22 טיפים של Excel להפיכתו לגיליון אלקטרוני

יש מעט מאוד אנשים על פני כדור הארץ שיכולים לומר שאי פעם שלטו בכל דבר קטן ומורכב ב- Microsoft Excel. זהו יישום הגיליונות האלקטרוניים הבכורה בעולם, והוא התקן התעשייתי כבר כמעט 35 שנה, ומחליף את Lotus 1-2-3 הנערץ בעבר, אפליקציית הרוצח הראשונה למחשבים אישיים בשנות השמונים.

הדומיננטיות של מיקרוסופט אקסל כגיליון אלקטרוני טרם נבדקה באמת, בטח שלא על ידי Quattro Pro של Corel (שנמכרת עד היום ב- WordPerfect Office Pro), כלי הקוד הפתוח מ- Apache או LibreOffice, ואפילו לא על ידי הגיליונות של גוגל (החלק הגיליונות האלקטרוניים של Google Drive).).

יש סיבה לכך. Excel הוא יותר ממותג שכולם מכירים: הוא חזק. זה עושה כמעט כל מה שאפשר לבקש בגיליון אלקטרוני. גרסת Excel 2019 הנוכחית, הזמינה ב- Microsoft Office 2019 כחלק מנוי של Microsoft 365 ושיטות אחרות, היא בחירת עורכי PCMag.

זה לא רק למספרים. המון אנשים מאכלסים את הרשתות האינסופיות לכאורה של Excel בנתונים ומשתמשות בהן כמסד נתונים של קבצים שטוחים. זה יכול להפוך מנהל קשר אפקטיבי יחסית או מנהל קשרי לקוחות במלואו. זה לא כל כך מזעזע לראות אנשים שמשתמשים בו כמעבד תמלילים, למרות שמיקרוסופט וורד בדרך כלל יושבים ממש לידו.

דבר אחד כמעט משותף לכל משתמש אקסל: לא לדעת מספיק. ישנן כל כך הרבה דרכים לפרוס מספרים לקוביות, לתת לנתונים אלה מראה חדש ועוד, אי אפשר לספר את כולם. ספרים שלמים נכתבים בנושא. אך קל לשלוט בכמה מהטיפים המעניינים והמורכבים יותר אשר יהפכו את זמנך להשתמש בתוכנית לקל יותר מעט, ויגרמו לך להיראות כמו גורו המשרדים ההייטקיים במשרד שלך. אז עצם את כל הטריקים האלה או את כולם כדי להצטיין ב- Excel.

מעברי קו וטקסט עטיפה

ההקלדה בתאי הגיליון האלקטרוני יכולה להיות מתסכלת, שכן ברירת המחדל לטקסט שאתה מקליד היא להמשיך לנצח, מבלי להתעטף בשורה חדשה. אתה יכול לשנות את זה. צור שורה חדשה על ידי הקלדת Alt + Enter (לחיצה על Enter לבד מוציאה אותך מהתא). לחלופין, לחץ על האפשרות גלישת טקסט מתחת לכרטיסייה דף הבית שבחלק העליון של המסך, שפירושה כל גלישת הטקסט ממש בקצה התא שאתה נמצא בו. שנה את גודל השורה / העמודה והטקסט עוטף מחדש כך שיתאימו.



Ctrl + Shift כדי לבחור

ישנן דרכים מהירות הרבה יותר לבחור מערך נתונים מאשר להשתמש בעכבר וגרירת הסמן. לחץ על התא הראשון שברצונך לבחור והחזק את Ctrl + Shift לחוץ, ואז לחץ על חץ למטה כדי לקבל את כל הנתונים בעמודה למטה, חץ למעלה כדי לקבל את כל הנתונים שלמעלה, או לחץ שמאלה או ימינה כדי לקבל הכל ב השורה (משמאל או ימינה, כמובן). שלב את ההוראות, ותוכל לקבל טור שלם כמו גם את כל מה שבשורות משמאל או ימין. זה יבחר רק בתאים עם נתונים (אפילו נתונים בלתי נראים). אם אתה משתמש ב- Ctrl + Shift + End, הסמן יקפוץ לתא הימני התחתון עם נתונים, יבחר כל מה שביניהם. אז אם הסמן נמצא בתא השמאלי העליון (A1), זה הכל. אפילו מהר יותר: Ctrl + Shift + * (הכוכבית) יבחר את כל מערך הנתונים לא משנה באיזה תא נבחר. ( תמונה מאת xuuxuu מבית Pixabay )



