (לחץ על מקש Esc כדי לגרום להם לחזור). לחץ על F11 במצב מסך מלא כדי להסתיר גם תפריטי דפדפן, ושוב כדי שיחזרו.



חלונית המחקר מגלה יותר

כאשר יש לך ראש קיטור על פרויקט ונדל"ן מוגבל למסך, הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות זה להשאיר את הדף כדי לחפש. חלונית המחקר (נגישה במסמכים בלבד) מתרחשת סביב זה. לחץ על כלים> חקור (או על Ctrl + Alt + Shift + I) כדי לגשת אליו. זה מקל להכניס ציטוט להערת שוליים במסמך המקשר לתוצאות. השתמש ב- Ctrl + Shift + Y כאשר הסמן נמצא במילה מסוימת והחלונית מציגה את ההגדרה. אתה יכול אפילו להשתמש בחלונית 'סייר' כדי להוסיף תמונות שהיא מוצאת.



הכנס קישורים עם חיפוש

קל להכניס קישור למסמך של Google Doc. בחר את הטקסט, לחץ על סמל השרשרת או לחץ על Ctrl-K, ותפריט צץ בו תוכל להדביק את כתובת האתר. אבל אם עדיין אין לך כתובת URL לקישור, גוגל תמצא לך אחת מכיוון שחיפוש בגוגל משולב. הוא יחפש תחילה במונח שהדגשת. אם זה לא עובד, הקלד שאילתה אחרת - זה לא ישנה את הטקסט של המסמך. לאחר שתמצא קישור שתרצה, לחץ עליו כדי להוסיף מייד.



צפה בכל קיצור דרך בודד

חיבוק קיצורי מקשים ותהיה אלוהי Google Drive. למעט מה הם ואיך אתה מוצא אותם? לא משנה באיזו אפליקציית Drive אתה נמצא, אפילו את הדף הראשי של Google Drive, פשוט הקלד Ctrl + / ותפריט הקיצור יגלה את כל אפשרויות המקלדת הזמינות.



תרגם בטיסה

יש לך מסמך בשפה זרה? העלה אותו לכונן Google, פתח אותו (כ- Google Doc), לחץ על כלים> תרגם מסמך. תקבל מסמך משוכפל בשפה המועדפת עליך.

• סוג קול במסמכים

  פתח קובץ גוגל דוק חדש לגמרי לעיבוד תמלילים בשולחן העבודה, ואם למחשב שלך יש מיקרופון, יש לך אפשרות לבצע הקלדת קולות. מצא אותו בתפריט כלים, או לחץ על Ctrl + Shift + S. זה מציב סמל מיקרופון לצד המסמך - לחץ עליו כדי לדבר, ומה שאתה אומר מופיע במסמך. סמל המיקרופון הופך לאדום ויקבל מתאר יעד כאשר הוא שומע אותך.

  גוגל עשתה הרבה כדי לשכלל את ההכרה וההכתבה הקולית במהלך השנים האחרונות וזה עובד נהדר. לא רק לרשום את מה שאתה אומר (כולל פיסוק בסיסי - אמור "נקודה" כשאתה מסיים משפט למשל), אלא גם לצורך ביצוע תיקונים ועיצוב שינויים באמצעות קול, וניווט במסמך מבלי לגעת בעכבר. רשימת השפות הנתמכות עוברת הרבה מעבר לאנגלית בלבד של ארה"ב. עם זאת, זה יצנזר את הקללות שלך בכוכביות - תצטרך להקליד מחדש את הזבל הזה מאוחר יותר.



מושלם את חיפוש הקבצים שלך

מחפש קובץ או מסמך ספציפיים ב- Google Drive? גוגל הורידה את חומר החיפוש, כך שלרוב זה קל. אם אתה צריך לבצע חיפוש מתקדם, פתח את האפשרויות לעשות זאת באמצעות החץ למטה בתיבת החיפוש. משם, חפש בסוג הקובץ, הבעלים, אם הוא מככב או זבל, מתי הוא עבר שינוי לאחרונה, עם מי הוא משותף ועוד.

עדיף, השתמש בעיבוד שפות טבעיות כשאתה מחפש ב- Drive. זה אומר שאתה יכול לדלג על מפעילי החיפוש האזוטריים ולנסות משהו כמו "למצוא את דקות פגישות המכירות שלי מיולי האחרון".



צבעו את התיקיות שלכם

זה עוזר לשמור על תיקיות בסדר, אבל לפעמים אתה רק רוצה שהעין שלך נמשכת לתיקיות המשומשות ביותר על ידי, למשל, בחירת צבע. Google Drive מציע קשת של אפשרויות. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כל תיקיה ובחר שנה צבע כדי לקבל את התפריט.



קבל Outlook חדש

אם אתה משתמש ב- Outlook.com או באפליקציית Outlook עבור iOS או Android, אינך מוגבל לשימוש ב- Microsoft OneDrive לצורך גישה לקבצי ענן. אתה יכול לקבל אותם גם מ- Dropbox, Box, Facebook, וכן, מ- Google Drive.



הגן על תאים ספציפיים

אתה יכול להגדיר הגנה על גיליון עבודה שלם בגליון של גוגל באמצעות כלים> הגנה על גיליון, גם אם אתה משתף את הגיליון. עם זאת, אפילו יותר פרטני ושימושי, היא היכולת להגן רק על חלקי נתונים. תחת נתונים> הגנה על גיליונות וטווחים, אתה יכול להגדיר את טווח התאים שאיש מלבדך או מעטים שבחרת לא יכולים לגעת בהם.



מצא גופנים נוספים

אם אתה מרגיש שבחירת הגופנים במסמכי Google Drive מגבילה את היצירתיות שלך, הוסף עוד כמה. בתפריט גופנים (בסרגל הכלים), הבחירה העליונה היא גופנים נוספים. תיבת הדו-שיח שעולה מאפשרת לך להציג גופנים לפי סוג כמו כתב יד, מונוספייס, serif או sans-serif; לאחר מכן תוכל למיין לפי פופולריות או תאריך הוספה או מגמה. חפש שם גופן ספציפי. ואז בדוק ליד כל פונט שאתה רוצה גישה מהירה מה- Doc עצמו. גופנים אינם ספציפיים למסמכים - אם בחרתם בגופן חדש, הוא זמין בכל המסמכים, הגיליונות והשקופיות של גוגל. ניתן לראות את כל הפונטים של גוגל בכתובת fonts.google.com, אך לא כולם זמינים לשימוש ב- Google Drive.



תארגן את הכונן הזה

אם אתה משתמשי Google Drive רציניים, כנראה שהיית מספיק זמן כדי להפוך את תוכן הכונן שלך לבלאגן מפותל. אם כן, בדוק 7 שלבים פשוטים לניקוי כונן Google שלך.