התארגנו: 10 טיפים לניהול הפתקים הדיגיטליים שלכם

אוהדי סיינפלד יזכרו סצנה מפוארת מהתוכנית כאשר ג'רי ואיליין יופיעו בסוכנות להשכרת רכב. ג'רי מבקש להרים מכונית בגודל בינוני שהזמין. הסוכן בדלפק משיב כי לא נותרו להם דגמים בגודל בינוני כי אזל. "ראה, " אומר ג'רי, "אתה יודע לקחת את ההזמנה. אתה פשוט לא יודע איך לשמור על ההזמנה." אני חושב באותה צורה לגבי תווים דיגיטליים. קל מאוד לרשום הערות, אך הרבה יותר קשה להשתמש בהן.

כדי להשתמש בפתקים שאתה רושם בפועל, אתה צריך לארגן ולדעת למצוא אותם. טיפים אלה להתחלת העבודה עם אפליקציה לרישום הערות וארגון השטרות שלכם יעזרו.

1. בחר אפליקציה נהדרת לניקוי הערות

האפליקציה לרישום הערות שאתה בוחר משפיעה מאוד על אופן תראה אי פעם את ההערות שלך שוב. האפליקציה הבסיסית לרישום הערות שהותקנה מראש בטלפון או בטאבלט שלך ככל הנראה אינה טובה במיוחד. בטח, השתמשת בו בעבר וזה עובד מצוין, אבל אולי אינך יודע אילו תכונות חסרות לך המפרידות אפליקציות משביעות רצון בלבד עם תכונות מצוינות.

שלוש תכונות שהופכות יישומים לרישום הערות שימושיים באמת הם:

• תיקיות,
• תגיות, ו
• זיהוי תווים אופטי (OCR).

אני אפרט לרגע יותר על כל נקודה.

שלושת האפליקציות שאני ממליץ עליהן ביותר, על סמך הבדיקה האישית שלי באפליקציות רבות לרישום הערות לאורך השנים, הן:

• Microsoft OneNote, אם אתה רוצה אפליקציה בחינם לרישום הערות,
• Evernote, אם לא אכפת לך לשלם עבור מנוי פרימיום, ו
• לחץ על קבלת הערות שיתופיות.

2. צור תיבת דואר נכנס

כשאתה רושם פתק במהירות אתה זקוק למקום לשמור אותה במקום שלא ילך לאיבוד. צור תיקיית תיבת דואר נכנס באפליקציה שלך לרישום הערות והגדר אותה כמיקום האחסון המוגדר כברירת מחדל.

עברו דרך תיבת הדואר הנכנס כדי להוסיף מידע נוסף על ההערות שלכם ולמיין אותן. תראה כיצד לעשות זאת בטיפים הבאים. אינך צריך לנקות את תיבת הדואר הנכנס בלוח זמנים מוגדר, אך נסה לעשות זאת כאשר האפליקציה שלך לרישום הערות פתוחה על גבי מסך בגודל מלא (ראה מס '10 להלן). זה מקל על לראות מה אתה עושה ולראות את כל האפשרויות שיש לך.

אינך צריך לצלם עבור אפס תיבת הדואר הנכנס באפליקציה לרישום הערות. תיבת דואר נכנס היא מקום נהדר לאחסן פתקים שאתה מבקר בהם לעיתים קרובות. לדוגמה, אני רושם רישום עם שמות וסיסמאות רשת ה- Wi-Fi של כל חביבי, כך שאם אני מביא מכשיר חדש לביתם או מנגב את סיסמת השמירה, אני יכול להצטרף לרשת שוב מבלי להטריח אותם לפרטים. לתו ההוא יש בית קבוע בתיבת הדואר הנכנס שלי.

3. מיין הערות לתיקיות או מחברות

תיקיות, שכמה אפליקציות מכנות גם מחברות, עוזרות לך לארגן את ההערות שלך באופן ידני. הם הופכים מועילים מאוחר יותר כשרוצים לחקור הערות בנושא מסוים, כמו כל ההערות שהן מתכונים.

התיקיות שאתה יוצר וכיצד אתה קורא להן תלויות בסוגי ההערות שאתה רושם וכיצד אתה משתמש בהן. אם אינך בטוח, התחל עם תיקיות לתיבת הדואר הנכנס, קריאה, משק בית, אישי ועבודה. אתה תמיד יכול לשנות אותם וליצור יותר ברגע שאתה מבין איך אתה משתמש בהם.

4. בצע קיצורי דרך לתיקיות המועדפות עליך

כל אפליקציה לרישום הערות משומש היטב כוללת תיקיות שרואות יותר פעולה מאחרות. הפוך את התיקיות לקלות הנגישות על ידי יצירת קיצורי דרך אליהן או סמן אותן כמועדפות. אלה התיקיות בהן אתה מסתכל לעתים קרובות על הערות שציינת ומוסיף חדשות.

סביר להניח שיש לך תיקיות אחרות שרק מחזיקות פתקים עד לשעה לא צפויה שתזדקק להן. הם לא צריכים להיות קדמיים ומרכזיים.

5. השתמש בתגיות

תגיות עוזרות לך למצוא הערות קיימות. הם יכולים לצמצם את מה שאתה רואה בתיקיה מסוימת או להראות לך את כל ההערות המתויגות עם נושא משותף על פני מספר תיקיות. הם גם עוזרים לך למצוא הערות הקשורות לנושא כלשהו, ​​גם אם המילה התימטית אינה מופיעה בתו עצמו. תן לי כמה דוגמאות.

דוגמה 1: נניח שיש לך תיקיה בשם מתכונים, ואתה מתכנן מסיבה לכמה צמחונים. אתה יכול לשלוף את כל ההערות רק מהתיקיה ההיא שתויגת צמחונית לקבלת רעיונות מה לעשות.