מילוי אוטומטי

זה לא מוח, אבל כל כך קל להתעלם ממנו. אתה מתחיל להקליד סדרה של דברים שחוזרים על עצמם כמו תאריכים (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20 וכו ') ואתה יודע שאתה נמצא ביום ארוך. במקום זאת, התחילו את הסדרה והעבירו את הסמן על המסך לחלק השמאלי התחתון של התא האחרון - ידית המילוי. כאשר זה הופך לסימן פלוס (+), לחץ וגרור מטה כדי לבחור את כל התאים שאתה צריך למלא. הם ימלאו קסם בעזרת התבנית שהתחלת. וזה יכול גם לעלות לטור, או שמאלה או ימינה בשורה.

אפילו טוב יותר - אתה יכול למלא אוטומטית ללא הרבה תבניות. שוב, בחר תא או תאים, העבר לידית המילוי, לחץ וגרור. תקבל תפריט של אפשרויות. ככל שתזין יותר נתונים בהתחלה, אפשרות טובה יותר של סדרת המילוי תעשה ביצירת אפשרויות המילוי האוטומטי שלך. עיין במדריך זה של מיקרוסופט.



מילוי פלאש

מילוי פלאש ימלא בצורה חכמה עמודה על בסיס דפוס הנתונים שהיא רואה בעמודה הראשונה (זה עוזר אם השורה העליונה היא שורת כותרות ייחודית). לדוגמה, אם העמודה הראשונה היא כל מספרי הטלפון המעוצבים כמו "2125034111" ואתה רוצה שכולם ייראו "(212) -503-4111, " התחל להקליד. לפי התא השני, אקסל צריכה לזהות את התבנית ולהציג את מה שהיא חושבת שאתה רוצה. פשוט לחץ על Enter כדי להשתמש בהם. זה עובד עם מספרים, שמות, תאריכים וכו '. אם התא השני לא נותן לך טווח מדויק, הקלד עוד קצת - יתכן שקשה לזהות את התבנית. לאחר מכן עבור לכרטיסייה נתונים ולחץ על כפתור מילוי הפלאש. עיין במדריך זה של מיקרוסופט לקבלת מידע נוסף.



טקסט לטורים

נניח שיש לך טור מלא בשמות, ראשון ליד אחרון, אבל אתה רוצה שתי עמודות שיפריחו אותן. בחר את הנתונים ואז בכרטיסייה נתונים (בחלק העליון) לחץ על טקסט לטורים. בחר להפריד ביניהם על ידי שני תוחמים (בהתבסס על רווחים או פסיקים - נהדר לערכי נתוני CSV) או ברוחב קבוע. רוחב קבוע משמש כאשר כל הנתונים נדחסים בעמודה הראשונה, אך מופרדים על ידי מספר קבוע של רווחים או תקופה. השאר זה כמו קסם, עם אפשרויות נוספות למספרים מסוימים.



הדבק מיוחד לשינוי

יש לך חבורה של שורות. אתה רוצה שהם יהיו עמודות. או להפך. היית משעמם ומעביר דברים תא אחר תא. העתק נתונים אלה, בחר הדבק מיוחד, סמן את התיבה Transpose ולחץ על OK כדי להדביק בכיוון אחר. עמודות הופכות לשורות, שורות הופכות לטורים.



תאים מרובים, אותם נתונים

מסיבה כלשהי, יתכן שתצטרך לכתוב את אותו הדבר שוב ושוב בתאים בגליון העבודה. זה מסקרן. פשוט לחץ על כל מערך התאים, על ידי גרירת הסמן או על ידי לחיצה על מקש Ctrl כשאתה לוחץ על כל אחד מהם. הקלד אותו בתא האחרון, ואז לחץ על Ctrl + Enter - ומה שהקלדת נכנס לכל תא שנבחר.



הדבק מיוחד עם פורמולות

נניח שיש לך כמות אדירה של מספרים בפורמט עשרוני שאתה רוצה להציג כאחוזים. הבעיה היא שמספרה 1 לא אמור להיות 100%, אבל זה מה שאקסל נותן לך אם אתה פשוט לוחץ על כפתור אחוז סגנון (או לחץ על Ctrl-Shift-%). אתה רוצה ש -1 יהיה 1%. אז אתה צריך לחלק את זה ב 100. לשם נכנס Paste Special.

ראשית, הקלד 100 בתא והעתק אותו. ואז, בחר את כל המספרים שאתה רוצה לעצב מחדש, בחר הדבק מיוחד, לחץ על לחצן הבחירה "חלק", והבום הולך לדינמיט: המרת מספרים לאחוזים. זה גם עובד באופן מיידי להוסיף, לחסר, או להכפיל מספרים, ברור.



השתמש בגרפיקה בתרשימים

אתה יכול לשים גרפיקה בכל אלמנט בתרשים Excel. כל אלמנט. כל בר, פיסת פאי וכו ', יכול לתמוך בדימוי שלו. לדוגמה, לעיל, יש דגל המדינה של דרום דקוטה בתרשים העוגה (מוצב על ידי בחירת הפרוסה, שימוש בתפריט העברה החוצה של הסדרות ובחירה "מילוי תמונה או טקסטורה"), בתוספת לוגו PCMag משובץ (מוצב עם הכנס את לחצן התמונות של הכרטיסייה). אתה יכול אפילו ללכת עם "ללא מילוי" בכלל, מה שגרם לאותה פרוסה חסרה.

ניתן לחתוך ולהדביק קליפ ארט אלמנט - שטרות דולר כדי להציג דולרים שהוצאו, טפטפות מים בעלויות אינסטלציה, סוג כזה. ערבוב והתאמה של יותר מדי אלמנטים גרפיים לא מאפשרים לקרוא, אבל האפשרויות שיש לכם בהחלט שווה להתעסק איתם. תן למעצב הגרפי התושב לבדוק אותם לפני שתשתמש בהם.



שמור תרשימים כתבניות

באקסל יש יותר סוגים של תרשימים מאשר לשיניים ובוטנים של ג'ימי קרטר, אבל כמעט בלתי אפשרי למצוא תרשים ברירת מחדל שמושלם עבור המצגת שלך. למרבה המזל, היכולת של Excel להתאים אישית את כל הגרפים הללו היא למופת. אבל כשצריך ליצור אחד כזה מחדש ? זה כאב. זה לא חייב להיות. שמור את התרשים המקורי שלך כתבנית.

לאחר השלמת התרשים, לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני. בחר שמור כתבנית. שמור קובץ עם סיומת CRTX בתיקיית ברירת המחדל של תבניות Microsoft Excel שלך. ברגע שאתה עושה את זה, החלת התבנית היא עוגה. בחר את הנתונים שאתה רוצה לתרשים, עבור לכרטיסייה הוספה, לחץ על תרשימים מומלצים ואז על הכרטיסייה כל התרשימים, ותיקיית התבניות. בתיבה התבניות שלי, בחר את התבנית ליישום ולחץ על אישור.

חלק מהרכיבים, כמו הטקסט בפועל באגדות ובכותרות, לא יתורגמו אלא אם כן הם חלק מהנתונים שנבחרו. תקבלו את כל בחירות הגופן והצבע, הגרפיקה המוטבעת, ואפילו את אפשרויות הסדרה (כמו צלליות או זוהר סביב אלמנט תרשים).



לעבוד עם תאים על גיליונות

זה, שנקרא סכום תלת ממדי, פועל כאשר יש לך מספר גיליונות בחוברת עבודה שכולם בעלי אותה פריסה בסיסית, אומרים הצהרות רבעוניות או שנתיות. לדוגמה, בתא B3, יש לך תמיד סכום הדולר באותו השבוע המקביל לאורך זמן.