דוגמא 2: אולי אתה סופר שכותב לפרסומים שונים. אתה יכול לרשום הערות על מאמרים ולארגן אותם לתיקיות בהתאם למקום בו הם מתפרסמים. עם זאת יתכנו זמנים שבהם תרצה לחקור את כל התווים שיש לך בנושא מסוים, ללא קשר למי שפרסם את היצירה. אם תייגת את ההערות שלך לפי נושא זה, אתה יכול לחפש את התג ולראות את כולם לא משנה באיזו תיקיה הם נמצאים.

דוגמה 3: אתה מעביר דוא"ל שקשור לפרויקט שאתה עובד עליו ליישום הערות הערות שלך. ההודעה לעולם אינה אומרת את שם הפרויקט או על מה מדובר. ככה אנשים מתקשרים כשהם בעובי הקורה של משהו. במקרה זה, תוכל להוסיף תגיות להגדרת הערה (שם פרויקט, לקוח, תיאור העבודה) כך שתוכל למצוא את הפתק כשאתה זקוק לה.

6. תגיות משומשות

יש דבר כזה שיש יותר מדי תגיות. ככל שתוסיפו תגים יותר, הם יקבלו יותר מרושל. אז מדי פעם, שלל את התגיות שלך. הנה איך לעשות זאת.

ערוך רשימה של כל התגים הנמצאים בשימוש. לעתים קרובות, אתה יכול לראות את ספירת ההערות ליד התג. ראשית, חפש כפילויות כמעט. אם יש לך תגים גם לאפליקציה וגם לאפליקציות, היפטר עם מי שיש לו פחות הערות. פתח את ההערות המושפעות והוסף את התג שאתה הולך לשמור. מחק את התג האחר.

בנוסף, אם יש לך תגים עם שני פתקים או פחות, שקול להיפטר מהם. הם כנראה לא עושים לך טוב.

7. צור קיצור דרך בטלפון

צור קיצור דרך בטלפון שלך כדי להתחיל פתק חדש באפליקציה שלך לרישום הערות כך שלכידת רעיונות ומידע תמיד בהישג יד מהיר. במכשירי iOS תוכלו לבצע קיצור דרך Siri, ובאנדרואיד לחפש אפשרות יישומון פתק חדש באפליקציה.

8. הכתיבה

כשמדובר במשהו שאתה רוצה לרשום אבל אתה מיהר ברצינות או שאתה הולך עם הכלב שלך בקושי מצליח להחזיק את הרצועה וגם את הטלפון שלך באותו זמן, הכתיב.

לרוב הסמארטפונים פונקצית דיבור לטקסט. תשתמש בזה! התחל פתק חדש, לחץ על סמל המיקרופון במקלדת ודיבר כל מה שתרצה לרשום. לחלופין, אתה יכול להקליט תזכיר קולי ולהעתיק אותו מאוחר יותר. אם אתה נכנס להרגל ובסופו של דבר מכתיב קטעים ארוכים, מומלץ להשתמש בשירות תמלול כדי לחסוך לעצמך זמן. ישנן הרבה אפשרויות טובות ומשולמות בחינם, אם כי האופציות בתשלום נוטות להיות מדויקות במידה ניכרת.

9. צרף תמונות וקבצי PDF, השתמש ב- OCR

אם לאפליקציה שלך יש OCR, היא יכולה לחפש בטקסט שנמצא בתמונות, PDF וקבצים אחרים שתעלו אליו. אל תתביישי להוסיף קבצים להערות שלך כשאתה זקוק להם. זה כולל צילומי תמונות של שלטי מידע, פתקים בכתב יד, דפי ספרים וכדומה.

ניתן לראות כיצד זה מועיל באמצעות דוגמא. נניח שאתה מצרף קובץ PDF של קבלה לארוחה שאתה צריך לתבוע בדוח הוצאות. שכחת לתייג את זה "קבלה", ואתה לא יודע איפה זה. אם אתה זוכר את שם המסעדה, אתה יכול להקליד את זה בסרגל החיפוש, ו- OCR יאתר אותה.

שימו לב למגבלות שהאפליקציה או סוג החשבון שלכם רושמים לשים לב לשימוש או לאחסון ב- OCR שלכם. לדוגמה, הגרסה החינמית של Evernote מריצה OCR על תמונות, אך לא מסמכי PDF ומסמכי Office. אתה צריך חשבון פרימיום או עסקי לשם כך. אם לאפליקציה שלך אין מובנה סריקה, אולי תשקול להתאים אותה לאפליקציית סריקה לנייד.

10. התארגנו על גבי מסך גדול

באופן אידיאלי, לאפליקציה שלך לרישום הערות תהיה אפליקציה לשולחן עבודה ואפליקציית אינטרנט. השתמש באחד מהם (באופן כללי, אפליקציות שולחן עבודה טובות יותר למטרה זו) בעת מיון בתיבת הדואר הנכנס שלך וארגון ההערות שלך. השימוש במסך גדול עוזר לך לראות יותר מהאפליקציה, ולכן יותר מבנה התיקיות, התגים ומידע נוסף שתוסיף לתווים כדי לשמור עליהם מסודרים. אם אתה יכול לראות את כל האפשרויות שלך, סביר יותר שתבחר נכון.

רשמו את הפתק, החזיקו את הפתק, חזרו על הפתק

כשאתה מארגן את חווית רישום הערות שלך, אתה משפר את הסיכוי שלך לא רק לרשום הערות רלוונטיות יותר, אלא גם לאחסן אותן בצורה שתאפשר לך לבקר אותן מחדש כשמגיע הזמן.