בגליון עבודה חדש בחוברת העבודה, עבור לתא והקלד נוסחה כמו = sum ('Y1: Y10'! B3). זה מציין נוסחת SUM (הוספת דברים למעלה) לכל הגיליונות שכותרתם Y1 ל- Y10 (כך שווה 10 שנים), ומסתכלים על תא B3 בכל אחד. התוצאה תהיה סכום כל 10 השנים. זוהי דרך טובה ליצור גיליון אלקטרוני מאסטר המתייחס חזרה לנתונים המשתנים ללא הרף.



הסתתר במבט רגיל

קל להסתיר שורה או עמודה - פשוט בחר את כל העניין על ידי לחיצה על כותרת האות או המספר, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר "הסתר". (ניתן להסתיר על ידי בחירת העמודות לשני הצדדים בבת אחת, לחיצה ימנית ובחירה ב"הסתר "). אבל מה אם יש לך רק קטע קטן של נתונים שהונחו בצורה לא נוחה שברצונך להסתיר, אך אתה עדיין רוצה שתוכל לעבוד איתם? קל. סמן את התאים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר באפשרות עיצוב תאים. בכרטיסייה מספר למעלה, עבור אל קטגוריה ובחר " מותאם אישית ". הקלד שלוש נקודות-פסיק (;;;) בשדה סוג:. לחץ על אישור. כעת המספרים אינם גלויים, אך עדיין ניתן להשתמש בהם בנוסחאות.



הסתר גיליון שלם

חוברת העבודה האופיינית של Excel - הקובץ בו אתם עובדים - עלולה להיטען עם גיליונות עבודה רבים (כל גיליון מסומן על ידי כרטיסייה בתחתית, שתוכלו לתת לה שם). הסתר גיליון אם תרצה, במקום למחוק אותו, מה שהופך את הנתונים שלו לזמינים לא רק להפניה, אלא גם זמינים לנוסחאות בגיליונות אחרים בחוברת העבודה. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על לשונית הגליון התחתונה ובחר הסתר. כשאתה צריך למצוא אותו שוב, עליך לעבור לכרטיסייה תצוגה למעלה, לחץ על הסתר ובחר את שם הגיליון מהרשימה המופיעה.

ישנו גם כפתור הסתר בתפריט הכרטיסיות תצוגה למעלה. מה קורה כשאתה לוחץ על זה? זה מסתיר את כל חוברת העבודה בה אתה משתמש. נראה שסגרתם את הקובץ, אך Excel ממשיך לפעול. כשתסגור את התוכנית, הוא ישאל אם ברצונך לשמור שינויים בחוברת העבודה המוסתרת. כשאתה הולך לפתוח את הקובץ, Excel נותן לך את מה שנראה כחוברת עבודה ריקה - עד שתלחץ על הסתר שוב.



השתמש בחוברת עבודה אישית עבור פקודות מאקרו

כשאתה מבטל הסתרת חוברת עבודה שלמה, סביר להניח שתראה חוברת עבודה שרשימה שלא ידעת שהסתירה: קובץ ה- Personal.XLSB. זהו למעשה חוברת העבודה האישית של אקסל שנוצרה עבורך; הוא נפתח כחוברת עבודה מוסתרת בכל פעם ש- Excel מתחיל. הסיבה להשתמש בזה? מקרואים. כשאתה יוצר מאקרו, זה לא עובד בכל גיליון אלקטרוני בודד שאתה יוצר כברירת מחדל (כמו שהוא עושה ב- Word) - מאקרו קשור לספר העבודה בו הוא נוצר. עם זאת, אם אתה מאחסן את המאקרו ב- Personal.XLSB, הוא יהיה זמין כל הזמן, בכל קבצי הגיליון האלקטרוני שלך. הטריק הוא שכשאתה מקליט את המאקרו בשדה "חנות מאקרו ב", בחר "חוברת עבודה מאקרו אישית." (ניתן להקליט מאקרו על ידי הפעלת הכרטיסייה מפתחים - עבור לכרטיסייה קובץ, בחר אפשרויות, לחץ על התאמה אישית של סרט ואז בתיבה הכרטיסיות הראשיות, סמן מפתחים, לחץ על אישור.)



ציר! ציר!

ספרים שלמים הוקדשו ל- PivotTabels. הם סיכומים של אוסף הנתונים הענק שלך שמקל על ניתוח ניתוח המידע על סמך נקודות ההתייחסות שלך. לדוגמה, אם יש לך את כל מערך הציונים לכל התלמידים שלך בכל המבחנים במשך כל השנה, לוח PivotTable יכול לעזור לך לצמצם את הדברים לתלמיד אחד למשך חודש. צריך מישהו עם נתונים גדולים לשחק איתם (הכין עותק של הנתונים המקוריים לשחק איתם קודם).

כדי ליצור אחת, בדוק שכל העמודות והשורות מכותרות כמו שהן צריכות להיות, ואז בחר PivotTable בכרטיסייה הוספה. עדיף, נסה את האפשרות PivotTables המומלצת כדי לראות אם Excel יכולה לבחור את הסוג המתאים לך. או נסה את ה- PivotChart, היוצר לוח PivotTable עם גרף כלול כדי להקל על ההבנה.



פורמט מותנה

מסתכלים על כמות עצומה של נתונים ותוהים איפה השיאים? למי יש את הציון הגבוה ביותר (או הנמוך ביותר), מהם חמשת המובילים וכו '? העיצוב התנאי של Excel יעשה הכל, החל להציב גבול סביב הדגשים ועד קידוד הצבעים של השולחן כולו. זה אפילו יבנה גרף לכל תא כך שתוכלו לדמיין את החלק העליון והתחתון של טווח המספרים במבט חטוף. (לעיל, המספרים הגבוהים ביותר הם בירוק מהיר, הנמוך ביותר בעוצר אדום, עם ספקטרום ביניהם.) השתמש בתפריט המשנה חוקי תאים מודגשים כדי ליצור עוד חוקים לחיפוש דברים, כגון טקסט המכיל מחרוזת מסוימת של מילים, תאריכים חוזרים, ערכים כפולים וכו '. קיימת אפילו אפשרות גדולה מ / פחות מהאפשרות כך שתוכל להשוות בין שינויים במספרים.



אמת נתונים לביצוע נפילות

יוצר גיליון אלקטרוני שאחרים יוכלו להשתמש בו? אם אתה רוצה ליצור תפריט נפתח של בחירות לשימוש בתאים מסוימים (כך שהם לא יכולים לדפוק אותו!), זה קל. הדגש את התא, עבור לכרטיסייה נתונים ולחץ על אימות נתונים. תחת "אפשר:" בחר " רשימה ". ואז בשדה "מקור:", הקלד רשימה עם פסיקים בין האפשרויות. לחלופין, לחץ על הכפתור שליד שדה המקור וחזור לאותו גיליון כדי לבחור סדרת נתונים - זו הדרך הטובה ביותר להתמודד עם רשימות גדולות. אתה יכול להסתיר את הנתונים מאוחר יותר, הם עדיין יעבדו. אימות נתונים הוא גם דרך טובה להגביל את הנתונים שהוזנו - לדוגמה, ציין טווח תאריכים ואנשים לא יכולים להזין תאריכים לפני או אחרי מה שאתה מציין. אתה יכול אפילו ליצור את הודעת השגיאה שהם יראו.



הכנסת מסך

Excel מקל על צילום קלטת במיוחד של כל תוכנית פתוחה אחרת בשולחן העבודה שלך והכנס אותה לגליון. פשוט עבור לכרטיסייה הוספה, בחר צילום מסך ותקבל תפריט נפתח המציג תמונה ממוזערת של כל התוכניות הפתוחות. בחר תמונה אחת להכנסת התמונה בגודל מלא. שנה את גודל זה כרצונך.



הכנס נתונים של Excel ל- Word

לפני שלושים וחמש שנה המחשבה על הצבת נתונים מ- Excel ל- Word או PowerPoint הייתה מעולה בעולמה של Office Suites. היום אין בזה כלום. בין אם אתה לוקח תאי נתונים או תרשים גרפי מפוצץ מלא, העתק והדבק בתוכנית האחרת. הדבר שיש לשים לב אליו הוא שמדובר בתהליך קישור והטבעה - אם תשנה את הנתונים בגיליון האלקטרוני, הם ישתנו גם ב- Word DOC או ב- PowerPoint PPT. אם אינך רוצה את זה, הדבק אותו כגרפיקה. השתמש בכלי ההדבקה המיוחד של Word לשם כך. לחלופין, כשאתה לוקח אותו מ- Excel, עבור לכרטיסייה דף הבית למעלה, בחר בתפריט העתקה והשתמש באפשרות העתק כתמונה. אז אתה יכול להדביק את הגרפיקה בכל תוכנית שהיא בכלל.



השתמש ב- $ כדי למנוע מעבר

כשאתה כותב נוסחה, אתה מפנה תאים לפי מיקומם, כמו למשל A1. אם תעתיק נוסחה ותדביק אותה בתא הבא למטה, Excel ישתנה את התא שהפנה אליו, כך שאומר במקום זאת A2. כדי למנוע מעבר, השתמש בסימן הדולר ($). הקלד $ A1 וחתך והדבק אותו לתא חדש, למשל, שמונע מעבר בעמודה (A); $ 1 מונע את המשמרת בשורה (1) ו- $ A $ 1 מונע את שינוי המשמרת לכל כיוון בעת ​​העתקת נוסחה.

זה שימושי כאשר יש לך תא בודד לשימוש בשלל נוסחאות. נניח שאתה רוצה לחלק הכל ב 100. אתה יכול לעשות נוסחה כמו = (A1 / 100), אבל זה אומר שאתה לא יכול לשנות את 100 בקלות על פני הלוח. הכניסו את ה 100 לתא B1 והשתמשו ב = (A1 / B1) - אך כאשר חותכים ומדביקים אותו, הוא פונה ל = (A2 / B2), ואז = (A3 / B3) וכו '. ה- $ מתקן את זה: = (A1 / $ B $ 1) ניתן לחתוך ולהדביק למטה בשורה, אך הפניה ל- $ B $ 1 לא משתנה לעולם. אז אתה יכול לשנות את הערך של 100 בתא לפי הצורך להתנסות בשינויים אחרים.



בצע ניתוח מהיר

אם אינך יודע בדיוק איזה מידע ברצונך להחיל על נתונים ב- Excel, נסה את התפריט ניתוח מהיר כדי להעביר אפשרויות במהירות. בחר את הנתונים ולחץ על תיבת הניתוח המהיר שמופיע בצד ימין למטה. תקבל תפריט שיופיע עם אפשרויות ליישום מהיר של תנאי, יצירת טבלאות, טיפול בסכומים, הצגת ניצוצות ועוד.



מפתחות קיצורי דרך מעולים באקסל

לאקסל, כמו כל תוכנה נהדרת, יש הרבה קיצורי מקשים מצוינים. הנה כמה מהטובים ביותר.

Ctrl +; -מגיש את התאריך של היום.

Ctrl + Shift +: - מוסיף את השעה הנוכחית (המעי הגס הוא מה שקורא בשעון, כמו 12:00).

Ctrl + Shift + # - שנה את פורמט התאריך.

Ctrl + 5 - החלת דרך חוצה על הטקסט בתא.

Ctrl + 0 - מסתיר את העמודה הנוכחית.

Ctrl + 9 - מסתיר את השורה הנוכחית.

Ctrl + F6 - מתג בין חוברות עבודה פתוחות (כלומר לפתוח קבצי Excel בחלונות שונים).

Ctrl + `- זהו סימן המבטא, למעלה על ידי מקש 1. משולבת זו מציגה את התצוגה בגליון כדי להציג את כל הנוסחאות.

Ctrl + PageUp או PageDown - מעבר מהיר בין הגיליונות בספר העבודה שנפתח כעת.

F2 - התחל בעריכת התא הנבחר הנוכחי (הרבה יותר מהיר מלחיצה כפולה).

Shift + F10 - פתיחת תפריט לחיצה ימנית עבור התא בו אתה נמצא.



16 טיפים של מיקרוסופט שאתה צריך ללמוד עכשיו

חושבים שאתה יודע הכל על Microsoft Word? להלן כמה טריקים נסתרים ופריצות לחיסכון בזמן שאתה צריך לדעת על האפליקציה לעיבוד תמלילים של רדמונד.